Créez une app de répartition des pourboires qui divise les pourboires quotidiens selon les heures travaillées, avec règles claires, arrondis et une traçabilité de confiance pour l’équipe.
La répartition des pourboires paraît simple jusqu’à ce qu’on la fasse tous les jours avec de l’argent réel, des gens réels et une horloge qui ne colle jamais parfaitement. À la fin d’un service, tout le monde est fatigué, la salle se ferme, et personne n’a envie de débattre sur qui « mérite » quoi.
La plupart des disputes commencent parce que les entrées sont floues. Quelqu’un se souvient avoir travaillé 6 heures, quelqu’un d’autre dit 7. Une autre personne a couvert une pause, a été rappelée en préparation, ou est arrivée en retard mais a géré l’heure de pointe. Quand les faits ne sont pas clairs, la répartition devient personnelle.
Les petites équipes reviennent souvent à quelques méthodes manuelles : partager un tas de cash « également », faire des calculs rapides dans un tableur, ou se fier à la mémoire et à la confiance. Chacune casse sous la pression. Les piles de cash ignorent les heures. Les tableurs deviennent chaotiques quand des gens rejoignent en cours de service ou changent de rôle. La mémoire fait défaut quand la soirée a été mouvementée, et « on réparera ça demain » arrive rarement.
Ce qui paraît injuste est assez prévisible. Les arrivants en retard peuvent se sentir punis pour avoir manqué des moments calmes, même s’ils ont assuré la pointe. Les ouvreurs peuvent se sentir invisibles parce que le travail de préparation n’est pas visible au moment du comptage des pourboires. Les rôles ajoutent aussi des frictions : les serveurs peuvent penser qu’ils ont gagné les pourboires, tandis que baristas, runners ou hôtes estiment que le lieu tourne grâce à eux.
Une app de répartition gagne la confiance si elle fait bien quatre choses : capture qui a travaillé, capture combien de temps ils ont travaillé, applique la règle de l’équipe de façon cohérente, et affiche les résultats clairement pour que personne n’ait à « faire confiance aux maths ». Quand le processus est rapide, visible et répétable, la répartition cesse d’être une négociation quotidienne.
« Équitable » n’est pas une règle universelle. Cela veut dire que tout le monde trouve la règle raisonnable, et que vous pouvez l’expliquer en une phrase. Si cette phrase est floue, vous le ressentirez au moment du paiement.
La plupart des petites équipes choisissent une règle et s’y tiennent :
Une fois la règle choisie, définissez ce que « heures travaillées » veut dire dans votre établissement. Les pauses payées comptent‑elles ? Et la formation avant l’ouverture, ou le nettoyage après la fermeture ? Beaucoup d’équipes gardent ça simple : si vous êtes prévu et attendu, ça compte.
Les demi‑shifts et l’arrondi causent le plus de disputes. Décidez à l’avance si vous suivez à la minute ou si vous arrondissez à 5, 10 ou 15 minutes. Puis définissez comment on arrondit (au plus proche, toujours en bas, ou selon un seuil). La cohérence compte plus que la perfection.
Mettez-vous aussi d’accord sur le moment où les pourboires sont comptés. « Fin de journée » marche pour les paiements quotidiens. « Fin de semaine » peut mieux convenir si vous dépendez des pourboires par carte qui se règlent plus tard.
Exemple : un café compte les pourboires à la fermeture chaque jour, inclut l’ouverture et la fermeture, exclut les pauses non payées et arrondit à 5 minutes. Tout le monde comprend la règle, et les désaccords diminuent rapidement.
La plupart des disputes sur les pourboires ne portent pas sur les maths. Elles arrivent parce que des gens ont supposé des règles différentes, et les chiffres rendent la dispute personnelle. Écrivez les règles d’abord, même si votre première version reste sur un téléphone.
Commencez par définir ce qui entre dans le pool. Certaines équipes mettent tout (cagnotte en liquide + pourboires par carte). D’autres ne mettent que la cagnotte physique tandis que les serveurs gardent les pourboires directs. Choisissez une approche et testez‑la une semaine complète avant de la changer.
Ensuite, décidez comment vous traitez cash et carte. Si vous les combinez en un total, la répartition est simple, mais quelqu’un devra gérer la caisse physique. Si vous gardez des pools séparés, vous réduisez la manipulation de cash mais ajoutez des étapes à la clôture.
Si votre établissement applique une retenue maison, des tip-outs ou des frais, soyez clair sur l’ordre d’application. Par exemple : « 2% de frais de traitement carte sont enlevés des pourboires carte avant répartition », ou « 10$ vont d’abord au tip-out du plongeur ». Quel que soit votre choix, la séquence change le résultat.
Enfin, définissez les permissions. Qui peut modifier les heures, qui peut entrer les totaux et qui peut confirmer la répartition finale ?
Un jeu de règles de départ clair :
Si vous voulez un outil qui colle à vos règles exactes (plutôt que d’imposer un calculateur générique), une plateforme « build-as-you-chat » comme Koder.ai peut être utile pour façonner rapidement les écrans et la logique autour du fonctionnement de votre établissement.
Une app de répartition de pourboires ne paraît juste que si tout le monde fait confiance aux données d’entrée. L’objectif est de capturer le minimum qui impacte les paiements, sans transformer la clôture en paperasserie.
Commencez par les personnes présentes ce jour‑là. Une liste d’équipe enregistrée évite de retaper les noms. Les rôles sont optionnels, mais utiles si vous excluez des managers du pool ou si vous voulez comparer les répartitions par poste plus tard.
La plupart des équipes peuvent clôturer précisément avec un petit nombre de champs : qui a travaillé, les heures de chacun (ou heures de début/fin), le total des pourboires collectés (cash et carte si vous voulez un tiroir propre), et un petit champ notes pour l’inhabituel.
Les heures sont le principal facteur dans une répartition horaire, il faut donc les rendre faciles à saisir. Les heures de début/fin réduisent le calcul mental, mais seulement si vous avez une règle claire pour les pauses non payées.
Pour les pourboires collectés, assurez‑vous que tout le monde s’accorde sur ce qui « compte » avant que quelqu’un ne tape un chiffre. Si vous acceptez des pourboires par plusieurs canaux (cash, carte, QR), séparez‑les à la saisie même si vous les combinez pour le paiement.
Un court champ de notes évite les disputes plus tard. Exemple : « Maya est partie 1 heure plus tôt pour une urgence familiale » ou « Alex a couvert la terrasse 18h–19h ».
Il est aussi utile d’enregistrer qui a confirmé la clôture. Même un simple « Approuvé par : chef de service » renforce la confiance quand les entrées sont rapides.
Une répartition horaire est directe : les pourboires suivent le temps. Une bonne app doit rendre les calculs visibles pour que personne n’ait l’impression d’un coffre noir.
Les étapes sont simples :
Exemple : vous avez collecté 240$. Trois personnes ont travaillé 5, 6 et 9 heures (total 20). Le taux est 240$ / 20 = 12$ par heure. Les paiements sont 60$, 72$ et 108$.
La vraie vie inclut des centimes, et l’arrondi peut créer un petit reste. Choisissez une règle et tenez‑vous‑y chaque jour.
Une méthode courante est de calculer les paiements exacts, arrondir chaque personne au centime, puis gérer les centimes restants de façon prévisible (par exemple donner les centimes en plus aux personnes ayant les plus grands restes fractionnaires). L’important est que le total payé corresponde toujours au total collecté.
Montrez le calcul avant « Confirmer » : total des pourboires, heures totales, taux par heure, et le détail heures/paiement par personne. La transparence évite les disputes.
Commencez petit. Votre première version doit répondre rapidement à une question : qui est payé combien aujourd’hui ?
Gardez le flux proche de la fin du service :
Si vous construisez une app avec Koder.ai, décrivez ces écrans en langage simple et demandez d’abord une mise en page minimale. Vous pourrez polir l’interface une fois le flux validé.
Vous n’avez pas besoin d’une complexité de paie pour commencer. Une structure simple suffit : People (nom), Shifts (personne, date, heures), DayTotals (date, total pourboires) et Payouts (personne, date, montant).
Ajoutez quelques garde‑fous pour éviter les mauvaises saisies lors d’une ruée : bloquer les heures négatives, exiger un total de pourboires avant d’afficher les résultats, empêcher les doublons d’une même personne le même jour, avertir si les heures totales sont 0, et verrouiller la journée après confirmation (avec un déverrouillage réservé aux managers si besoin).
Avant d’affiner l’interface, testez avec quelques journées factices et un cas limite (comme 0 heure ou total de pourboires manquant) pour vérifier que le flux reste prévisible.
Une app de répartition ne marche que si on peut l’utiliser en temps réel : mains mouillées, musique forte et file au comptoir. Visez moins de taps, moins de choix et moins de risques d’erreur de saisie.
Un bon choix par défaut est un écran unique « Aujourd’hui » avec deux entrées principales : total des pourboires et heures de chacun.
Pour les pourboires, utilisez un grand pavé numérique et affichez le symbole monétaire dans le champ. Pour les heures, proposez quelques présélections (4, 6, 8) plus un petit steper +/-.
Étiquetez clairement les heures et affichez un petit exemple comme « 6,5 = 6 heures 30 minutes ». Si vous supportez les minutes, faites‑le visible par un interrupteur (« Saisir en heures » vs « Saisir en minutes »), pas une règle cachée.
De bons paramètres par défaut font gagner du temps. Pré‑remplissez la liste habituelle de l’équipe et les heures typiques, puis laissez les gens ajuster.
L’écran de résultats doit répondre à trois questions en un coup d’œil : qui est payé, combien, et pourquoi. Affichez les heures de chaque personne, le paiement et le taux horaire du jour.
Si vous ajoutez un historique, gardez‑le simple : une liste de dates qui ouvre le même résumé. Si quelqu’un doit modifier une journée clôturée, exigez une courte raison pour que l’enregistrement reste crédible.
La plupart des répartitions tournent mal quand les gens cessent de faire confiance aux nombres. Traitez chaque clôture comme un reçu : clair, explicable et difficile à modifier « en douce ».
Les oublis de pointage sont le problème classique. Plutôt que de réécrire l’heure de début après paiement, autorisez une correction visible : marquez le shift comme estimé, demandez une note (« oublié de pointer, confirmé avec le chef de service ») et verrouillez‑le une fois confirmé.
L’arrondi est la source suivante de tension. Conservez les calculs en cents, arrondissez de façon cohérente et gérez les centimes restants avec une règle prévisible pour que les totaux correspondent toujours.
Après paiement, évitez de modifier les jours passés. Si quelqu’un se rend compte qu’il a reçu 2$ de moins, ajoutez une entrée d’ajustement aujourd’hui (ou au prochain paiement) avec une raison. Cela crée une trace d’audit et garde les anciens rapports stables.
Si vous supportez plusieurs pools (tips bar vs tips salle, cash vs carte, cagnotte événement privé), rendez le choix du pool explicite pour éviter les fusions accidentelles.
Si vous faites évoluer l’app en apprenant, des fonctionnalités comme les snapshots et rollback peuvent vous aider à tester les changements de règles en sécurité avant que l’équipe ne s’y fie.
La plupart des problèmes ne viennent pas des maths mais de petites erreurs de saisie quand tout le monde est pressé. Une revue de 20 secondes évite des conversations embarrassantes.
Avant de confirmer, vérifiez : tout le monde présent est inclus (et personne n’est inscrit deux fois), les heures semblent plausibles (attention aux coquilles comme 0,1 ou 40), le total des pourboires correspond à ce que vous avez compté ou à votre POS, et les paiements s’additionnent exactement au total collecté après arrondi.
Un contrôle de réalité simple aide aussi : comparez le paiement le plus élevé et le plus bas. Si le meilleur payé n’est que légèrement au‑dessus d’une personne qui a travaillé la moitié du temps, quelque chose cloche. Si quelqu’un reçoit 0,03$, quelqu’un a probablement saisi 0,1 heure.
Une fois approuvé, verrouillez l’enregistrement. Considérez « Confirmer » comme le moment où vous écrivez le résumé final du jour (pourboires, heures, paiements, ajustement d’arrondi, nom de l’approbateur). Cette habitude seule maintient la confiance même si l’équipe change.
Il est 18h05 et une petite cafétéria ferme. Le manager veut payer les pourboires avant que tout le monde parte, mais le service a été inégal. Quatre personnes ont travaillé des heures différentes, et une est arrivée en retard.
Les heures d’aujourd’hui :
Les pourboires cash plus carte (après frais de traitement si vous les comptez) s’élèvent à 387,50$. Les heures totales sont 22,5, donc le taux est 387,50$ / 22,5 = 17,222…$ par heure.
L’app calcule chaque paiement, puis arrondit au centime :
Alex : 6,0 × 17,222… = 103,33$
Sam : 8,0 × 17,222… = 137,78$
Priya : 5,5 × 17,222… = 94,72$
Jordan : 3,0 × 17,222… = 51,67$
L’arrondi est souvent source de dispute, donc rendez‑le visible. Une règle propre est d’arrondir chacun au centime le plus proche, puis d’ajuster les centimes restants pour que le total corresponde exactement à la cagnotte. Dans cet exemple, les montants arrondis s’additionnent déjà à 387,50$.
Sur l’écran récapitulatif, l’équipe voit la date, le total des pourboires, les heures totales, le taux horaire et le paiement de chacun. Dans l’historique, on peut ouvrir une journée passée et voir les entrées et résultats exacts, ce qui aide quand quelqu’un demande « pourquoi ma part était différente hier ? »
Lancez avec la règle la plus simple qui vous semble juste : répartir par heures travaillées. C’est facile à expliquer, simple à vérifier et difficile à contester. Une fois que l’équipe fait confiance aux chiffres, ajoutez des options seulement si elles sont nécessaires (comme des poids par rôle). Ajoutez une règle à la fois et conservez une courte note dans l’app indiquant ce qui a changé et quand.
Décidez où l’app doit vivre selon la fin de votre service. Une tablette partagée près de la caisse fonctionne bien si une personne clôture. Les téléphones marchent mieux si les gens pointent depuis des lieux différents. Quoi que vous choisissiez, gardez l’écran final rapide : revoir, confirmer, verrouiller.
Si vous voulez construire et livrer rapidement sans tout réinventer, Koder.ai (koder.ai) peut vous aider à créer une version fonctionnelle via un flux de construction par chat, puis à itérer au fil de vos règles. Quand vous êtes prêt, vous pouvez exporter le code source et continuer à étendre l’app comme vous le souhaitez.
Commencez par une règle qu'on peut répéter en une phrase. Pour la plupart des petites équipes, répartir par heures travaillées est le plus simple à expliquer et le moins sujet à contestation, à condition de définir précisément ce que « heures » signifie dans votre établissement.
Utilisez des heures de début et de fin (ou les minutes exactes) plutôt que des estimations du type « environ 6 heures », et décidez à l'avance comment vous arrondissez. Une règle d'arrondi cohérente et un champ de notes visible pour les exceptions (comme couvrir une pause) évitent la plupart des disputes de fin de service.
Enregistrez qui a travaillé, les heures de chacun (ou heures de début/fin) et le total des pourboires collectés dans la journée. Ajoutez les rôles seulement si vous les utilisez réellement pour des multiplicateurs ou des exclusions ; sinon ils ralentissent la clôture.
Choisissez une méthode et tenez-vous-y : calculez au niveau de la minute, ou arrondissez à 5, 10 ou 15 minutes. L’important est que tout le monde connaisse la règle et qu’elle soit appliquée de la même façon chaque jour, surtout pour les demi‑shifts.
Rédigez une règle claire sur ce qui compte comme temps de travail, par exemple « le temps prévu compte, les pauses repas non payées n’entrent pas ». Ajoutez un moyen simple de noter les exceptions (arrivées en retard, départs anticipés, échanges de service) pour que l’enregistrement reflète la réalité.
Décidez si vous mettez tout dans un seul pool ou seulement la cagnotte en liquide, puis soyez cohérents. Beaucoup d’équipes combinent cash et cartes pour simplifier, mais il faut aussi préciser si les frais de traitement des cartes sont retirés avant la répartition.
La répartition horaire se calcule ainsi : total des pourboires ÷ total des heures = taux par heure, puis chaque personne reçoit ses heures × ce taux. Affichez le total des pourboires, le total des heures, le taux et les heures de chacun pour que tout le monde puisse vérifier rapidement.
Calculez tout en cents, arrondissez chaque personne au centime le plus proche, et assurez-vous que le total des paiements égale bien le total collecté. S’il reste 1–2 centimes, appliquez une règle prévisible à chaque fois pour que cela ne paraisse jamais arbitraire.
Verrouillez la journée après confirmation pour éviter que les résultats ne changent en douce. Si vous devez corriger une erreur, ajoutez une écriture d’ajustement visible au prochain paiement avec une courte raison, ainsi vous conservez une traçabilité sans réécrire l’historique.
Un développement personnalisé a du sens si vos règles incluent des poids par rôle, plusieurs pools, un ordre de déductions spécifique ou des permissions d'approbation que les calculateurs génériques ne gèrent pas. Des plateformes comme Koder.ai peuvent vous aider à façonner les écrans et la logique autour de votre workflow, puis à itérer au fil des besoins.
