Utilisez un journal quotidien pour suivre les boîtes entrantes et sortantes, garder des totaux simples et faciliter le reporting pour votre équipe.
Dans un garde‑manger communautaire, les boîtes bougent vite. Une livraison arrive, des bénévoles déballent des cartons, certains articles vont directement en rayon, et des familles viennent chercher des denrées toute la journée. Sans un moyen simple d’enregistrer ce qui est entré et ce qui est sorti, les chiffres dans votre tête et ceux sur les étagères cessent de correspondre.
Le problème apparaît souvent à la fermeture. Quelqu’un demande : « Combien de boîtes avons‑nous distribuées aujourd’hui ? » Une personne dit 40, une autre se souvient de 55. Puis on trouve une palette ouverte au fond, quelques boîtes mises de côté pour demain, et quelques piles "temporaires" qui n’ont jamais été comptées. Vous vous retrouvez alors à deviner, et le service suivant commence dans l’incertitude.
Un journal quotidien ne vise pas une comptabilité parfaite. Il vise des totaux clairs et répétables que n’importe qui peut consigner pendant un service chargé. Si vous pouvez répondre avec confiance à « boîtes entrantes », « boîtes sortantes » et « stock final », vous pouvez planifier des collectes, éviter les ruptures sur les produits de base et rendre compte du travail sans stress.
Un journal simple aide parce qu’il uniformise les services, accélère les comptes de fin de journée, signale les problèmes tôt (boîtes manquantes, double comptage, dons non enregistrés) et fournit aux partenaires un seul jeu de totaux.
Il correspond aussi à la façon dont les pantries fonctionnent réellement. Les bénévoles peuvent noter des totaux au fur et à mesure. Les coordinateurs peuvent vérifier le calcul. Les responsables de service peuvent repérer les écarts avant la fermeture.
Exemple : si 30 boîtes arrivent le matin et 48 partent dans l’après‑midi, la question suivante est simple : aviez‑vous au moins 18 boîtes en stock au départ, ou quelque chose a‑t‑il été oublié ?
Un bon journal quotidien est assez simple pour que n’importe qui puisse le remplir sans deviner. L’objectif est de suivre le flux de boîtes entrantes et sortantes, puis d’obtenir des totaux fiables.
Commencez par vous mettre d’accord sur ce que signifie une « boîte », et écrivez cette définition en haut. Par exemple : « 1 boîte = une boîte préparée pour un foyer » ou « 1 boîte = une caisse scellée du distributeur. » Si vous mélangez ces définitions, vos chiffres dériveront. Si vous traitez les deux, étiquetez‑les (par exemple « boîtes clients » vs « caisses ») pour que les totaux gardent du sens.
Suivez seulement ce dont vous avez besoin pour équilibrer la journée :
Gardez les notes courtes. « 3 endommagées » ou « 2 périmées » suffit. Les longues explications ralentissent et servent rarement plus tard.
Décidez du niveau de détail. Beaucoup de pantries se contentent du total de boîtes. Si le reporting exige des catégories, limitez‑les (par exemple « produits frais » et « produits secs ») et ajoutez‑les seulement si l’équipe peut les compter de façon fiable. Bon test : si une saisie prend plus de 30 secondes, les gens l’ignoreront les jours chargés.
Ce qu’il faut éviter pendant un service : suivre chaque article, marque ou poids exact. Sauf si vous avez du temps et du personnel dédié, ce niveau de détail crée généralement des lacunes et réduit la précision des totaux.
Le meilleur journal est celui que les gens remplissent à chaque fois, même quand la file est longue et que le téléphone sonne. Avant de concevoir quelque chose de sophistiqué, observez un service chargé et décidez de trois choses : où sera le journal, qui l’écrit et qui vérifie les totaux.
Le papier est souvent le plus rapide à adopter. Un clipboard à l’accueil et un autre à la distribution rend l’oubli difficile. Ça fonctionne aussi quand internet est coupé. L’inconvénient : les totaux hebdomadaires prennent du temps à additionner.
Une feuille de calcul aide quand vous voulez des totaux sans calcul mental. Une personne peut entrer les chiffres de la journée en fin de service (ou pendant les moments calmes), et des formules calculent les sommes journalières et hebdomadaires. Le risque est l’accès : si elle est sur un seul ordinateur, le journal devient « le travail de quelqu’un d’autre ».
Une application simple peut aider quand vous avez plusieurs services, des responsabilités partagées ou plusieurs sites. L’accès partagé compte quand plusieurs personnes doivent mettre à jour le même journal. L’inconvénient est la mise en place et la formation, donc gardez‑la simple.
Approche pratique : commencez par le papier pendant quatre semaines en utilisant exactement les champs que vous souhaitez garder à long terme. Si les totaux sont difficiles à compiler, passez à une feuille de calcul ou à une appli en conservant la même mise en page. L’habitude reste même si le format change.
Un journal quotidien fonctionne mieux quand quelqu’un peut le reprendre en plein service et garder des comptes propres.
Mettez les éléments de base en haut : date et un label de service clair. Utilisez les mêmes options chaque jour (AM, PM, Événement) pour ne pas obtenir de « totaux mystères » lors de la consolidation des services.
Ensuite, créez une ligne par type de boîte (ou une ligne par catégorie si vous fonctionnez ainsi). Limitez les colonnes à ce dont vous avez besoin pour équilibrer :
Ajoutez une colonne Notes, mais rendez‑la volontairement petite. Les notes servent pour les exceptions comme « 2 boîtes endommagées » ou « 10 pour livraison aux personnes âgées », pas pour raconter une histoire.
Enfin, décidez où le journal reste pendant le service. Gardez‑le là où se fait la dernière action. Si les boîtes partent depuis l’accueil, laissez‑le à l’accueil. Si l’accueil se fait en réserve, laissez‑le en réserve. Plus le journal est proche du travail, plus il sera précis.
Commencez le service en utilisant le compte final d’hier (ou le dernier compte du service précédent) comme compte initial d’aujourd’hui.
Quand des articles arrivent, notez‑les immédiatement. Ne les laissez pas pour la fin de la journée. Il est facile d’oublier un dépôt ou de confondre deux livraisons. Si une personne décharge, assignez une seconde personne comme « scribe » pendant cinq minutes pour que l’entrée soit faite pendant que les détails sont frais.
Quand les boîtes sortent, enregistrez‑les au moment où elles partent, pas plus tard. Une habitude simple fonctionne : chaque fois qu’un chariot quitte la zone de stockage, notez combien de boîtes sont parties et pour quel programme (pantry sur place, tournée de livraison, agence partenaire). Cela garde le journal précis même en période d’affluence.
Un flux de base que la plupart des équipes peuvent suivre :
À la fermeture, comparez le comptage physique à ce que les calculs indiquent. S’ils correspondent, signez la ligne pour que le service suivant sache que c’est confirmé. S’ils ne correspondent pas, ne réecrivez pas toute la feuille. Entourez le solde, écrivez « écart +2 » (ou ce que c’est), et ajoutez une courte raison pour qu’on puisse faire un suivi.
Exemple : vous commencez avec 120 boîtes. Un camion apporte 40 (maintenant 160). Plus tard, 55 partent en distribution (maintenant 105). Votre compte final indique 104. Notez « écart -1, probable boîte endommagée jetée » et signalez‑le au coordinateur.
Un journal quotidien n’est pas qu’un enregistrement. Il doit répondre à trois questions rapidement : combien est entré aujourd’hui, combien est sorti, et que reste‑t‑il.
Placez‑les en bas de la page (ou comme dernière ligne d’une feuille) : total entrées, total sorties et stock final.
Ajoutez une vérification rapide de l’exactitude :
Cela attrape la plupart des problèmes courants : un retrait non enregistré, une livraison comptée deux fois, ou le mélange de « boîtes » et « caisses ».
Pour le reporting hebdomadaire, restez simple. Sommez les totaux journaliers pour obtenir les entrées et sorties hebdomadaires, puis scrutez la semaine pour repérer des tendances. Si le jeudi est toujours le plus chargé, planifiez davantage de bénévoles, prévoyez plus de temps de préparation ou commandez plus tôt.
Pour le reporting mensuel, tenez‑vous à ce que les lecteurs consultent réellement : total entrées, total sorties, stock final au dernier jour, plus un bref résumé en notes. Les notes racontent l’histoire derrière les chiffres (une collecte pendant les fêtes a augmenté les dons, le congélateur était en panne, événement de distribution supplémentaire).
Séparez les totaux seulement si vous en avez vraiment besoin. Raisons courantes : programmes différents (sur place vs livraison), événements spéciaux (pantry mobile, collecte scolaire) ou articles restreints à tracer séparément. Si vous séparez, appliquez la même équation simple pour chaque groupe afin que tout s’équilibre.
Un journal ne fonctionne que s’il peut gérer les journées chaotiques. L’objectif n’est pas le détail parfait, mais des règles cohérentes pour que vos totaux gardent du sens.
Pour les boîtes partielles, choisissez une règle et écrivez‑la en haut. Beaucoup de pantries arrondissent à la boîte entière la plus proche ou autorisent des fractions simples comme 0,5. Si vous choisissez l’arrondi, ajoutez une note rapide quand c’est important (par exemple « 2 boîtes + 1/2 »). Si vous choisissez les fractions, limitez‑les pour éviter les disputes sur de petites quantités.
Les articles endommagés ou périmés doivent quand même être comptés pour que le stock affiché reste honnête. L’approche la plus simple est de les traiter comme des boîtes sorties avec une raison claire en Notes. Cela explique aussi pourquoi les dons semblaient importants mais que les distributions ne l’étaient pas.
Si vous avez plusieurs files de distribution (bureau, drive‑through, livraison), les totaux dérivent vite. Une solution simple : assigner une personne par service pour collecter les chiffres finaux de chaque ligne et écrire les totaux combinés. Les autres se concentrent sur le service.
Les dons hors heures d’ouverture arrivent parfois. Plutôt que de créer un système séparé, enregistrez‑les comme des entrées du lendemain avec une note courte comme « laissé à la porte 19h ». Votre journal reste quotidien et l’histoire reste claire.
Pour les corrections, ne cachez pas les erreurs. Utilisez une méthode visible :
Exemple : un bénévole note 10 boîtes sorties, puis on découvre que 2 boîtes étaient périmées et retirées. N’effacez pas. Barrez l’ancien chiffre, écrivez « 12 sorties (10 servis + 2 périmées) » et les totaux de fin de journée resteront cohérents.
La plupart des problèmes ne sont pas des erreurs de calcul, mais des petites habitudes qui s’accumulent.
Un des plus gros soucis est de changer la définition d’une « boîte ». Si le lundi une boîte est un kit familial pré‑préparé, mais que le mercredi elle devient « tout carton qui a quitté le bâtiment », vos chiffres ne correspondront pas au stock réel. Choisissez une définition et gardez‑la pour une période de reporting (souvent une semaine ou un mois).
Un autre problème fréquent est de noter après coup, de mémoire. Un service chargé incite à « l’écrire à la fin », mais alors un bénévole part et les détails disparaissent. Si vous ne pouvez pas tout enregistrer en temps réel, faites des saisies en petits lots (par exemple toutes les 30 minutes).
Les totaux se cassent aussi quand vous sautez le comptage final. La formule n’aide que si vous la vérifiez. Un comptage final rapide est votre filet de sécurité.
Problèmes fréquents :
Exemple : mardi, un bénévole note « 12 sorties » pour 12 sacs d’épicerie, tandis qu’un autre note « 8 sorties » pour 8 boîtes pré‑préparées. La journée paraît comme 20 boîtes sorties, mais ce n’est pas un total réel. Des étiquettes claires et un responsable par jour maintiennent la fiabilité.
Les cinq dernières minutes d’un service décident si demain commence calme ou confus. Si vos chiffres concordent à la fermeture, la personne suivante peut ouvrir et faire confiance au stock indiqué.
Avant de partir :
Si les calculs ne correspondent pas, ne devinez pas. Recomptez une catégorie (souvent les sorties), cherchez une entrée oubliée et notez ce que vous avez modifié.
Exemple : si vous avez commencé avec 120, reçu 35 et distribué 42, votre final devrait être 113. Si les étagères semblent plutôt à 103, un retrait de 10 boîtes partenaire a peut‑être été oublié. Notez‑le, re‑totalisez et indiquez « retrait partenaire manquant, ajouté après recompte ».
Voici un exemple de mardi. Le pantry commence avec 40 boîtes standard sur l’étagère (compte final d’hier).
Entrées/sorties ligne par ligne (boîtes seulement) :
| Heure | Entrées | Sorties | Note |
|---|---|---|---|
| 9:05 | 12 | 0 | Dépôt de don (12 boîtes) |
| 10:30 | 0 | 9 | 9 foyers servis |
| 12:10 | 0 | 6 | Arrivées libres |
| 13:15 | 8 | 0 | Livraison tardive arrivée (8 boîtes) |
| 14:40 | 0 | 10 | Retrait programmé |
| 15:20 | 0 | 0 | 1 boîte écrasée et impropre - retirée |
À la fin de la journée, totalisez les colonnes :
Totaux finaux de la journée
Stock initial (40) + Entrées (20) - Sorties (25) + Ajustements (-1) = Stock final (34)
Donc le comptage en rayon devrait indiquer 34 boîtes.
Si votre comptage physique n’est pas 34, ne devinez pas.
Cela maintient le journal honnête et rend le compte initial de demain fiable.
Un journal n’aide que s’il survit aux jours chargés. L’objectif est simple : quelqu’un peut le reprendre demain et obtenir des totaux fiables, même si aujourd’hui a été chaotique.
Donnez au journal un propriétaire clair. Cela ne veut pas dire qu’une seule personne le remplit à vie. Cela signifie qu’une personne prépare les formulaires vierges, répond aux questions et s’assure que les totaux sont archivés. Décidez aussi où il vit (clipboard dans la zone de préparation, fichier partagé pour le numérique, ou les deux) pour éviter les recherches inutiles.
Quelques habitudes pour maintenir le système : assignez un rôle par service pour enregistrer les entrées et sorties (avec un remplaçant), gardez le formulaire là où se fait le travail, prévoyez une revue hebdomadaire de 10 minutes pour repérer les jours manquants ou les pics étranges, et supprimez les champs que personne n’utilise.
Si votre équipe veut un outil partagé, une appli web ou mobile basique peut être plus pratique que le papier, surtout quand plusieurs personnes ont besoin des mêmes totaux. Si vous n’avez pas de développeur, Koder.ai (koder.ai) peut vous aider à créer une simple application de suivi entrées/sorties depuis un chat, puis exporter le code source ou l’héberger quand vous êtes prêt.
Améliorez en petits pas. Une seule rubrique moins confuse vaut souvent mieux qu’un formulaire « parfait » que personne n’utilise.
