Mettez en place un formulaire de consentement numérique pour les soins de beauté avec signature, questions oui/non simples et stockage sécurisé dans le dossier client.
Un formulaire de consentement numérique pour les soins de beauté résout un problème simple mais important : vous avez besoin d’une autorisation claire avant d’effectuer un soin, et vous devez pouvoir prouver plus tard ce à quoi le client a consenti.
La plupart des salons font du bon travail, mais le consentement devient confus quand il reste sur papier. Les pages disparaissent. L’écriture est difficile à lire. Un client coche une case, mais vous ne savez pas quand il l’a fait ni s’il a compris la question. Si quelqu’un dit plus tard « Je n’ai jamais consenti à ça » ou « Je vous ai dit que j’étais enceinte / que je prenais un médicament, » le papier rend la réponse plus difficile.
Les formulaires numériques réduisent aussi la friction à l’accueil. Plutôt que de répéter les mêmes questions, courir après des initiales et ressaisir des informations dans un autre système, le client répond une fois et tout va là où votre équipe en a besoin. Moins de retards gênants, moins de conversations précipitées dans un hall d’attente chargé et moins d’erreurs liées à une double saisie.
Au minimum, la plupart des entreprises de beauté ont besoin d’une configuration simple : une zone de signature (doigt sur tablette, souris ou téléphone), quelques cases oui/non pour les facteurs de risque et règles, une sauvegarde automatique dans le dossier client, et un horodatage lié au membre du personnel et au service pour qu’il soit clair à quoi le consentement s’appliquait.
Quand c’est bien fait, le consentement cesse d’être une paperasse et devient un filet de sécurité pour les deux parties. Les clients se sentent informés et votre équipe a un dossier propre de ce qui a été divulgué et accepté.
Un bon formulaire est court, spécifique au soin et facile à compléter lors de l’accueil. L’objectif est simple : capturer les détails exacts de ce qui a été accepté, plus les vérifications de santé qui changent la décision de réaliser le soin.
Commencez par l’essentiel qui identifie le client et le rendez‑vous : nom du client et au moins un moyen de contact (téléphone ou e‑mail), nom et zone du soin (par exemple « peeling chimique - visage » ou « épilation - bikini »), nom du technicien (ou identifiant du personnel) et date/heure du service. Ne collectez la date de naissance que si vous en avez vraiment besoin pour les limites d’âge ou la sécurité. Ajoutez un petit champ de notes pour tout suivi nécessaire.
Ensuite, incluez une courte explication en langage clair des risques et des soins post‑traitement. Concentrez‑vous sur ce que le client doit savoir pour décider et sur ce qu’il doit faire après. Un ou deux paragraphes brefs suffisent généralement, suivis d’une simple reconnaissance comme : « Je comprends les effets secondaires possibles et je suivrai les consignes d’après‑soin. »
Ajoutez des questions oui/non qui signalent des contre‑indications. Elles doivent être précises, pas vagues. Exemples fréquents dans les salons et spas :
Terminez par un champ de consentement par signature électronique et la date/heure automatique de la signature. Si possible, capturez aussi qui l’a collecté (membre du personnel) et quelle version du formulaire le client a signée pour pouvoir montrer exactement ce qu’il a vu en cas de question.
De bonnes cases à cocher sont simples. Le client les lit une fois, sait ce que signifie « Oui » et peut répondre sans deviner ni demander au personnel d’expliquer.
Limitez chaque item oui/non à une idée claire. Si vous avez besoin de deux notions, faites deux questions. Par exemple, au lieu de « Je suis enceinte ou j’allaite et j’ai des allergies, » séparez‑les pour que le client puisse répondre honnêtement sans réfléchir trop longtemps.
Utilisez des mots simples que les gens emploient au quotidien. Évitez le langage médical ou de longues clauses juridiques que les clients zappent. Vous pouvez rester précis sans sonner comme un manuel. Si vous devez mentionner une condition, dites‑le clairement (par exemple « utilise actuellement un médicament contre l’acné sur prescription ») et faites‑le court.
Obligatoire vs facultatif compte. Ne rendez obligatoires que les éléments dont vous avez vraiment besoin pour décider si le soin est sûr aujourd’hui. Le reste peut être optionnel pour que le formulaire ne ressemble pas à un interrogatoire.
Une façon simple de garder le formulaire concis est d’ajouter des suivis conditionnels : affichez un champ « Veuillez préciser » seulement quand le client choisit « Oui ». Cela garde la page propre pour la plupart des gens, mais vous donne les détails quand quelque chose nécessite plus d’attention.
Ajoutez aussi une façon claire d’interrompre l’accueil. Une case comme « Je ne souhaite pas continuer ce service aujourd’hui » (ou un bouton « Refuser ») évite que les clients se sentent coincés et donne au personnel une porte de sortie respectueuse.
Un petit modèle qui fonctionne bien pour de nombreux soins :
Si un client tape « Oui » à la question sur les réactions, affichez un court prompt : « Que s’est‑il passé et quand ? » Gardez la zone de réponse courte pour obtenir les faits essentiels, pas une longue histoire.
Le meilleur flux de consentement est celui que votre équipe utilisera vraiment quand c’est chargé. Visez moins de transferts, moins de moments « on le fera plus tard » et un endroit clair où le formulaire signé finit dans le dossier client.
Si la plupart des clients s’enregistrent au comptoir, la tablette sur place est difficile à battre. Vous pouvez confirmer le service, répondre aux questions, puis capturer signature et cases à cocher dans un seul flux avant qu’ils n’aillent en cabine.
Si vous gérez des soins longs ou à risque plus élevé, envoyer un lien avant le rendez‑vous réduit la pression à l’arrivée. Les clients peuvent lire tranquillement à la maison et le personnel ne doit que confirmer que c’est complété.
Une borne en libre‑service dans la salle d’attente peut fonctionner si vous avez un flux constant de clients sans rendez‑vous ou plusieurs techniciens. Cela accélère, mais il faut quand même une personne pour vérifier l’identité et s’assurer que c’est le bon client qui signe.
Plutôt que de trop réfléchir, choisissez un défaut qui correspond à votre réalité : tablette au comptoir quand le desk contrôle le flux, en ligne à l’avance quand les clients réservent, et borne quand vous avez l’espace et quelqu’un pour la surveiller.
Pour les clients réguliers, ne les faites pas re‑signer à chaque visite si rien n’a changé. Montrez plutôt le consentement précédent et demandez‑leur de confirmer les points clés (par exemple « Nouvelles allergies ou médicaments ? ») et ne faites re‑signer que si nécessaire.
Demandez un nouveau consentement quand ils réservent un nouveau type de service (par exemple, un peeling chimique après avoir seulement fait des soins du visage), quand votre fenêtre de politique est passée (souvent tous les 6 à 12 mois), quand les informations de santé changent (grossesse, nouveau médicament, réaction récente), ou quand vous modifiez le libellé ou l’explication des risques.
Commencez par clarifier quand vous avez besoin d’un consentement. Un formulaire numérique est le plus utile lorsqu’un soin comporte un risque plus élevé, présente des contre‑indications ou impose des règles d’après‑soin que vous voulez garder au dossier.
D’abord, listez les services exacts qui requièrent un consentement dans votre salon. Restez spécifique (par exemple « peeling chimique » ou « rehaussement de cils »), pas « services avancés ». Cela évite les suppositions du personnel et vous aide à appliquer le bon formulaire à chaque fois.
Ensuite, rédigez les questions et le texte de consentement. Utilisez des cases oui/non courtes pour les faits qui changent la décision (enceinte, rétinoïdes, allergies, procédures récentes). Gardez le paragraphe de consentement court : ce qu’est le soin, principaux risques, ce que le client doit faire après et qu’il a eu l’occasion de poser des questions.
Puis construisez le formulaire avec seulement les champs que vous utiliserez vraiment : infos de base du client, nom du service, date, membre du personnel et les cases à cocher. Ajoutez des questions conditionnelles uniquement quand un « Oui » nécessite un détail. Par exemple, si « Oui » aux allergies, affichez un seul suivi : « À quoi êtes‑vous allergique ? »
Capturez une signature électronique et affichez un message clair de fin. Le client doit voir une confirmation simple « Signé et enregistré ». Si votre flux le permet, proposez d’envoyer une copie par e‑mail ou SMS.
L’essentiel est la pièce jointe et la récupération. Quand le client signe, le système doit stocker le formulaire complété dans le profil du client, étiqueté par service et date, pour que le personnel le trouve en quelques secondes.
Faites un test rapide avant la mise en production. Un membre du personnel joue le client et :
Si vous créez votre propre flux d’accueil, l’objectif reste le même : collecter le formulaire, capturer la signature et le stocker automatiquement avec le dossier client pour que rien ne se perde entre le comptoir et la cabine.
Un formulaire de consentement n’aide que si vous pouvez montrer ce que le client a accepté, quand il l’a fait et ce qu’il a vu à ce moment‑là. Pensez à l’enregistrement comme à un petit reçu de la décision, pas seulement un fichier uploadé.
Enregistrez les réponses réelles du client et l’heure de signature. Si vous collectez une signature, stockez soit l’image de la signature, soit les données que votre outil génère, plus un horodatage clair. Évitez d’écraser les anciennes réponses quand un client revient. Conservez chaque session signée comme une entrée distincte.
Capturez aussi le contexte. Si une question survient plus tard, vous devez savoir quel service a été réalisé et où. Stockez l’emplacement et, si vous le suivez, la cabine. Cela compte quand la même entreprise a plusieurs sites ou quand les services diffèrent selon l’installation.
Une piste d’audit propre inclut généralement :
La gestion des versions est ce que beaucoup de salons oublient. Si vous modifiez votre texte le mois prochain, les anciens dossiers clients doivent toujours afficher l’ancien texte qu’ils ont accepté. La manière la plus simple est de stocker un identifiant de version du modèle et de conserver une copie complète du texte avec les réponses.
Exemple : un client découvre un peeling plus fort pour la première fois. Votre dossier doit indiquer le type de peel, la localisation du studio, que le membre du personnel Alex l’a enregistré sur un iPad, la version exacte du texte qu’il a vue, plus une copie PDF verrouillée.
Un formulaire de consentement numérique pour soins de beauté reste un document à caractère santé. Traitez‑le comme tout document confidentiel : ne collectez que ce qui est nécessaire, protégez‑le et conservez‑le uniquement aussi longtemps que vous en avez une raison claire.
Commencez par l’accès. La plupart des problèmes de confidentialité ne sont pas des pirates, mais des partages accidentels. Limitez l’accès aux personnes qui en ont vraiment besoin (accueil pour la saisie, le prestataire pour l’historique, et un propriétaire ou manager pour les litiges). Si votre système gère des rôles, configurez‑les et révoyez‑les lors des changements de personnel.
La durée de conservation est la pièce suivante. Décidez combien de temps vous gardez les consentements signés et respectez‑la. Le bon délai dépend des règles locales et du type de service, mais « pour toujours » est rarement une bonne valeur par défaut. Écrivez une règle simple que votre équipe pourra suivre et appliquez‑la de la même façon pour tous les clients.
Sachez où vivent les fichiers et comment ils sont protégés. Avant de lancer, assurez‑vous de pouvoir répondre :
Les clients doivent pouvoir obtenir une copie de ce qu’ils ont signé. Facilitez‑le : un bouton pour imprimer/exporter ou un processus standard au comptoir. Lorsqu’on vous demande une copie, notez la date et le mode de livraison.
Enfin, ajoutez une petite mention sur le formulaire et dans votre politique interne : ceci n’est pas un conseil juridique, vérifiez la rétention et le libellé du consentement pour votre ville, état et pays. Les exigences peuvent varier, surtout si vous opérez dans plusieurs juridictions ou stockez des données dans une autre région.
Un nouveau client réserve un peeling chimique pour la première fois. À son arrivée, vous envoyez le formulaire sur son téléphone ou lui donnez une tablette au comptoir. L’objectif est simple : obtenir des réponses claires rapidement, puis capturer une signature après avoir revu les éléments à risque.
Le formulaire est court mais précis. Il pose des questions oui/non qui changent réellement le plan de traitement, comme s’il a utilisé des rétinoïdes ou un médicament contre l’acné sur prescription ces 2 à 4 dernières semaines, s’il a des allergies aux ingrédients cosmétiques, au latex ou aux adhésifs, s’il est enceinte ou allaite, s’il a eu une forte exposition au soleil ou un coup de soleil dans les 7 derniers jours, et s’il a subi récemment une épilation, exfoliation ou un soin en salon sur la zone.
Le client tape « Oui » pour la question sur les médicaments et ajoute une note : « A commencé le tretinoin il y a 3 semaines, utilisation une nuit sur deux. » Ce détail unique est la force de l’accueil numérique : vous le voyez avant d’agir.
Au comptoir (ou en cabine), un membre du personnel révise la réponse, pose une question de suivi rapide et ajuste le plan. Vous pouvez opter pour un peeling plus doux, réduire la concentration, reporter le soin ou insister sur la préparation et l’après‑soin.
Ce n’est qu’après confirmation du plan que le client signe. Le consentement signé est ensuite enregistré dans son profil client pour que la prochaine fois soit plus simple : vous verrez ce qui a été accepté, ce qui a été modifié et pourquoi.
Le plus gros problème est un formulaire que les gens ne lisent pas. Si l’accueil est chargé et que le texte ressemble à une page entière de termes juridiques, les clients survoleront, cliqueront « accepter » et se sentiront ensuite surpris ou trompés.
Gardez le texte de consentement court et simple. Placez d’abord les points de risque (rougeurs, irritation, poussée allergique, ecchymoses, limites d’après‑soin). Si vous avez besoin de conditions plus longues, séparez‑les du résumé de consentement pour que l’étape de signature reste lisible.
Les questions vagues posent aussi problème. « Des problèmes de santé ? » est trop large, facile à mal répondre et difficile à exploiter plus tard. Posez des questions oui/non spécifiques liées au service. Exemples : « Êtes‑vous enceinte ou allaitez‑vous ? » « Prenez‑vous des anticoagulants ? » « Avez‑vous une infection cutanée active ? » « Avez‑vous pris de l’isotrétinoïne ces 6 derniers mois ? »
Un enregistrement de consentement n’est utile que si vous pouvez prouver ce qui a été accepté et quand. Beaucoup de salons oublient de stocker la version du texte et un horodatage clair. Enregistrez le texte exact (ou un identifiant de version), les réponses du client, la signature et la date/heure.
Quelques pièges de flux à éviter :
Une règle simple : si le client ferait un choix différent en voyant la nouvelle information, considérez cela comme un nouveau consentement.
Avant de remettre une tablette à un vrai client, faites une mise en situation complète. Utilisez un faux nom, répondez à toutes les questions, signez, enregistrez, puis essayez de retrouver le formulaire signé comme si vous étiez débordé au comptoir.
Utilisez cette checklist de mise en service :
Ensuite, faites un test en conditions réelles. Demandez à un collègue de remplir rapidement, avec les mains humides, un appel téléphonique et un client qui attend. Si la personne hésite sur une case, réécrivez‑la.
Formulez la règle de re‑signature en une phrase. Exemples : re‑signer tous les 12 mois, re‑signer après un changement majeur du formulaire, et re‑signer avant les services à haut risque. Quelle que soit la règle, appliquez‑la de façon cohérente pour éviter que le personnel ne devine.
Quand votre formulaire numérique fonctionne en test, gardez le déploiement limité au départ. Choisissez un service (généralement le plus courant ou le plus risqué) et utilisez‑le pendant une semaine. Vous repérerez vite les vrais problèmes : libellé confus, signatures manquantes ou une étape du comptoir qui ralentit tout.
Donnez une règle simple au personnel : si une réponse indique un risque, faites une pause et vérifiez avant de commencer. Un « oui » à grossesse, rétinoïdes récents, allergies, anticoagulants ou une condition cutanée doit déclencher une vérification rapide, pas un enchaînement précipité.
Plan de déploiement pragmatique : commencez avec un service et recueillez des retours quotidiens pendant cinq jours, ajustez le libellé et l’ordre des questions, formez l’équipe sur les moments où il faut s’arrêter et vérifier, puis étendez au service suivant seulement quand le premier devient routinier. Après deux semaines, revérifiez les taux de complétion (signature plus cases obligatoires).
Ensuite, décidez comment les dossiers circuleront quand vous en aurez besoin. Même si vous ne prévoyez jamais de changer d’outil, il arrivera un jour que vous deviez partager un dossier pour une demande client, un dossier d’assurance ou un contrôle. Avant de généraliser, clarifiez qui peut voir et modifier un formulaire signé, comment exporter un dossier client, où il est stocké pour rester lié au bon client, et ce qui se passe quand un client met à jour ses réponses plus tard.
Si vous voulez moins de travail manuel, des outils comme Koder.ai (koder.ai) peuvent servir à construire un flux d’accueil simple et une gestion des dossiers clients à partir d’une interface de chat, de sorte que le formulaire, la capture de signature et le stockage se fassent au même endroit.
Mettez un rappel calendrier pour revoir le flux tous les quelques mois. Les services évoluent, le personnel change et les règles locales aussi. De petites mises à jour évitent de gros problèmes plus tard.
Une formulaire de consentement numérique vous donne l’autorisation claire d’effectuer un soin spécifique et un enregistrement que vous pouvez consulter plus tard. Il vous aide à prouver ce qui a été convenu, quand c’est signé et quels risques ou soins post-traitement ont été expliqués.
Utilisez-le pour tout soin présentant un risque réel, des contre-indications ou des règles d’après-soin que vous voulez conserver au dossier : peelings chimiques, épilation, soins des cils, ou tout soin impliquant des adhésifs ou des actifs puissants. Si une réponse “oui” change la décision de réaliser le soin aujourd’hui, elle doit figurer sur le formulaire.
Gardez-le court : nom du client, un moyen de contact, nom et zone du service, date/heure, membre du personnel, un bref résumé des risques/soins post-traitement, et quelques questions oui/non qui influencent la sécurité. Ajoutez une signature électronique et un horodatage automatique pour compléter l’enregistrement.
Rédigez chaque case comme une seule idée claire et utilisez des mots du quotidien que les clients reconnaissent. Ne rendez obligatoires que les éléments vraiment nécessaires, et n’affichez une petite zone de texte de suivi que lorsqu’un client répond “Oui”, pour que le formulaire reste rapide pour la majorité.
Privilégiez la tablette au comptoir si la plupart des clients arrivent et paient en personne : le personnel peut confirmer le service et répondre aux questions avant la signature. Envoyez le formulaire à l’avance lorsqu’ils réservent ou pour les services à plus haut risque, afin qu’ils puissent lire calmement et que vous vérifiiez simplement l’achèvement au comptoir.
Ne faites pas re-signer à chaque visite si rien n’a changé : vérifiez plutôt les points clés comme de nouvelles allergies ou médicaments. Demandez une nouvelle signature lorsque le type de service change, que le consentement dépasse la durée que vous avez fixée, que des informations de santé changent, ou lorsque vous modifiez le texte ou l’explication des risques.
Conservez les réponses du client, les données ou l’image de la signature et la date/heure de signature, ainsi que les détails du service et qui l’a collectée. Gardez également la version exacte du texte de consentement présentée au moment de la signature et une copie verrouillée pour pouvoir la montrer ultérieurement sans modification.
Oui, si vous pouvez présenter l’enregistrement signé, l’horodatage et le texte exact du consentement affiché. L’approche la plus sûre est de considérer la signature comme un élément d’un dossier complet comprenant le contexte du service et les réponses du client.
Ne collectez que ce dont vous avez vraiment besoin, limitez l’accès au personnel qui l’utilise réellement et définissez une règle claire de conservation que l’équipe suit. Sachez où les fichiers sont stockés, qui peut les exporter, comment fonctionnent les sauvegardes et comment fournir une copie au client sur demande.
Avec Koder.ai, commencez par décrire vos services, les vérifications oui/non requises et le court texte de consentement en langage simple, puis générez un flux d’accueil qui capture la signature et enregistre automatiquement dans le dossier client. Avant de déployer, testez tous les chemins conditionnels, vérifiez que la signature ne peut pas être sautée et confirmez que le formulaire signé apparaît sous le bon client à chaque fois.
