Un tracker de dépôts pour collecte de manteaux vous aide à enregistrer les dons à chaque point, éviter le comptage manuel et obtenir des totaux précis par lieu en quelques minutes.
Les collectes de manteaux se terminent souvent par des estimations approximatives parce que le travail se fait en rafales. Des sacs arrivent à des moments différents, différentes personnes les manipulent, et personne ne veut arrêter la file pour compter. Au moment où quelqu’un essaie de faire un comptage final, certains manteaux ont déjà été déplacés, regroupés ou distribués.
Il y a aussi un problème de timing : les chiffres dont vous avez le plus besoin sont nécessaires pendant la collecte, pas après. Si vous ne connaissez les totaux qu’à la fin, vous ne pouvez pas décider où envoyer des boîtes supplémentaires, quel site a besoin d’un ramassage, ou si vous êtes en voie d’atteindre votre objectif.
Les méthodes manuelles échouent généralement de quelques manières prévisibles :
Les totaux par lieu ne sont pas un rapport sophistiqué. Au quotidien, ils répondent à des questions simples sans fouiller dans les textos : combien de manteaux sont actuellement attribués à la boîte de la Bibliothèque ? Qu’a ajouté le lycée cette semaine ? Quelle épicerie a besoin d’un ramassage plus tôt parce qu’elle se remplit plus vite ?
Un tracker de dépôts fonctionne quand il rend la bonne chose facile à faire. Pour les bénévoles, le succès ressemble à l’enregistrement d’un dépôt en quelques secondes puis à passer à autre chose. Pour les organisateurs, ce sont des totaux qui se mettent à jour au fur et à mesure des ramassages et dépôts, avec moins d’appels de suivi.
Exemple : un bénévole au centre communautaire voit trois sacs ajoutés à la boîte du hall. Il le note sur papier, mais le papier reste dans une poche jusqu’à la fin du service. Un autre bénévole compte plus tard les mêmes sacs avant le ramassage, et le trieur les compte à nouveau après le déchargement. Personne n’a fait d’erreur volontaire, mais le total est maintenant gonflé et le crédit du lieu est incertain.
Un bon tracker commence par quelques champs que tout bénévole peut remplir en moins d’une minute. Si cela prend plus longtemps, les gens sautent des étapes et les totaux dérivent.
Gardez vos champs minimums simples :
Une fois que cela fonctionne, ajoutez seulement ce que vous utiliserez réellement plus tard sans ralentir personne. Extras utiles : nom du bénévole, état (neuf, peu utilisé, usé), tranche de tailles (enfant, adulte), et une courte note pour tout cas inhabituel. Des photos peuvent aider à lever les ambiguïtés, mais gardez-les optionnelles pour que la saisie ne soit jamais bloquée.
Choisissez une unité principale pour les totaux : articles individuels. Si quelqu’un dépose « 2 sacs », n’enregistrez pas « 2 » sauf si vous entendez réellement deux articles.
Une approche pratique est d’enregistrer un nombre estimé d’articles et d’ajouter une note du type « 2 sacs, comptage approximatif ». Si vous ne pouvez pas ouvrir le sac, n’infligez pas les totaux. Enregistrez 0 articles avec une note comme « sac scellé, à compter », puis mettez à jour plus tard une fois compté.
Utilisez une entrée par moment de dépôt, pas par donateur.
Le meilleur tracker est celui que les gens utiliseront quand ils sont occupés, froids et qu’ils jonglent avec des sacs de dons.
D’abord, choisissez quand les données sont saisies :
Le choix d’outil se répartit souvent en trois catégories :
Quoi que vous choisissiez, gardez quelques éléments cohérents pour tous : la nomenclature des lieux, ce qui compte comme « manteau » vs « autre », et comment gérer les sacs (idéalement éviter les sacs sauf si vous enregistrez aussi un décompte estimé d’articles).
Une règle rapide :
Vous n’avez pas besoin d’un système sophistiqué pour commencer. Un tableau simple (feuille de calcul) ou un formulaire basique qui écrit dans un tableau suffit, tant que tout le monde saisit de la même manière.
Commencez par définir vos lieux de dépôt comme une liste fixe, pas du texte libre. C’est là que les totaux partent souvent en vrille, parce que « Bibliothèque principale » et « Bibliothèque - Principale » deviennent deux endroits différents.
Un modèle de nommage rapide : Ville + site + pièce. Par exemple « Riverside - Centre communautaire - Hall » et « Riverside - Centre communautaire - Gymnase ». Si deux étiquettes se ressemblent, renommez-les maintenant.
Ensuite, décidez ce que vous comptez et en quelle unité. Si vous mélangez « sacs » et « manteaux » dans le même tracker, vous passerez la fin de la collecte à vous disputer sur la signification des totaux. Choisissez des catégories que vous utiliserez réellement (manteaux adultes, manteaux enfants, couvertures est un bon départ), et décidez si les entrées enregistrent seulement des articles ou si vous suivrez aussi les sacs dans un champ séparé.
Un plan d’installation simple en 30 minutes :
Gardez la validation stricte mais conviviale : pas de lieu vide, pas de nombres négatifs, et quantités en nombres entiers. Si vous autorisez des modifications, limitez-les à un responsable par service pour que les corrections restent cohérentes.
L’objectif au point de dépôt est la rapidité et la cohérence. Un formulaire simple suffit, tant que tout le monde saisit les mêmes quelques détails de la même manière.
Le hors ligne arrive, surtout dans les sous-sols et les halls chargés. Utilisez une solution de secours simple pour ne rien perdre :
Une fois que les dons sont saisis dans le tableau des dépôts, les totaux doivent être lisibles, pas à reconstruire. Un bon tracker propose deux vues : le total par lieu (pour savoir où ramasser et où concentrer les efforts) et un total global (pour reporter rapidement l’avancement).
Attachez chaque enregistrement à un nom de lieu unique et immuable (par exemple « Bibliothèque Nord » plutôt que d’alterner entre « Bibliothèque Nord » et « Antenne Nord »). Ensuite, les totaux sont juste une vue groupée : articles par lieu, plus une somme globale.
Si vous voulez des chiffres plus utiles, ajoutez un champ supplémentaire : type d’article (manteau adulte, manteau enfant, chapeaux, gants). Cela vous permet de dire « 1 240 articles au total, dont 310 manteaux enfants » sans comptage supplémentaire.
Les sponsors et partenaires communautaires veulent généralement des mises à jour rapides sur un rythme. Fixez une heure de clôture chaque jour (par exemple 18h) et établissez un récapitulatif quotidien. Pour les collectes plus longues, un récapitulatif hebdomadaire montre la dynamique.
Une vue de rollup devrait inclure :
Les totaux sont votre système d’alerte précoce. Si un lieu passe de 20 par jour à 400 en une heure, cela peut être réel, mais le plus souvent cela signifie une entrée en double, le mauvais lieu sélectionné, ou quelqu’un qui a enregistré « sacs » comme « manteaux ». À l’inverse, des zéros soudains signifient souvent qu’un service a oublié de saisir ou que le nom du lieu a changé.
Pour les posts de remerciement de fin de collecte et le rapport de dons, exportez un résumé d’une page : dates, nombre total d’articles, totaux par lieu, et un court point d’orgueil (par exemple « Le Gymnase du centre-ville a mené avec 312 articles »).
Les doublons gonflent rapidement vos totaux, surtout quand plusieurs personnes saisissent au même point. Une règle simple aide : chaque dépôt obtient un ID unique créé de la même façon, à chaque fois.
Gardez-la assez simple pour être faite sur papier et dans un formulaire. Un modèle pratique : code lieu + date + heure (à la minute) + initiales du bénévole. Si deux soumissions se percutent encore, ajoutez un suffixe « A/B ».
Quand quelqu’un soumet le même dépôt deux fois, ne supprimez rien immédiatement. Marquez plutôt une entrée comme doublon et référencez l’entrée que vous conservez (par exemple « Doublon de ID : LIB-0118-1452-JS »). Vos totaux ne doivent inclure que les entrées marquées « actives ».
Les corrections arrivent : un bénévole a tapé 5 manteaux au lieu de 15, ou a choisi le mauvais lieu. L’approche la plus sûre est de modifier en indiquant une courte raison et de garder l’historique visible.
Si votre tracker le permet, conservez :
Pour un flux d’approbation léger, assignez des rôles : les bénévoles peuvent soumettre et signaler des problèmes, et un responsable confirme les modifications une ou deux fois par jour. Cela garde le journal des bénévoles précis sans ralentir la file.
La plupart des collectes perdent en précision pour les mêmes raisons. Le problème n’est rarement pas dans le calcul. Ce sont des définitions floues et des habitudes qui rendent les bonnes données impossibles, même avec un suivi de dépôt.
Mélanger sacs et manteaux individuels dans la même colonne est le piège le plus fréquent. Un bénévole écrit « 3 » en pensant « 3 sacs », un autre écrit « 3 » en pensant « 3 manteaux », et vos totaux deviennent sans signification. Décidez d’une unité principale pour votre journal (généralement les articles individuels). Si vous acceptez des sacs, enregistrez-les dans un champ séparé et ne convertissez en articles que lorsque vous avez une règle claire.
Les noms de lieux cassent aussi silencieusement le reporting. « Principal », « Bureau principal » et « HQ » se ressemblent, mais répartissent vos totaux en trois seaux. Utilisez une liste approuvée de noms exacts et faites sélectionner les bénévoles.
Saisir après coup depuis la mémoire est un autre problème récurrent. Quand les bénévoles attendent la fin du service, vous obtenez des entrées manquantes, des nombres arrondis et des suppositions en double. Saisir au moment du dépôt n’est pas du travail en plus. C’est la façon de garder les totaux crédibles.
Les modifications peuvent aussi corrompre vos chiffres. Si les gens écrasent les totaux directement, vous perdez l’historique. Le modèle plus sûr : modifiez les entrées et laissez les totaux se recalculer automatiquement.
Enfin, définissez ce qu’il se passe quand les bacs sont vidés ou que les manteaux sont transférés. Si une école déplace des manteaux vers un entrepôt, vous pouvez involontairement les compter deux fois : une fois à l’école, une fois à l’arrivée.
Écrivez ces règles en haut de votre tracker et répétez-les lors de la formation des bénévoles :
Exemple : un bénévole au « Bureau principal » vide la boîte du hall dans deux sacs et les conduit au centre communautaire. S’il enregistre « 2 » comme donations au centre communautaire, vos totaux grimpent à tort. S’il enregistre un transfert de « Bureau principal » vers « Centre communautaire », votre collecte reste exacte et vérifiable.
Une collecte fonctionne mieux quand chaque point de dépôt suit les mêmes règles simples. L’objectif n’est pas des données parfaites. L’objectif est des données suffisamment fiables pour prendre des décisions et partager des totaux en toute confiance.
Un groupe de voisinage organise une collecte de deux semaines avec cinq points de dépôt : une bibliothèque, un lycée, un café, une église et un gymnase. Les bénévoles se relaient tous les quelques jours, donc l’organisateur utilise un tracker simple que tout le monde peut mettre à jour depuis son téléphone.
Chaque entrée comprend lieu, date, nom du bénévole et quantité. La plupart des sites enregistrent des manteaux individuels, mais le gymnase préfère noter des sacs scellés car ils collectent après les heures d’ouverture. Pour garder des totaux propres, le tracker accepte les deux styles en ajoutant un champ « unité » (manteaux ou sacs) et une conversion standard pour ce lieu (par exemple 1 sac ≈ 12 manteaux, basé sur la taille des sacs du gymnase).
À mi-parcours de la deuxième semaine, l’organisateur remarque que le total du café augmente de 30 manteaux pendant la nuit. Un rapide contrôle montre deux entrées avec la même heure de ramassage et le même nom de bénévole. L’une a été créée quand le téléphone du bénévole a perdu le signal et il a renvoyé plus tard.
L’organisateur corrige sans deviner : il marque la dernière entrée comme « doublon », ajoute une courte note (« resoumis après perte de signal »), et la conserve dans le journal pour la transparence. Les totaux se mettent automatiquement à jour, et la traçabilité reste intacte.
Le dernier jour, l’organisateur extrait un rapport final facile à partager avec partenaires et sponsors :
Ils utilisent les totaux par lieu pour planifier l’itinéraire de ramassage, envoyer un message de remerciement aux sites les plus performants, et décider où placer des bacs supplémentaires l’année suivante.
Une feuille de calcul suffit quand vous avez un ou deux points de dépôt et une personne pour nettoyer les données. Elle commence à montrer ses limites quand vous avez beaucoup de lieux, plusieurs bénévoles par service et besoin de mises à jour pendant la journée. Si vous constatez des lignes répétées, des noms de lieux manquants, ou que vous ne pouvez pas répondre à « Combien de manteaux sont au Site B maintenant ? » sans un appel, il est temps d’envisager une appli légère.
Une appli simple n’a pas besoin d’être sophistiquée. Les écrans de base sont généralement : un formulaire rapide « Log drop-off », un sélecteur de lieu, un total en direct, et un petit flux « Corriger une erreur » pour les personnes autorisées.
Si vous créez votre propre outil, priorisez quelques fonctionnalités concrètes : rôles/permissions (pour que tout le monde ne puisse pas modifier les anciennes entrées), historique des modifications, et export pour le reporting des dons de l’association.
Si vous voulez construire un tracker interne via un flux de travail basé sur le chat, Koder.ai (koder.ai) est une option. C’est une plateforme qui peut générer une web app avec backend à partir de votre description, et elle prend en charge l’export de code, le déploiement/hébergement, les domaines personnalisés, et les snapshots/rollback — utile quand vous itérez avec des bénévoles sur le terrain.
Un plan de déploiement pratique pour limiter les risques :
Le comptage manuel échoue quand les dons arrivent par vagues et que les articles bougent entre bacs, voitures et tables de tri. La solution la plus sûre est d’enregistrer chaque dépôt ou collecte une seule fois, au moment où il se produit, et de laisser les totaux se mettre à jour automatiquement à partir de ces enregistrements.
Enregistrez un nom de lieu fixe, la date et l’heure (pré-remplies si possible), un nombre d’articles entier, et un type d’article comme manteau adulte, manteau enfant, chapeaux ou gants. Ajoutez une brève note seulement quand quelque chose est inhabituel pour que les bénévoles puissent soumettre en quelques secondes.
Choisissez une unité principale pour les totaux, généralement les articles individuels, et tenez-vous-y. Si vous devez accepter des sacs, enregistrez-les séparément ou saisissez un décompte estimé d’articles avec une note pour ne pas mélanger « 2 sacs » et « 2 manteaux » dans le même champ.
Une entrée doit représenter une vérification d’un bénévole à un lieu donné à un moment donné. Si vous découvrez plus tard que le nombre est faux, modifiez cette entrée originale en ajoutant une brève raison au lieu de créer une seconde entrée qui pourrait gonfler les totaux.
Saisir directement au dépôt est généralement le plus précis parce que chaque remise est capturée une seule fois et évite les approximations. Si votre site est trop chargé, utilisez du papier temporairement et saisissez les données le même jour avec un horodatage pour réduire les doublons.
Les noms saisis librement créent des doublons accidentels comme « Bibliothèque principale » et « Bibliothèque principale - » qui divisent les totaux. Utilisez une liste courte et approuvée que les bénévoles sélectionnent, et conservez une convention simple comme ville + site + pièce.
Règle simple hors ligne : notez lieu, heure et nombre sur une feuille papier, puis saisissez-le une seule fois quand vous êtes de nouveau connecté. Ajoutez une petite note « saisie hors ligne » pour éviter qu’un autre bénévole ne ressaisisse le même dépôt.
Les doublons surviennent souvent quand quelqu’un soumet deux fois après une perte de signal ou quand un sac est compté à plusieurs étapes. Donnez à chaque dépôt un ID unique simple et, en cas de doublon, marquez une des entrées comme « doublon » plutôt que de la supprimer, pour garder la traçabilité.
Un pic soudain signifie souvent que le mauvais lieu a été sélectionné, que des sacs ont été enregistrés comme des articles, ou qu’une entrée a été dupliquée. Traitez les pics comme une tâche de vérification rapide : vérifiez l’heure, le nom du bénévole et les notes, puis corrigez l’entrée d’origine en ajoutant une courte raison pour que les totaux restent crédibles.
Un formulaire ou une feuille de calcul suffit pour une petite collecte courte, mais devient difficile quand il y a beaucoup de lieux, plusieurs bénévoles par service et des corrections fréquentes. Si vous avez besoin de rôles, d’un historique des modifications et d’un tableau de bord en direct, une appli légère est préférable. Koder.ai peut générer une web app à partir d’une description en chat avec export, hébergement et rollback pour itérer en toute sécurité pendant la collecte.
