Mettez en place une liste de besoins en dons pour associations pour lister les articles nécessaires, afficher les quantités promises et empêcher les dons en double avec des règles simples et claires.
La plupart des collectes commencent avec de bonnes intentions et un message flou du type « apportez ce que vous pouvez ». Ça laisse les donateurs deviner. Quand les gens devinent, ils achètent ce qui leur paraît sûr et familier.
Les doublons s'accumulent parce que les articles les plus évidents sont aussi les plus faciles à trouver. Si quelqu'un publie une photo de couches ou de conserves, dix autres donateurs suivent. C'est rapide, ça paraît généreux, et on a l'impression de faire le « bon » choix. Le résultat : une montagne d'une seule catégorie et des manques partout ailleurs.
Les besoins moins visibles sont négligés. Les tailles spécifiques, les produits d'hygiène pour ados, des aliments culturellement appropriés, des piles, des sacs-poubelle ou des bacs de rangement peuvent être urgents, mais ils ne sont pas perçus comme des dons classiques à moins que vous ne les nommiez.
La confusion gruge aussi le temps des bénévoles. Au lieu de trier et distribuer, on répond sans cesse aux mêmes questions, on reconditionne des doublons, on fait des courses d'urgence pour les articles manquants, on refuse des dons inadaptés et on réécrit des posts parce que le message n'était pas clair.
Une wishlist claire change la donne. Les donateurs peuvent choisir quelque chose de réellement utile et avoir confiance que ça aidera. Le personnel et les bénévoles peuvent planifier les collectes, le stockage et la livraison parce qu'ils voient ce qui arrive. Surtout, ça remplace le « on espère recevoir les bonnes choses » par un plan commun : ce qu'il faut, combien et pour quand.
Une liste de besoins en dons pour les associations est une liste partagée simple qui répond à trois questions : quels articles sont nécessaires, combien sont nécessaires et combien ont déjà été promis. C'est une liste d'achat vivante pour une collecte précise, pas un post vague « tout est utile ».
Idéalement, chaque ligne est prête pour l'achat et inclut :
Ce signal de progression empêche dix personnes d'acheter la même chose pendant que d'autres besoins restent ignorés.
Une wishlist générale est différente : elle est souvent ouverte, évolue lentement et accumule des « ce serait bien d'avoir » sur la durée. Une collecte coordonnée a besoin de règles plus strictes : quantités claires, fenêtre temporelle définie et moyen de marquer ce qui est pris.
Ce type de liste aide les donateurs à choisir des articles utiles sans deviner, aide les organisateurs à voir ce qui est couvert ou manquant, soutient les partenaires qui donnent en gros et rend l'accueil et le tri des dons beaucoup moins chaotiques.
Une wishlist fonctionne mieux quand les donateurs savent ce que vous organisez, où cela va et ce que vous pouvez réellement accepter. Avant d'écrire la première ligne, verrouillez le périmètre pour ne pas changer les règles en cours de collecte.
Commencez par la fenêtre temporelle. Fixez une date de début et de fin claires, ainsi que des horaires de dépôt qui correspondent à des créneaux où quelqu'un peut vraiment recevoir les articles. Si vous acceptez des livraisons, indiquez les jours où vous pouvez les gérer. Deux semaines de collecte avec des heures fiables valent mieux qu'un mois de « peut-être ».
Ensuite, confirmez votre capacité de stockage. Combien de cartons pouvez-vous garder ? Avez-vous des étagères, un endroit propre et sec, ou de la réfrigération pour les périssables ? Si l'espace est limité, gardez la liste courte, concentrez-vous sur les articles prioritaires et actualisez la wishlist au fur et à mesure des arrivées.
Les règles d'acceptation évitent les mauvaises surprises. Décidez d'emblée si les articles doivent être neufs, si vous acceptez les paquets ouverts et comment vous gérez les dates de péremption (surtout pour la nourriture, les médicaments et les fournitures pour bébés). Les objets liés à la sécurité comme les sièges auto ou les casques nécessitent souvent des règles plus strictes.
Les substitutions sont un autre point de friction fréquent. Si les couches en taille 4 sont épuisées, les tailles 5 sont-elles acceptables ? Si vous avez besoin de légumes en conserve, peut-on remplacer par des produits secs ? Rédigez une règle simple pour que les donateurs n'aient pas à deviner.
Enfin, confiez la mise à jour à une seule personne. Lorsque les mises à jour viennent de plusieurs sources, les donateurs reçoivent des messages contradictoires.
Une vérification rapide du périmètre à répondre en cinq minutes :
Une bonne liste de besoins pour les associations se lit comme une liste de courses, pas comme une idée. Si quelqu'un peut la copier dans la barre de recherche d'un magasin et acheter la bonne chose en 30 secondes, vous avez bien fait.
Regroupez les articles en quelques catégories familières pour que les donateurs trouvent ce qu'ils préfèrent offrir. Gardez l'ensemble petit et stable. Pour la plupart des collectes, cinq catégories suffisent : Nourriture, Hygiène, Bébé, École, Saisonnier.
Écrivez les noms d'articles comme les étiquettes en magasin. Évitez des entrées vagues comme « goûters » ou « articles de toilette ». La marque est optionnelle, mais le type et les contraintes ne le sont pas.
Ajoutez des détails qui évitent les erreurs les plus courantes : tailles, tranches d'âge et règles « seulement ». Exemples :
Si vous ne pouvez pas accepter d'emballages ouverts, dites-le.
Les quantités comptent aussi. Donnez une quantité cible pour que les gens sachent ce qui est réellement utile. Quand un seul article n'a pas de sens, fixez une quantité minimale utile (par exemple « minimum 4 boîtes » ou « paquets de 10 »).
Les étiquettes de priorité réduisent les suppositions. Restez simple : Urgent (nécessaire cette semaine), Nécessaire (en cours), Optionnel (utile une fois l'essentiel couvert).
Si vous publiez la liste sur une page ou un formulaire, un format fiable est : nom de l'article + caractéristiques clés + priorité + quantité cible.
Une liste de besoins fonctionne mieux quand elle est simple, à jour et clairement sous la responsabilité d'une personne. Donnez-vous 2 à 3 heures et visez une première version utilisable aujourd'hui, pas parfaite.
Commencez par le personnel ou les bénévoles qui distribuent les dons. Demandez ce qui manque le plus souvent, ce qui est souvent inutilisable et quelles tailles ou formats sont importants (par exemple « chaussettes homme, taille 42–45 » ou « couches, taille 4 uniquement »).
Transformez les demandes vagues en langage d'achat. « Kits d'hygiène » devient « brosse à dents (adulte), dentifrice (format voyage), déodorant (sans parfum) ».
Créez un tableau que les donateurs peuvent scanner en quelques secondes. Limitez-le à l'essentiel : nom de l'article, total nécessaire, notes, quantité promise et (optionnel) nom du donateur.
Puis fixez une règle : une seule « source de vérité », clairement datée. Si un flyer, un PDF et une feuille de calcul circulent, les doublons arriveront malgré tout.
Un petit exemple : une banque alimentaire indique « thon en conserve : besoin 60 » avec la note « pas de bocaux en verre ». Le lendemain, 25 sont promis. Le coordinateur met à jour le compteur promis et le besoin restant. Les donateurs arrêtent de deviner et l'équipe arrête de trier sans cesse les mêmes articles.
Une wishlist ne fonctionne que si les gens voient l'écart entre ce dont vous avez besoin et ce qui est déjà couvert. Au lieu d'une case « pris » floue, montrez des chiffres.
Utilisez des statuts clairs qui correspondent à la façon de penser des donateurs : Disponible (0 promis), Partiellement promis (quelques promesses), Complètement promis (plus besoin). Mettez le statut à côté du nom de l'article et affichez des totaux comme « Besoin 30, promis 18, encore 12 ».
Prévoyez les promesses partielles. Laissez plusieurs donateurs promettre le même article jusqu'à ce que la cible soit atteinte, et mettez à jour le nombre « encore nécessaire » après chaque promesse. Si possible, affichez la « dernière mise à jour » pour que les donateurs fassent confiance à la page.
Un petit champ de note évite la confusion sans ajouter beaucoup de travail. Servez-vous-en pour préciser les tailles et échanges acceptables, par exemple « Couches taille 4 (paquets de 20+ acceptés) » ou « Détergent liquide non parfumé préféré ». Gardez les notes concises.
Décidez à l'avance si les promesses expirent. Si votre collecte se termine vendredi, une promesse faite lundi mais jamais livrée devrait se réouvrir automatiquement jeudi, ou après 48–72 heures.
Les doublons surviennent quand les donateurs veulent aider mais ne voient pas ce qui est déjà couvert. Un suivi des promesses (même simple) doit rendre le bon choix évident en quelques secondes.
Placez les articles les plus importants en haut et actualisez souvent cette section. « Plus nécessaires (mis à jour aujourd'hui) » crée de la confiance et réduit les suppositions.
Quelques tactiques peu coûteuses qui fonctionnent :
Un scénario concret : une collecte de fournitures scolaires a besoin de 40 cahiers et 20 sacs à dos. Si 20 cahiers sont déjà promis, affichez « 20 de 40 promis » et placez les sacs à dos dans « Plus nécessaires ». Quand les sacs atteignent 20/20, laissez l'article visible mais marqué comme couvert.
Une wishlist ne fonctionne que si les donateurs se sentent en sécurité. La façon la plus simple de créer la confiance est de collecter moins. Si vous n'avez pas besoin d'une information pour coordonner un dépôt ou une collecte, ne la demandez pas.
Commencez par le minimum : un prénom (ou un pseudo) et un moyen de contact (email ou téléphone). Ajoutez un champ note pour des détails pratiques comme « peut livrer samedi » ou « nécessite collecte au pas de la porte ». Évitez les adresses privées en public ; si la collecte nécessite une collecte à domicile, recueillez l'adresse en privé.
Les promesses anonymes peuvent aussi aider. Quelqu'un peut réserver « 3 paquets de couches » sans révéler son identité, tant que vous avez un moyen de confirmer la promesse plus tard (message privé ou identifiant de promesse).
Gardez les données personnelles hors de la vue publique. Les donateurs doivent voir l'article, la quantité demandée et la quantité promise. Tout ce qui identifie une personne appartient à une vue admin.
Décidez des rôles avant de partager la wishlist. La plupart des équipes ont besoin de trois rôles : un propriétaire qui édite la liste, des éditeurs qui marquent les articles reçus et des lecteurs qui peuvent consulter et promettre. Si vous voulez plus de traçabilité, conservez une courte note d'audit pour les changements, par exemple « augmentation des chaussettes de 20 à 40 après les arrivées ».
Un refuge local organise une collecte hivernale d'un mois, mais le stockage est limité : un placard et un petit bureau. L'année précédente, ils ont reçu des montagnes du même article (surtout des couvertures) et ont dû refuser des dons dont ils avaient réellement besoin.
Cette fois, ils publient une wishlist avec quantités et tailles claires : 80 paires de chaussettes adultes, 60 paires de gants (tailles variées), 120 articles de toilette format voyage (shampoing, savon, dentifrice), 25 couvertures twin et 40 cartes-cadeaux pour courses ou pharmacies.
Ils affichent aussi ce qui est déjà promis. Dans les deux premiers jours, les couvertures atteignent 25 promises. Sans cette visibilité, ils auraient probablement reçu 50 couvertures parce que c'est le choix évident. Au lieu de cela, les donateurs tardifs voient que les couvertures sont couvertes et se tournent vers les chaussettes et les produits d'hygiène.
Après la première journée de dépôt, l'équipe met à jour les comptes en fonction de ce qui est réellement arrivé. Ils marquent les promesses de couvertures comme remplies, notent que certaines avaient la mauvaise taille et précisent la note « twin size uniquement ».
En milieu de collecte, les besoins changent. Une vague de froid augmente la demande de gants et un magasin local propose un lot avantageux sur les produits d'hygiène. L'équipe répond par deux mises à jour rapides : augmenter la cible de gants (et préciser les tailles) puis diminuer les produits d'hygiène et recentrer sur les chaussettes et les cartes-cadeaux.
Moins de doublons. Moins de stress de stockage. Une liste qui reste exacte quand la réalité change.
Avant de poster la wishlist ou de l'envoyer par email aux soutiens, faites un rapide contrôle pour éviter les petites lacunes qui causent de grandes confusions.
Vérification terrain : si un donateur est dans un magasin, peut-il décider en 20 secondes quoi acheter et combien ? Si non, clarifiez davantage.
La plupart des collectes rencontrent les mêmes problèmes, et ils sont souvent faciles à éviter. Une bonne wishlist doit ressembler à une source de vérité unique et fiable.
Trop de versions qui circulent : si la liste vit dans un fil d'email, un doc partagé et une capture d'écran, les donateurs s'appuieront sur des copies différentes. Solution : choisissez une maison pour la liste, étiquetez-la clairement (avec la date) et arrêtez de mettre à jour ailleurs.
Articles trop vagues : « Articles de toilette » semble utile, mais les donateurs ne savent pas ce que vous pouvez réutiliser. Solution : rédigez des lignes prêtes à l'achat comme « déodorant sans parfum, format voyage » ou « brosses à dents en paquet individuel ».
Pas de limites sur les articles volumineux ou difficiles à manipuler : vous pouvez vous retrouver avec plus que ce que vous pouvez stocker ou distribuer. Solution : ajoutez un plafond par donateur et une note « ne pas donner ».
La liste n'est pas mise à jour après les dépôts : quand les donateurs voient les mêmes besoins semaine après semaine, la confiance chute. Solution : mettez à jour après chaque créneau de dépôt (ou à des heures fixes chaque semaine) et marquez les articles reçus le jour même.
Difficile à lire sur mobile : beaucoup de donateurs consultent la liste en magasin. Solution : gardez les noms d'articles courts, utilisez des unités cohérentes (paquets, boîtes) et testez sur un téléphone.
Considérez votre première wishlist comme un pilote. Commencez petit : une seule collecte, une seule liste et une seule routine de mises à jour.
Choisissez un rythme stable et tenez-vous-y. Chaque semaine, comparez ce qui est arrivé à ce qui avait été promis, marquez les articles remplis (ou toujours nécessaires), ajoutez de courtes notes quand vous remarquez de la confusion et retirez les articles que vous ne pouvez pas stocker ou distribuer.
Posez une question claire au personnel et aux bénévoles : « Qu'avons-nous reçu dont nous n'avions pas besoin, et qu'avons-nous dû chercher en urgence ? » Les réponses pointent généralement vers des descriptions d'articles incomplètes, des quantités floues ou des catégories à détailler (par exemple découper “couches” par taille).
Suivez quelques indicateurs pour baser les améliorations sur des faits : temps économisé au tri, taux de couverture par article et fréquence des doublons.
Si vous voulez dépasser le document partagé, certaines équipes créent une petite appli interne de promesses et d'entrée pour que les mises à jour restent en un seul endroit. Koder.ai (koder.ai) est une option pour transformer rapidement un workflow écrit en une application web via le chat, puis itérer à mesure que votre collecte apprend ce qui fonctionne.
Commencez par une wishlist précise qui nomme les articles exacts, les quantités et les contraintes clés (taille, sans parfum, emballage scellé, sans arachides). Affichez ensuite ce qui est déjà promis pour que les donateurs voient les manques et évitent de copier le même article “sécurisé” que tout le monde achète.
Formulez chaque ligne comme si elle devait apparaître dans une recherche en magasin : type d'article, règles “seulement” et l'unité attendue (boîte, paquet, 500 g), afin que les gens n'aient pas à deviner.
Affichez une quantité cible pour chaque article, même si c'est une estimation. Ajoutez un compte promis/claimé et un compte restant pour que les donateurs voient immédiatement ce qui manque et ce qui est couvert.
Utilisez des chiffres plutôt que des étiquettes vagues. “Besoin 30, promis 18, encore 12” est clair, évite les achats en trop et facilite la planification pour les bénévoles.
Décidez des règles de substitution avant de publier la liste, puis écrivez-les en clair sur la ligne d'article ou dans une courte note. Une règle simple comme “taille 4 uniquement” ou “taille 4–5 ok” réduit les allers-retours et les dépôts incorrects.
Oui. Affichez clairement les règles d'acceptation partout où la wishlist est partagée. Si vous ne pouvez pas accepter des produits ouverts, des produits périmés, des meubles encombrants ou du matériel de sécurité d'occasion, dites-le pour éviter les dépenses inutiles des donateurs et le temps perdu des bénévoles.
Mettez la liste à jour après chaque créneau de dépôt ou au moins une fois par jour pendant les drives actifs. Ajoutez une note « dernière mise à jour » pour que les donateurs fassent confiance aux chiffres et arrêtent d'acheter à partir de captures d'écran ou de posts copiés.
Collectez le minimum nécessaire pour coordonner la livraison : un prénom (ou un pseudo) et un moyen de contact. Gardez les détails personnels hors de la vue publique et n'affichez publiquement que les totaux d'articles pour rassurer les donateurs.
Désignez un responsable unique des modifications et faites d'une version la source de vérité. Si la liste se balade dans des emails, des images et plusieurs docs, les donateurs promettront depuis des copies différentes et les doublons reviendront vite.
Oui, si votre équipe dépasse les mises à jour manuelles. Une petite appli de suivi des promesses et d'entrée peut centraliser totaux, statuts et mises à jour ; des plateformes comme Koder.ai (koder.ai) peuvent aussi vous aider à prototyper rapidement ce flux écrit.
