Créez un sélecteur de menu traiteur qui laisse les clients choisir les plats et le nombre d'invités, puis génère un brouillon de devis que vous pouvez confirmer et ajuster avant envoi.
La plupart des demandes de traiteur commencent par une question : « Combien ça coûtera ? » Le problème, c'est que les clients ne savent souvent pas ce dont vous avez besoin pour le chiffrage. Les tailles de portion ne sont pas évidentes. « Déjeuner » peut signifier des boîtes-repas, un buffet chaud, ou quelque chose entre les deux. De petits choix de menu peuvent faire varier le total, mais les clients ne le savent pas au départ.
Cette incertitude crée des échanges lents. D'abord vous clarifiez le nombre d'invités. Puis les régimes alimentaires. Puis livraison vs retrait. Ensuite ils réagissent au premier montant parce que leur image mentale ne correspondait pas à ce que vous avez chiffré.
Un sélecteur de menu traiteur règle cela en transformant « Puis-je avoir un prix ? » en une sélection guidée. Au lieu de partir d'un e-mail vide, le client choisit des plats ou des forfaits, indique un nombre d'invités et obtient un total provisoire clair. Vous obtenez des entrées cohérentes et vous passez moins de temps à reposer les mêmes questions.
Un devis provisoire n'est pas une facture finale. C'est un point de départ structuré qui vous rapproche de la version finale, afin que vous puissiez répondre rapidement sans faire de promesses excessives.
Un bon brouillon vous aide à faire trois choses :
Vous aurez encore besoin de quelques détails finaux avant confirmation : adresse et fenêtre horaire de livraison, contraintes du lieu (stationnement, accès de chargement, ascenseurs), la date limite pour le nombre d'invités, et les substitutions de dernière minute.
Exemple : un client préparant un déjeuner d'équipe sélectionne « Buffet méditerranéen », choisit deux accompagnements et un dessert, et indique 40 invités. Vous pouvez répondre par un devis provisoire qui inclut déjà le style de service et les options, puis ne confirmer que les détails restants.
Un bon sélecteur de menu traiteur collecte juste assez pour établir un devis utilisable sans transformer la demande en un long questionnaire. L'objectif est la clarté : quels plats, combien de personnes, quand et où, et tout ce qui change le prix.
Commencez par la façon dont les clients préfèrent commander. Certains veulent un forfait simple (« Boîte-repas A »). D'autres veulent composer leurs plats. Assurez les deux, mais rendez la différence évidente : forfaits pour la rapidité, à la carte pour le contrôle. Si vous proposez de l'à-la-carte, montrez les tailles de service en termes simples (par personne, sert 10, par plateau) pour éviter les suppositions.
Pour la plupart des traiteurs, le minimum nécessaire pour un brouillon solide est :
Soyez strict sur ce que vous n'incluez pas. Les champs supplémentaires réduisent le taux de complétude et génèrent des notes libres désordonnées.
Évitez les questions que vous ne pouvez pas tarifer de manière cohérente. « À quel point votre groupe a-t-il faim ? » invite aux suppositions et aux disputes plus tard. Si vous voulez proposer différents niveaux de portion, rendez-les explicites (standard vs copieux) avec un ajustement clair par personne.
Éléments courants à éviter :
Quand vous concevez le flux, considérez chaque question comme une entrée de tarification. Si elle ne change pas le devis, elle peut attendre après la soumission.
Un bon sélecteur de menu traiteur doit ressembler à une commande, pas à une négociation. Le client choisit quelques plats, indique le nombre d'invités et voit immédiatement un total provisoire que vous pouvez confirmer ensuite.
Placez 4 à 8 catégories en haut (Sandwichs, Salades, Plats chauds, Accompagnements, Desserts, Boissons). À l'intérieur de chaque catégorie, utilisez des cartes de plats avec un nom court, une description en une ligne, et le détail clé : sert X, végétarien, sans gluten, épicé.
Les photos sont optionnelles. Si vous en mettez, gardez-les cohérentes et légères pour que la page reste rapide sur mobile.
Placez le nombre d'invités près du haut et gardez-le visible pendant le défilement. Utilisez un minimum et un maximum qui correspondent à votre pratique réelle (min 10, max 300) et expliquez ce qui se passe en dehors de cette plage (« Pour 300+, nous confirmerons les détails par téléphone »). Une valeur par défaut raisonnable comme 25 réduit la friction.
Au fur et à mesure que les clients ajoutent des éléments, mettez à jour un récapitulatif instantanément. Sur mobile, un tiroir en bas fonctionne bien. Le récapitulatif doit afficher les quantités, le prix par personne ou par plateau, les taxes/frais estimés (si vous les utilisez), et une étiquette claire indiquant que le total est un brouillon.
Un flux simple qui marche :
« Enregistrer le brouillon » est pour les clients qui décident encore. « Demander la confirmation » collecte les derniers détails nécessaires pour finaliser : date/heure, adresse de livraison et coordonnées. Gardez-le court. C'est une passation, pas un paiement final.
Le mobile-first compte : grandes cibles tactiles, noms courts de plats, et un récapitulatif qui ne disparaît pas. Si quelqu'un peut construire un brouillon en attendant l'ascenseur, c'est que c'est bien fait.
Un sélecteur n'inspire confiance que si deux personnes sélectionnant le même menu voient le même total provisoire. Cela signifie écrire quelques règles simples de tarification et les appliquer de la même manière à chaque fois.
Évitez de mélanger les styles de tarification sur la même ligne. Choisissez l'unité qui correspond à votre préparation et vos portions.
La tarification par personne convient mieux aux repas servis, boîtes-repas, et tout ce où chaque invité reçoit une portion définie. La tarification par plateau convient aux amuse-bouches, plateaux de sandwichs et desserts préparés en lots.
Si vous proposez des plateaux, définissez clairement la taille de service (« sert 10–12 »), puis appliquez une règle cohérente pour les devis provisoires : arrondissez toujours au plateau entier supérieur. Cela protège votre cuisine et évite les sous-commandes gênantes.
La plupart des problèmes de devis viennent de commandes qui n'auraient pas dû atteindre l'étape de tarification.
Fixez des règles comme une commande minimale (ou un nombre d'invités minimum), un délai de préparation minimum (48 ou 72 heures), des heures limites (commandes après 15h comptent comme demandes pour le lendemain), et des ajustements week-end/jours fériés si vous les appliquez.
Affichez-les tôt, avant que le client ne compose un menu complet et tombe sur un blocage.
Les devis provisoires doivent préciser ce qui est inclus. Les extras courants sont la livraison, l'installation, le personnel de service et un frais de service. Les taxes varient selon le lieu et parfois selon le type d'article, donc indiquez-les comme « taxe estimée » sauf si vous les calculez précisément.
Traitez chaque frais comme une ligne distincte avec une règle claire : montant fixe, pourcentage du sous-total nourriture, ou « à partir de » si cela dépend de la distance ou du personnel.
Si vous utilisez des codes promo ou une tarification par paliers, gardez la règle facile à expliquer (par exemple « 10% sur la nourriture pour 100+ invités »). Appliquez les remises avant taxes, et décidez si la livraison et les frais de service sont remboursables.
Utilisez un arrondi simple pour que les chiffres aient l'air volontaire :
Exemple : un client sélectionne 75 invités et 6 options d'apéritifs tarifées au plateau (sert 12). Votre brouillon doit automatiquement chiffrer 7 plateaux au total, ajouter un frais de livraison, appliquer la taxe estimée et présenter un total propre que votre équipe peut confirmer rapidement.
Un sélecteur de menu fonctionne mieux quand il correspond à la façon dont les gens commandent le traiteur : choisir un forfait, ajouter quelques extras, indiquer le nombre d'invités. Si les clients doivent faire défiler un long menu de type restaurant, ils hésitent, abandonnent le formulaire ou demandent à appeler.
Groupez les items par décision, pas par poste de cuisine. Les clients pensent d'abord au format du repas (boîte-repas vs buffet), puis aux extras (boissons, desserts, personnel). Moins de groupes, plus clairs, gardent le sélecteur rapide.
Utilisez des noms de plats simples et de courtes descriptions. Gardez l'histoire du chef pour votre site principal, pas pour le brouillon du devis.
Une structure qui marche souvent :
À côté de chaque item, indiquez en une ligne ce qui est inclus : accompagnements, pain, sauces, couverts, assiettes/serviettes, et si l'installation est incluse. Une phrase comme « Comprend couverts et serviettes » réduit les questions.
Les étiquettes diététiques n'aident que si elles sont exactes et cohérentes. Si un plat peut être rendu végétarien sur demande seulement, étiquetez-le « Option végétarienne », pas « Végétarien ». Si la contamination croisée est possible, dites-le simplement.
Rendre les changements faciles. Chaque élément sélectionné doit avoir un bouton de suppression clair et des contrôles de quantité simples. Les clients commencent souvent avec un plan puis ajustent rapidement (60 boîtes-repas à 55, plus 10 sans gluten). Si c'est frustrant, ils passeront par e-mail.
Un bon sélecteur de menu traiteur doit produire un brouillon de devis cohérent, facile à vérifier et à modifier avant qu'une offre officielle ne parte. Construisez-le par petites pièces pour tester chaque partie.
Commencez par structurer clairement votre menu. Chaque plat ou forfait a besoin d'un nom compréhensible, d'un prix de base et d'une unité (par invité, par plateau, par personne-par-heure). Limitez les choix au départ.
Mettez en place les bases :
Puis définissez le calcul pour le résumé du brouillon. L'objectif n'est pas une facture finale parfaite, mais un point de départ fiable.
Une formule simple que beaucoup d'équipes utilisent :
subtotal = sum(line_items)
service_fee = subtotal * service_fee_rate (or fixed amount)
delivery_fee = based on zone/time
estimated_tax = (subtotal + fees) * tax_rate
estimated_total = subtotal + service_fee + delivery_fee + estimated_tax
Ajoutez un écran de révision avant l'envoi de la demande. Affichez le nombre d'invités, les éléments sélectionnés, le total estimé et les principales hypothèses (minimums, heures de personnel incluses, fenêtre de livraison). Incluez une action claire comme « Demander ce devis ».
Après la soumission, enregistrez le brouillon dans une vue back-office où le personnel peut ajuster les prix, remplacer des quantités et ajouter des notes. Quand vous répondez, construisez le message du devis directement à partir de ce brouillon enregistré : items, totaux, hypothèses et ce qu'il reste à confirmer.
Exemple : un client choisit « Forfait Sandwich » pour 40 invités plus 2 plateaux de salades. Le brouillon affiche le prix du forfait par invité, l'add-on plateau et une note indiquant que la taxe est estimée. Votre équipe ouvre le brouillon enregistré, ajuste la livraison selon l'adresse et envoie un devis finalisé sans réécrire tout le contenu.
La plupart des outils de devis échouent pour deux raisons : ils surprennent le client, ou ils créent du travail supplémentaire pour votre équipe. Un sélecteur de menu traiteur doit ressembler à une estimation utile, pas à un contrat.
Ne pas afficher les minimums est un problème classique. Si vous avez un nombre d'invités minimum ou un montant minimal de commande, montrez-le immédiatement lorsque le client saisit le nombre d'invités ou commence à ajouter des articles.
Un autre piège est de demander trop avant d'afficher un montant. Si les clients doivent remplir un long formulaire avant de voir même un ordre de grandeur, beaucoup abandonneront. Commencez par le nombre d'invités et les choix de menu, montrez une estimation, puis collectez les détails comme l'adresse, les remarques alimentaires et les contacts.
Les frais cachés brisent aussi la confiance. Si la livraison, le personnel, la location, les frais de service ou la taxe peuvent s'appliquer, affichez-les comme lignes séparées dès qu'ils sont pertinents, même si ce sont des estimations.
Enfin, indiquez ce qui est estimé vs confirmé. Le prix des ingrédients change. Le personnel dépend des règles du lieu. La distance impacte la livraison. Appelez ça un « devis provisoire » et dites ce qui pourrait changer.
Construisez le brouillon pour que le personnel puisse le modifier avant envoi. Laissez le client faire la partie répétitive (choisir les plats, indiquer le nombre d'invités) et laissez votre équipe gérer les décisions de jugement.
Garde-fous utiles :
Exemple : un client sélectionne 40 invités et un plateau de sandwichs. Si votre minimum est de 600 $, affichez « commande minimum 600 $ » immédiatement et suggérez des extras courants (salades ou boissons) pour y parvenir.
Un administrateur de bureau organise un déjeuner pour 75 personnes un jeudi. Il ne veut pas d'échanges de mails, il utilise donc votre sélecteur et construit une demande en moins de deux minutes.
Il choisit un forfait buffet comme « Buffet Déjeuner Méditerranéen ». Le forfait indique clairement ce qui est inclus par invité (plat principal, deux accompagnements, salade, pain) et le nombre minimal d'invités. Ensuite il ajoute deux extras qui changent souvent le total.
Sa sélection ressemble à ceci :
Dès qu'il indique le nombre d'invités, le brouillon se met à jour. Le sélecteur affiche un total estimé suffisant pour la planification, pas une promesse finale — par exemple 1 650 $–1 850 $, plus une fourchette de frais de livraison comme 35 $–60 $ selon la distance et le stationnement.
La demande arrive en tant que brouillon de devis avec tous les choix capturés. Votre équipe la révise rapidement et ajuste ce que le sélecteur ne peut pas savoir : étage du bureau, accès ascenseur, règles de chargement, coûts de stationnement, et si l'installation est nécessaire. Si le client a ajouté des remarques alimentaires, vous confirmez les comptes pour végétariens ou sans gluten et si les substitutions changent le tarif par personne.
Vous renvoyez le devis final avec un bref résumé de ce qui est confirmé (menu et nombre d'invités), de ce qui a changé (frais de livraison/installation) et de ce qui compte ensuite (date limite pour les modifications, date butoir pour le nombre d'invités, et vos conditions de paiement/annulation).
Avant de mettre le sélecteur devant de vrais clients, testez-le comme ils le feront : sur un téléphone, pressé, avec des détails manquants.
Ouvrez-le en connexion mobile et complétez une demande d'une seule main. Si la page bouge pendant le chargement des images ou met trop de temps à apparaître, les gens abandonneront. Gardez les photos légères et assurez-vous que les noms de plats, prix et boutons apparaissent vite.
Rendez les quantités faciles. Si quelqu'un change le nombre d'invités de 60 à 75, tous les nombres pertinents doivent se mettre à jour proprement sans le forcer à reconstruire la commande.
Un sélecteur n'est utile que s'il génère un brouillon que votre équipe peut terminer rapidement. Après soumission, le brouillon doit être lisible d'un coup d'œil et facile à ajuster.
Une checklist de pré-lancement :
Ajoutez une phrase claire près du total pour fixer les attentes : il s'agit d'une estimation provisoire, et le prix final est confirmé par votre équipe après vérification des disponibilités et des détails.
Un test simple : demandez à un ami de faire une demande « déjeuner pour 25 » avec une note d'allergie et une adresse de livraison. Si vous pouvez transformer cette soumission en un devis prêt à envoyer en moins de cinq minutes, vous êtes en bonne voie.
Commencez petit pour publier en jours, pas en mois. Choisissez 10 à 20 items que vous vendez le plus souvent, et tenez-vous à un modèle de tarification que vous pouvez expliquer en une phrase (par exemple forfaits par personne avec un nombre d'invités minimum). L'objectif n'est pas de couvrir tous les cas, mais d'obtenir des demandes claires qui se transforment en brouillons cohérents.
Concentrez la première version sur des décisions que les clients peuvent prendre en confiance. Trop d'options tôt (variantes diététiques, règles complexes d'échange, multiples fenêtres de livraison, locations d'équipement) ralentissent les gens.
Après publication, observez où les clients abandonnent le formulaire. Notez la dernière étape complétée et la dernière question affichée. Si la plupart abandonnent en choisissant des accompagnements, réduisez les options ou préselectionnez une valeur par défaut modifiable.
Une boucle d'amélioration hebdomadaire simple :
Ajoutez une vue réservée au personnel dès que possible. C'est là que vous confirmez les disponibilités, ajustez les quantités, appliquez les frais de livraison réels et ajoutez des notes avant d'envoyer le devis final.
Si vous voulez prototyper rapidement le flux de travail, Koder.ai (koder.ai) peut vous aider à construire un outil interne depuis un chat : vous décrivez votre menu, vos règles de tarification et vos écrans, puis vous itérez sur le résumé du brouillon et la vue de révision du personnel avant de le partager aux clients.
Un sélecteur de menu traiteur transforme une demande ouverte en une sélection structurée. Le client choisit un menu ou un forfait, indique le nombre d'invités et voit un total provisoire, de sorte que vous commencez la conversation avec les mêmes éléments chaque fois.
Les échanges par e-mail échouent souvent parce que les gens décrivent l'événement de façon vague, et de petites hypothèses changent beaucoup le prix. Un sélecteur force les choix clés dès le départ, ainsi le premier chiffre que vous envoyez est plus proche de ce qu'ils attendaient.
Recueillez les sélections, le nombre d'invités et l'unité de tarification applicable (par personne ou par plateau), ainsi que retrait vs livraison et la date/heure de l'événement. Ajoutez seulement les extras qui changent vraiment le prix, pour que le total provisoire ait du sens.
Évitez les champs libres pour les quantités et les questions que vous ne pouvez pas tarifer de façon cohérente. Également, ne demandez pas les informations de paiement ni les détails d'installation avant que le client ait vu un montant provisoire et que vous ayez confirmé la faisabilité.
Demandez-le tôt et gardez-le visible pendant la navigation, car il influence les quantités suggérées et les totaux. Utilisez une valeur par défaut sensée et des limites claires pour éviter que le client crée une commande que vous ne pouvez pas satisfaire.
Affichez l'unité de service de chaque item en langage simple et appliquez une règle d'arrondi cohérente, généralement en arrondissant vers le haut au plateau entier. Cela évite les sous-commandes et garantit que deux clients avec les mêmes sélections voient le même total provisoire.
Affichez-les comme lignes séparées et indiquez clairement qu'il s'agit d'estimations. Si un frais dépend de la distance, du personnel ou des contraintes du lieu, précisez qu'il peut changer après confirmation plutôt que de le cacher.
Utilisez une étiquette claire comme « estimation » ou « devis provisoire » et incluez les hypothèses qui peuvent modifier le prix : minimums, arrondis, conditions de livraison. L'objectif est un point de départ fiable, pas une promesse ferme.
Proposez deux actions : une pour enregistrer le brouillon et une autre pour demander confirmation. Enregistrer aide les clients indécis ; demander la confirmation sert à recueillir uniquement les derniers détails nécessaires pour finaliser le devis.
Commencez par un petit menu dont vous maîtrisez les prix, puis ajoutez de la complexité seulement après avoir reçu de vraies demandes. Koder.ai peut générer une application web à partir d'un échange en chat et vous permettre d'itérer sur le résumé du brouillon et la vue de révision du personnel avant de le partager aux clients.