Utilisez un formulaire de collecte des tailles pour rassembler tailles, noms et détails de livraison au même endroit, réduire les erreurs et garder les commandes de groupe sous contrôle.
Les commandes de t-shirts en groupe commencent simplement, puis basculent dans le chaos des messages. Une personne répond dans le chat d'équipe, une autre envoie un DM, quelqu'un texte une photo d'une étiquette de taille, et deux personnes répondent une semaine plus tard par « comme la dernière fois ». Les informations sont alors éparpillées dans plusieurs applis, et vous jouez les détectives au lieu de passer la commande.
Le vrai problème n'est pas les « tailles ». C'est le manque de contexte. Une taille sans type de coupe (homme, femme, unisexe), sans choix de couleur ou sans quantité n'est pas exploitable. Et quand les gens devinent, ils se trompent souvent. Ça finit en réappros, coéquipiers mécontents et frais de livraison supplémentaires.
Voici ce qui rend généralement un formulaire de collecte de tailles confus, même avant de commander :
Un exemple rapide : un club commande 30 t-shirts. Vingt personnes répondent le premier jour, cinq répondent après un rappel, et cinq ne répondent jamais. Deux personnes écrivent « M » mais veulent un medium femme, tandis que vous commandez unisexe. Quand la boîte arrive, ces deux t-shirts ne vont pas, et vous devez négocier des échanges.
« Terminé » devrait être ennuyeux. Cela signifie que vous avez une seule liste complète prête à être envoyée au fournisseur, sans questions supplémentaires. Pour la plupart des groupes, cela veut dire :
Une fois que vous visez ce type de « terminé », vous arrêtez de collecter des messages et vous commencez à collecter des commandes propres.
Avant d'écrire la première question du formulaire, définissez ce que signifie « terminé ». La façon la plus rapide de créer de la confusion est de commencer par un formulaire de collecte de tailles, puis de réaliser à mi-chemin que vous avez aussi besoin des noms pour l'impression, de deux choix de couleur et d'un plan de retrait.
Commencez par nommer le groupe et le contexte. Une équipe sportive a généralement besoin des noms des joueurs et peut-être des numéros. Un événement scolaire peut demander la classe ou le niveau. Les goodies d'entreprise nécessitent souvent un email pro pour les suivis et une adresse si les personnes sont à distance.
Ensuite, estimez la taille du groupe. Pour 10 personnes, vous pouvez vous permettre quelques questions optionnelles et gérer les cas particuliers manuellement. Pour 200 personnes, gardez les choix serrés et standardisés, car même un petit malentendu se multiplie en dizaines d'articles erronés. Les grands groupes profitent aussi d'une « case d'approbation » comme « Je confirme que mes choix de taille et d'article sont corrects. »
Puis décidez comment les articles seront distribués. La livraison n'est pas unique, et votre formulaire doit correspondre au plan :
Enfin, confirmez ce que vous commandez. Est-ce un article par personne ou des choix multiples comme tee-shirt + sweat + casquette ? Si plusieurs options existent, définissez les règles dès le départ (par exemple : « Choisissez 1 haut » ou « Choisissez jusqu'à 2 articles »). Si les gens peuvent commander des extras, décidez si vous avez besoin d'infos de paiement ou juste d'un champ quantité.
Exemple : une équipe de 40 bénévoles commandant des t-shirts peut n'avoir besoin que du nom, de la taille, de la couleur et du choix de retrait. Une commande de conférence de 180 personnes avec des participants à distance peut nécessiter des adresses complètes, des dates limites et une politique claire pour les changements.
Un bon formulaire est court, mais il empêche les deux choses qui ruinent les commandes de groupe : les informations manquantes et les suppositions du type « je pensais que vous vouliez dire… ». L'objectif est de collecter tout ce dont vous avez besoin en une fois, dans un format que vous pouvez copier directement dans une liste de commande.
Commencez par l'identité. Demandez le nom complet tel qu'il doit apparaître sur la feuille de commande. Si des noms seront imprimés sur l'article, faites-en un champ séparé et demandez l'orthographe exacte et la capitalisation.
Ensuite, capturez les choix de produit de façon à ne laisser aucun vide. Un formulaire de collecte de tailles doit rendre difficile la réponse « Large » sans aussi choisir le type de coupe quand cela compte.
Ces champs couvrent la plupart des commandes d'uniformes ou de t-shirts :
La livraison est souvent l'endroit où les formulaires se cassent. Si vous autorisez l'expédition, collectez l'adresse complète en un seul bloc (rue, ville, état/région, code postal, pays) et un numéro de téléphone si le transporteur en a besoin. Si vous proposez le retrait, demandez au participant de choisir un lieu de retrait et une plage horaire si vous avez des heures limitées.
Un exemple simple : un club propose un tee ou un sweat en noir ou gris, avec retrait au bureau d'accueil. Votre formulaire doit forcer trois décisions (type d'article, taille + coupe, couleur) puis un choix logistique (retrait). Ainsi, vous n'aurez pas à deviner si « M » signifiait medium femme, ou si la personne voulait un tee et un sweat.
Si vous voulez moins de suivis, ajoutez un champ optionnel en fin : « Quelque chose à signaler ? ». Les gens y indiqueront des soucis de taille, des quantités séparées ou des besoins de livraison particuliers avant que vous ne passiez la commande.
La plupart des mauvaises commandes ne viennent pas de « mauvaises tailles » mais de questions peu claires. Si deux personnes interprètent différemment votre formulaire, vous obtiendrez deux réponses différentes, même si elles portent la même taille.
Ne demandez pas « Quelle taille faites-vous ? » en espérant que tout le monde comprenne la même chose. Un tee unisexe, un tee femme ajusté et un sweat peuvent tous porter « M » mais ne pas avoir le même rendu.
Choisissez d'abord le produit exact, puis incluez son tableau des tailles directement dans le formulaire. Comme vous n'utilisez pas d'images, collez les mesures en texte (par exemple : largeur poitrine et longueur du corps par taille). Si vous avez plusieurs articles (tee et sweat), incluez un tableau séparé pour chacun.
Indiquez aussi en une ligne la coupe et la gamme de tailles, par exemple : « Tailles adultes unisexes (XS-3XL) » ou « Tailles enfant (YXS-YL) ». Ce détail unique évite beaucoup d'allers-retours.
Si l'article a tendance à tailler petit (ou si vous n'êtes pas sûr), demandez une mesure clé pour ancrer la réponse. La poitrine est généralement la plus simple car on peut mesurer un vêtement qu'on possède déjà.
Restez simple :
Ajoutez une courte note pour les « entre deux tailles » uniquement si c'est vrai pour l'article commandé, par exemple : « Si vous êtes entre deux tailles, prenez la taille au-dessus. » Si la marque taille grand, dites le inverse, ou laissez l'avis de côté.
Donnez enfin une petite zone de commentaire optionnelle pour les cas particuliers. Quelqu'un pourra écrire « je préfère un fit ample », « torse long » ou « merci de respecter ma commande précédente ». Cela garde ces détails hors du chat tout en vous permettant de mieux décider.
Un exemple rapide : pour une commande de club, deux membres peuvent choisir « M », mais l'un ajoute 42 pouces de poitrine et « fit ample ». C'est un bon indice qu'il doit prendre une taille au-dessus, et vous l'attrapez avant d'acheter 30 t-shirts.
Choisissez un outil que tout le monde peut ouvrir sur n'importe quel appareil. Une application de formulaire partagée de base suffit pour la plupart des équipes. Si vous avez besoin d'un flux personnalisé (comme sauvegarder dans un tableur et envoyer des confirmations), vous pouvez aussi construire rapidement une petite page web avec un générateur en chat comme Koder.ai.
Commencez par écrire un titre clair et une ligne de contexte : pourquoi sont ces t-shirts, ce que les gens choisissent et ce qui se passe après soumission. Mettez la date limite sur le premier écran pour que personne ne la manque.
Voici un plan de construction simple réalisable en une session :
Ne demandez les détails de livraison que si la livraison fait partie de votre plan. Beaucoup d'outils permettent d'afficher des questions conditionnelles quand quelqu'un choisit « Ship to me » au lieu de « Pickup ». Cela garde le formulaire court pour la plupart des personnes et réduit les mauvaises adresses.
Avant d'envoyer le formulaire à tout le groupe, testez-le comme un vrai participant. Ouvrez-le sur votre téléphone, choisissez plusieurs options et vérifiez que l'écran de confirmation montre ce que vous attendez.
Un test rapide qui attrape la plupart des problèmes :
Une fois validé, partagez-le en toute confiance.
La plupart des problèmes de taille ne sont pas des problèmes de taille. Ce sont des problèmes de déploiement : les gens ratent le message, oublient la date limite ou répondent dans le chat avec des infos partielles.
Envoyez une annonce claire qui inclut la date limite et ce qui se passera ensuite. Si vous utilisez un formulaire, traitez-le comme une mini-caisse : un endroit pour soumettre, une date de clôture et une personne à contacter.
Voici un message simple que vous pouvez copier-coller :
Team - please submit your shirt details by Friday 5pm.
What to do: Fill in the form with your name, size, color choice (if any), and delivery/pickup preference.
Deadline: Friday 5pm (after that, we place the order).
What happens next: We’ll share a final summary on Monday and then order the shirts.
Questions: Message Alex (only) so we don’t miss anything.
Après le premier envoi, les rappels doivent être courts et ciblés aux non-répondeurs. Ne réexpliquez pas toute la commande à chaque fois. Un rappel marche mieux quand c'est le même message, répété avec un délai plus court.
Un rythme simple de rappels :
Quand la date limite est atteinte, gel des changements. Cela veut dire : pas d'éditions dans le chat et pas d'exceptions « juste cette fois ». Si quelqu'un a raté la date, il peut être ajouté à une seconde vague plus tard, ou acheter séparément. Cette règle simple évite les échanges de dernière minute qui causent des erreurs et des totaux instables.
Centralisez les questions vers une seule personne de contact. Cela évite des réponses contradictoires comme « on peut imprimer les noms » ou « oui, on peut changer la couleur » quand ce n'était pas prévu. Par exemple, si quelqu'un demande « Je suis entre M et L, que choisir ? », la personne en charge répondra avec la politique convenue (par ex. « prenez votre taille habituelle, on commande unisexe, pas d'échanges »).
Si vous voulez encore moins courir après, importez les réponses dans un simple tableau de suivi pour voir instantanément qui manque et relancer vite. Certaines équipes créent un petit outil interne pour cela.
La plupart des commandes ratées viennent de petits manques dans le formulaire, pas d'une mauvaise volonté. Corrigez les points faibles dès le départ et votre formulaire se transforme en données prêtes à commander.
« Taille » seule ne suffit pas. Une coupe unisexe et une coupe femme peuvent rendre différemment même si l'étiquette est la même. Si vous proposez plusieurs coupes, faites choisir la coupe d'abord (ex. : unisex, homme, femme, enfant), puis la taille dans cette coupe.
Si quelqu'un peut tout taper, il le fera. Vous obtiendrez « Medium », « M », « med », « M (serré) » et « comme l'an dernier ». Ça complique le tri. Utilisez une liste de choix fixe pour les tailles et gardez le champ taille propre. Si besoin d'infos supplémentaires, utilisez un champ notes séparé.
Les erreurs arrivent quand le formulaire suppose « un t-shirt par personne ». Certains en voudront deux, d'autres pour un partenaire ou un enfant. Si vous ne demandez pas la quantité, ils vous écriront plus tard et vous perdrez la trace.
Un simple champ quantité (avec une limite raisonnable) évite le classique « Peux-tu en ajouter un ? ».
Si tout arrive à un bureau, un coach ou une table de retrait, vous n'avez généralement pas besoin des adresses personnelles. Les collecter ajoute du travail, augmente les fautes de frappe et soulève des questions de confidentialité.
Demandez ce qui correspond à votre plan : choix de lieu de retrait, créneau préféré et un moyen de contact en cas de problème.
Quand il n'y a pas de date de fin, les réponses traînent et vous êtes obligé de commander sur des informations incomplètes. Quand la date change, les gens ne la prennent plus au sérieux.
Écrivez une seule date limite, incluez le fuseau horaire et tenez-vous-y. Par exemple : « Soumettre avant vendredi 17:00 ET ». Si vous devez prolonger, faites-le une fois et annoncez clairement la nouvelle date.
Un exemple rapide : un club commande deux couleurs pour un tournoi. Si le formulaire laisse taper la taille librement et n'exige pas la coupe, vous obtiendrez des tailles incompatibles et des « je voulais dire medium femme ». Deux champs supplémentaires et des tailles fixes empêchent la plupart des erreurs.
Quand les réponses arrivent, votre rôle passe de la collecte au nettoyage. L'objectif : transformer des entrées variées en une feuille de commande unique, prête pour le fournisseur.
Commencez par standardiser les tailles. Même si votre formulaire proposait un menu déroulant, vous pouvez voir des entrées étranges issues d'anciennes réponses ou de copier-coller. Convertissez tout en une série de valeurs (XS, S, M, L, XL, XXL). Faites de même pour les couleurs (par ex. « navy » vs « dark blue ») pour que vos totaux soient exacts.
Ensuite, faites un contrôle rapide de complétude. Cherchez les détails manquants de livraison (retrait vs envoi), les noms incomplets, ou le statut de paiement si vous l'avez collecté. Si votre outil propose des validations, signalez les champs vides automatiquement, mais faites quand même une passe manuelle avant de commander.
Quand c'est propre, exportez dans une feuille de commande simple. Gardez une ligne par personne, avec seulement les champs nécessaires pour le fournisseur plus quelques colonnes administratives pour vous. Un format utile :
Avant d'envoyer quoi que ce soit, confirmez les totaux par taille et couleur. Un tableau croisé ou un regroupement suffit souvent. Si vous avez commandé 12 t-shirts mais seulement 11 payés, ou si vous avez « 3 black » et « 3 Black », mieux vaut le voir maintenant.
Enfin, conservez une trace des confirmations. Sauvegardez l'export brut du formulaire (votre source de vérité) et notez qui a soumis quoi et quand. Si quelqu'un conteste sa taille plus tard, vous répondez avec des faits et non des suppositions.
Exemple : un club propose deux couleurs et retrait à l'entraînement. Vous totalisez par taille et couleur, repérez une réponse sans choix de couleur, et corrigez avant de passer la commande finale.
Avant d'appuyer sur envoyer, prenez deux minutes pour vérifier les détails qui causent souvent des confusions. Un bon formulaire de collecte de tailles vise surtout à éliminer les occasions de deviner.
Commencez par la date limite. Placez-la en haut du formulaire et répétez-la dans le message d'accompagnement. Si votre groupe est réparti, indiquez le fuseau horaire (par ex. « vendredi 17:00 ET ») pour éviter les malentendus.
Ensuite, assurez-vous que vos infos de taille sont fiables. Utilisez le même tableau que votre fournisseur utilisera et confirmez qu'il correspond au type exact du vêtement (unisex, femme, enfant) et à la marque. Si vous collez des mesures, restez cohérent (pouces ou cm, pas les deux).
Voici une petite checklist pré-envoi qui évite la plupart des erreurs :
Pour la livraison, soyez précis sur le plan. Si c'est du retrait, demandez un créneau préféré uniquement si vous avez plusieurs options. Si c'est de l'expédition, collectez l'adresse complète en un bloc et rappelez de vérifier l'orthographe.
Enfin, programmez un court créneau de revue. Par exemple : « Revue de commande lundi : vérifier les tailles manquantes, confirmer les totaux par taille et couleur, puis commander. » Ce créneau évite les erreurs précipitées et les réassorts coûteux.
Un club scolaire commande 60 t-shirts pour un week-end. Ils veulent deux couleurs (Navy et White), un mélange de coupes unisex et femme, et un retrait simple pendant la pause déjeuner. L'objectif : tout collecter en une fois, éviter les fils de discussion interminables et finir avec un résumé propre que le fournisseur peut copier dans une facture.
Le formulaire commence par les bases : nom de l'étudiant, téléphone ou email (pour rappels), et « membre du club ou parent ? » Puis les questions deviennent spécifiques :
Une astuce réduit les tailles erronées : ajoutez une question de vérification juste sous la taille, par ex. « Quelle taille portez-vous habituellement dans un t-shirt standard ? » Si quelqu'un choisit Women’s M mais écrit « Habituellement L homme », vous pouvez le repérer avant la commande.
Après deux jours, l'organisateur trie par « manquant » et relance seulement les non-répondeurs. Un message court suffit : « Petit rappel : soumettez votre taille avant 15h aujourd'hui pour que nous puissions passer la commande. Répondez si vous avez besoin d'aide pour choisir. »
Au moment de commander, l'organisateur crée un résumé prêt fournisseur comme ceci (exemple chiffré) :
Si vous voulez transformer ça en un formulaire réutilisable avec une vue admin simple (non-répondeurs, totaux par taille, listes de retrait), vous pouvez créer une petite app web sur Koder.ai en décrivant le formulaire et les règles en chat. De là, vous pouvez déployer, héberger et exporter le code source si besoin.
Utilisez un seul formulaire avec des choix fixes au lieu de laisser les gens répondre dans le chat. Faites du type de coupe et de la taille des champs obligatoires séparés, et ajoutez une date limite ferme que vous ne déplacerez pas pour que la commande puisse vraiment se clore.
Collectez seulement les champs qui rendent la commande prête pour le fournisseur : nom complet, type d'article, quantité, type de coupe, taille, couleur et méthode de livraison. Ne demandez l'adresse d'expédition que si vous comptez vraiment expédier.
Demandez d'abord le type de coupe, puis affichez les tailles correspondantes à cette coupe, afin que personne ne soumette « M » sans contexte. Une courte confirmation comme « J'ai vérifié le tableau des tailles et je suis sûr(e) » réduit aussi les approximations.
N'utilisez pas de champ libre pour les tailles. Employez une liste déroulante avec exactement les tailles que vous pouvez acheter, et laissez un champ notes séparé pour les demandes spéciales comme « entre deux tailles » ou « je préfère un fit ample ».
Incluez le tableau des tailles exact du produit que vous commandez, pas un tableau générique. Si l'article taille petit ou grand, demandez une mesure optionnelle (par ex. tour de poitrine) ou ajoutez une note courte (« Si entre deux tailles, prenez la taille au-dessus »), mais seulement si c'est vrai pour cet article.
Rendez la quantité un champ obligatoire avec une plage raisonnable, même si la plupart choisissent 1. Ainsi vous évitez les messages tardifs du type « ajoute-en un de plus », difficiles à suivre quand les totaux sont déjà calculés.
Demandez d'abord la méthode de livraison (retrait ou envoi), puis affichez uniquement les champs nécessaires selon ce choix. Pour l'expédition, collectez l'adresse complète en un seul bloc et un numéro de téléphone seulement si le transporteur en a besoin.
Fixez un seul cutoff clair avec le fuseau horaire et traitez-le comme la date de gel. Après cela, n'acceptez plus d'éditions dans le chat ; mettez les demandes tardives dans un second lot pour que vos totaux restent stables.
Envoyez une annonce claire avec la date limite et exactement ce qu'il faut faire, puis rappelez uniquement aux personnes qui n'ont pas répondu. Dirigez les questions vers une seule personne de contact pour éviter des réponses contradictoires ou des accords informels.
Si vous avez besoin d'un flux personnalisé (questions conditionnelles de livraison, vue admin pour les non-répondeurs, totaux automatiques par taille et couleur), une petite application web peut valoir la peine. Avec Koder.ai, vous pouvez décrire le formulaire et les règles en chat, générer l'app, la déployer et exporter le code source si vous devez le transmettre.