Utilisez cette checklist de comptage de fin de journée pour fermer la caisse de la même façon à chaque fois, avec des étapes claires, des totaux et vérifications rapides pour les nouveaux employés.
La plupart des fermetures de caisse ratent pour une raison simple : les étapes restent dans la tête de quelqu’un. Le caissier expérimenté connaît la routine, mais un nouveau collaborateur comble les trous par des suppositions. De petites différences dans l’ordre (compter d’abord vs. préparer le dépôt d’abord) peuvent changer le résultat, surtout quand le tiroir est occupé et que tout le monde veut partir.
Les petites erreurs s’accumulent vite. Un bordereau de paiement qui n’a jamais été glissé dans l’enveloppe, un remboursement non noté ou des pourboires rangés au mauvais endroit peuvent se transformer en un excédent ou déficit qui semble mystérieux. Quand cela arrive, on recompte souvent la même caisse trois fois sans savoir quoi corriger, parce que le problème vient du processus, pas des calculs.
Une fermeture cohérente signifie que vous suivez les mêmes étapes, dans le même ordre, à chaque fois. L’objectif n’est pas la rapidité. C’est la reproductibilité : deux personnes différentes doivent pouvoir fermer le même tiroir et obtenir la même réponse.
Ce type de checklist aide partout où l’on prend de l’espèce : boutiques, cafés, salons, accueils et événements éphémères. Elle est aussi utile pour les managers qui ne ferment qu’occasionnellement.
À la fin, vous devez avoir trois choses : un total clair d’espèces, une correspondance (ou un excédent/déficit documenté) par rapport au montant attendu, et de courtes notes expliquant ce qui est inhabituel pour que le service suivant ne devine pas.
Une bonne préparation rend la clôture cohérente, surtout quand un nouvel employé compte.
Écartez le tiroir et les documents du passage et du bruit. Choisissez un endroit avec un comptoir dégagé, une bonne lumière et sans circulation. Coupez les notifications et stoppez les tâches annexes pour que le comptage ne soit pas interrompu.
Avant de toucher l’argent, rassemblez ce dont vous avez besoin : une calculatrice, un stylo et une feuille de comptage (ou le formulaire standard), un sac ou une enveloppe de dépôt (et un scellé si vous en utilisez), le rapport de clôture POS (imprimé ou à l’écran) et un petit plateau ou insert vide pour trier l’argent.
Sortez vos informations de clôture POS avant de compter. Imprimez le rapport de clôture ou ouvrez l’écran des totaux qui montre l’espèce attendue, les totaux cartes, les remboursements, les paiements sortants et les entrées de pourboire ou de dépôt en espèces. Cela vous donne un chiffre cible pour le rapprochement et vous évite de deviner ce que le système attend.
Fixez une règle claire sur qui touche l’argent. Si vous êtes deux, il est plus simple qu’une personne compte et que l’autre vérifie et signe. Si vous êtes seul, faites deux comptages séparés et comparez les totaux.
Enfin, confirmez la float de départ et la float cible. Si le tiroir doit toujours commencer demain avec 200$, inscrivez-le en haut de la feuille maintenant. C’est ainsi que vous évitez de déposer une partie de la float ou de laisser trop d’espèces.
Commencez la clôture de la même manière à chaque fois. Figés d’abord les chiffres du jour, puis touchez l’argent. Si vous faites l’inverse, il est facile d’oublier une vente tardive, un remboursement ou un paiement sorti.
Avant d’ouvrir le tiroir, arrêtez les nouvelles transactions sur cette caisse. Selon votre configuration, cela peut signifier se déconnecter, mettre la ligne en mode fermée ou suspendre les ventes pour empêcher quelqu’un d’encaisser pendant le comptage.
Ensuite, lancez le résumé de fin de journée (ou fermeture de shift) pour cette caisse et imprimez-le ou rangez-le avec les papiers de clôture du magasin. Ce rapport devient votre total attendu plus tard, même si le tiroir est déjà en désordre.
Un flux simple que beaucoup de magasins suivent :
Retirez toutes les espèces et les éléments assimilés. Ne laissez pas de pièces dans le plateau pour plus tard. Un tiroir vide réduit le risque de double comptage ou d’oubli.
En triant, séparez les billets, les pièces, les chèques et les reçus. Les cartes-cadeaux et les coupons doivent aussi être séparés : ils ressemblent à de l’argent mais ne se rapprochent pas de la même façon.
Gardez les exceptions en un seul endroit pour vérification. Si vous voyez un bordereau de remboursement, un reçu d’annulation ou une note de paiement sorti (par ex. “$40 fournitures nettoyage”), attachez-les ensemble pour confirmer qu’ils correspondent à ce que le POS a enregistré.
Un comptage fiable commence par une habitude : comptez de la même façon à chaque fois et notez au fur et à mesure. Ne vous fiez pas à « je suis à peu près sûr·e que c’était bon ». La trace papier rend la clôture reproductible.
Comptez d’abord les billets, puis les pièces. Pour les billets, commencez par les plus fortes dénominations et descendez jusqu’aux plus petites. Cela rend les calculs plus propres et réduit la probabilité d’oublier une liasse.
Voici une façon simple de l’enregistrer pour que n’importe qui puisse vérifier plus tard :
BILLS
$100 x ____ = $____
$50 x ____ = $____
$20 x ____ = $____
$10 x ____ = $____
$5 x ____ = $____
$1 x ____ = $____
Bill subtotal = $____
COINS
Quarters: rolled ____ ($10 each) + loose $____ = $____
Dimes: rolled ____ ($5 each) + loose $____ = $____
Nickels: rolled ____ ($2 each) + loose $____ = $____
Pennies: rolled ____ ($0.50 each) + loose $____ = $____
Coin subtotal = $____
TOTAL CASH IN DRAWER = $____
Séparez les pièces en rouleaux et les pièces en vrac. Les rouleaux sont rapides à vérifier. Pour les pièces en vrac, comptez par groupes ou recomptez si vous ne les manipulez pas souvent.
Quand vous avez fini, faites une seconde passe, mais ne recomptez pas tout. Recomptez les dénominations qui causent habituellement des erreurs : les $20 et $1 (billets qui collent), les pièces en vrac et toute pile dont le sous-total semble inhabituel par rapport à un jour normal.
Écrivez un total final clair pour l’argent dans le tiroir. C’est ce chiffre que vous rapprocherez ensuite de l’attendu.
Sortez le résumé d’espèces du POS (ou le rapport de fin de journée) et notez l’espèce attendue pour le tiroir. L’approche courante : ventes en espèces moins paiements sortants effectués depuis le tiroir (paiements sortants, remboursements en espèces, petite caisse).
Si votre magasin garde une float fixe dans le tiroir pour la nuit, séparez d’abord ce montant. Comptez-la et mettez-la de côté, puis rapprochez le reste de l’espèce au montant attendu du POS. Si vous retirez la float chaque nuit, incluez-la dans le comptage et assurez-vous que l’attendu reflète ce processus.
Comparez votre total compté à l’attendu et calculez la différence :
Attendu - Compté = Excédent/Déficit (un nombre négatif signifie que vous êtes en déficit).
Exemple : Attendu $842.50. Vous avez compté $840.50. Vous êtes en déficit de $2.00.
Quand les chiffres ne correspondent pas, vérifiez d’abord les exceptions communes avant de tout recompter. La plupart des problèmes viennent de l’un des cas suivants :
Si vous trouvez la cause, notez-la simplement sur la feuille : ce qui s’est passé, quand, et qui était impliqué. Par exemple : “$20 dépôt en caisse à 18h10 par Sam, non saisi dans le POS. Saisi après clôture.” Des notes courtes et claires protègent le service suivant et facilitent la détection de tendances.
L’objectif est simple : laisser la même caisse de départ (float) pour le service suivant et mettre le reste en dépôt. C’est ici qu’une checklist évite les décisions “on fait au pif” qui créent des problèmes répétés.
Décidez d’une règle de float et tenez-vous-y. Par exemple, vous pouvez toujours laisser 200$ composés de billets spécifiques (10x $10, 10x $5 et 50x $1). Une fois la float fixée, tout ce qui dépasse devient dépôt.
Constituez le dépôt proprement pour qu’il soit rapide à vérifier ensuite. Gardez les dénominations ensemble, orientez les billets de la même façon, comptez par dénomination, puis additionnez pour obtenir le total du dépôt. Recomptez le dépôt une fois avant de sceller. Si vous gardez les chèques à part, séparez-les aussi.
Inscrivez la date, le numéro de caisse et le montant du dépôt sur le sac ou le bordereau.
Exemple : votre tiroir totalise $463. Votre float standard est $200. Donc $263 vont dans le dépôt. Sortez d’abord la float de $200 (selon votre mix standard), puis comptez le reste comme dépôt. Si vous constituez le dépôt en premier, il est facile de déposer par erreur une partie de la monnaie du lendemain.
Documentez la remise. Notez qui a compté, qui a scellé le sac et où il a été stocké (numéro de compartiment, boîte de dépôt ou coffre manager). Si le dépôt manque plus tard, cette ligne évite les conjectures et les accusations.
Les exceptions transforment une clôture propre en excédent ou déficit. La règle est simple : chaque fois que de l’argent sort du tiroir (ou aurait dû y entrer), il doit y avoir une trace papier et une ligne correspondante dans le rapport POS.
Commencez par les paiements sortants. Quand quelqu’un achète des fournitures, paie un coursier ou fait un retrait de petite caisse, enregistrez-le immédiatement : montant, raison, qui a approuvé et un reçu si possible. À la clôture, ces paiements doivent correspondre à ce que le POS étiquette comme paid out, drawer payout ou cash drop. Si ce n’est pas le cas, traitez-le comme de l’argent manquant jusqu’à preuve du contraire.
Les remboursements et annulations viennent ensuite. Comparez chaque remboursement en espèces et chaque annulation au rapport de clôture. Vérification rapide : si le POS montre trois remboursements en espèces, vous devriez pouvoir pointer trois reçus ou bordereaux.
Les pourboires font souvent trébucher les équipes. Assurez-vous que tout le monde connaît les règles pour les pourboires en espèces (restent dans le tiroir vs. déposés dans un bocal), les pourboires par carte (versés en espèces ou traités via la paie), et les versements de pourboires. Si le personnel est payé en espèces à la clôture, enregistrez-le comme un paiement sortant avec noms et montants.
Souvenez-vous que les utilisations de cartes-cadeaux ne sont pas des espèces et que les coupons ou remises réduisent la somme due, donc diminuent aussi l’espèce attendue.
Exemple : un client retourne un article à 20$ et obtient 20$ en espèces. Si ce remboursement n’est pas saisi correctement (ou saisi comme annulation sans remboursement), le tiroir semblera à 20$ de moins à la clôture. C’est facile à détecter quand le reçu, la ligne de remboursement du POS et votre note correspondent.
La plupart des problèmes ne sont pas des erreurs de calcul. Ce sont de petites failles de processus qui surviennent quand la clôture est précipitée, distraite ou faite différemment par chacun.
Un piège majeur est de « corriger » le comptage pour qu’il corresponde à ce que le POS devrait indiquer. Si vous changez les chiffres pour qu’ils aient l’air justes, vous perdez le seul indice qui aide à trouver le vrai souci (un remboursement manquant, un dépôt non enregistré, un billet coincé sous la caisse). Enregistrez d’abord le comptage réel, puis enquêtez.
Un autre problème fréquent est de mélanger de l’argent qui a des rôles différents. La float n’est pas le dépôt. Si vous prenez une poignée de billets pour compléter le dépôt, l’ouvreuse suivante commence à court et le problème se répète.
Les distractions créent aussi des erreurs. Compter avec un client à proximité, pendant qu’un collègue pose une question ou avec une transaction en cours mène à des doubles comptes ou des billets oubliés. Fermez la ligne, terminez la vente en attente et comptez dans un endroit calme.
Erreurs récurrentes :
Les petites différences méritent un recompte car elles pointent souvent vers une cause simple et réparable : billets collés, mauvaise pile de dénomination ou reçu jamais saisi. Recomptez une fois, puis vérifiez les exceptions avant d’accepter le montant final d’excédent/déficit.
La dernière demi-minute évite la plupart des problèmes d’excédent/déficit. Utilisez la même vérification rapide à chaque fois, même quand vous êtes fatigué·e ou en train de former quelqu’un.
Vérifiez ces cinq points :
Faites ensuite un contrôle visuel rapide. Regardez à l’intérieur du tiroir et sous la caisse pour des billets coincés ou pliés. Assurez-vous que les bordereaux de paiement sortant, les reçus de remboursement ou les notes de tip-out sont dans le même paquet que le rapport de clôture.
Si votre politique l’exige, faites signer par un manager ou effectuez une seconde vérification. L’objectif n’est pas de remettre en question le caissier. C’est d’attraper des erreurs simples tant que les détails sont encore frais.
Si quelque chose ne correspond pas, arrêtez-vous et corrigez maintenant. Une fois le dépôt scellé et le tiroir remis en service, les petits écarts deviennent plus difficiles à expliquer et plus faciles à répéter demain.
Voici un exemple réaliste avec des chiffres propres à utiliser en formation.
Vous fermez la caisse 1. La float fixe est de $200.00 (restera dans le tiroir pour demain). Le résumé POS indique :
Espèce attendue dans le tiroir avant de préparer le dépôt :
$200.00 + $1,145.20 - $20.00 - $60.00 = $1,265.20
Vous comptez par dénomination et le total réel est $1,230.20. Cela semble être un déficit de $35.00.
Avant de paniquer, recomptez les billets de grande valeur et ré-additionnez les sous-totaux. Ça donne toujours $1,230.20. Vérifiez alors les exceptions : remboursements, annulations, paiements sortants, pourboires payés depuis le tiroir et toute ouverture « no-sale ».
Vous trouvez le problème : il y a eu un paiement sortant de $35.00 pour des fournitures de nettoyage, mais il était écrit sur un post-it et jamais saisi dans l’écran des paiements sortants. Une fois ce paiement saisi, le total attendu devient :
$1,265.20 - $35.00 = $1,230.20 (excédent/déficit = $0.00)
Les notes doivent être courtes et factuelles :
Recomptez quand la différence dépasse quelques dollars ou que le calcul paraît étrange. Escaladez à un manager si la variance persiste après deux comptages, si un reçu manque, ou si le même shift présente régulièrement des déficits.
Une checklist ne fonctionne que si elle a le même aspect chaque nuit. Transformez ceci en un formulaire d’une page qui tient sur un clipboard ou s’imprime sur une seule feuille. Préférez un endroit unique pour écrire chaque chiffre, plus une case finale claire que personne ne manque.
Gardez la mise en page dans le même ordre que votre équipe ferme. Un bon formulaire inclut généralement : float d’ouverture et total de clôture, espèces par dénomination avec sous-total caisse, totaux non-monétaires (cartes, cartes-cadeaux, pourboires, paiements sortants, remboursements), attendu vs réel avec excédent/déficit et notes, et préparation du dépôt (montant du dépôt, cash laissé en float, numéro de sac ou bordereau).
Ajoutez de petites aides à la formation directement sur le formulaire au lieu de les enterrer dans un manuel. Exemples : “Écrivez le total des pièces ici (pas le nombre de pièces)” et “Si vous avez eu un paiement sortant ou un remboursement, remplissez-le avant de calculer l’écart.” Réservez une case clairement étiquetée pour les exceptions afin qu’elles ne se perdent pas dans les notes générales.
Décidez qui signe et qui vérifie. Beaucoup de magasins demandent la signature du closer et une vérification manager pour tout excédent/déficit au-delà d’un montant fixé. Décidez aussi où archiver les dossiers (classeur, dossier de rapports POS ou stockage partagé) et combien de temps les conserver en fonction des règles locales et des conseils de votre comptable.
Si vous voulez une version appli simple, vous pouvez créer un formulaire de clôture basique dans Koder.ai (koder.ai) en décrivant les champs et calculs en chat. Les totaux automatiques et une note d’exception requise quand l’écart n’est pas zéro suffisent généralement à garder la clôture cohérente sans alourdir la tâche.
Faites un test d’une semaine avec des closers réels, puis ajustez selon ce qui manque vraiment. Changez une chose à la fois, renommez les champs confus, déplacez les totaux les plus oubliés près de la vérification finale, ajoutez de courts rappels pour les problèmes fréquents (remboursement, paiement sortant, dépôt coffre), puis verrouillez la version finale pour stabiliser le processus.
Utilisez les mêmes étapes dans le même ordre à chaque clôture. D’abord « figez » les chiffres en verrouillant la caisse et en imprimant le rapport de clôture POS, puis videz le tiroir, triez et comptez par dénomination avec des sous-totaux écrits.
La cohérence compte plus que la rapidité parce qu’elle rend les résultats reproductibles entre différents employés.
Lancez la clôture de shift ou le résumé de fin de journée du POS avant de toucher l’argent. Ce rapport vous donne la cible de trésorerie attendue et enregistre les ventes tardives, remboursements et paiements sortants qui modifient le total.
Si vous comptez d’abord, il est facile de se retrouver à rapprocher par rapport à la mauvaise attente et de perdre du temps à recompter.
Comptez d’abord tout l’argent dans le tiroir, puis séparez votre float fixe (caisse de départ) si vous la gardez pour la nuit. Rapprochez la trésorerie restante avec le montant attendu du POS, puis construisez le dépôt.
Cela évite de déposer la monnaie du lendemain ou de laisser de l’argent en trop.
Écrivez d’abord le montant réellement compté, puis calculez la différence avec la trésorerie attendue. Faites un recompte ciblé des dénominations qui posent souvent problème (souvent les 20$, les 1$ et les pièces en vrac), puis vérifiez les exceptions comme les remboursements, paiements sortants, pourboires et dépôts en coffre.
Si l’écart persiste après deux comptages et une vérification des exceptions, documentez la variance et escaladez à un manager.
Commencez par confirmer que chaque mouvement d’argent a une trace : les remboursements en espèces doivent avoir un reçu, les paiements sortants une approbation et un justificatif si possible, et les dépôts en coffre doivent être saisis une seule fois.
La plupart des « mystères » viennent d’une écriture manquante ou d’un justificatif qui n’a pas été joint au dossier de clôture.
Faites compter par une personne pendant qu’une seconde vérifie et signe, si possible. Si vous êtes seul, effectuez deux comptages séparés et comparez les résultats avant de sceller le dépôt.
L’objectif est de réduire les erreurs de comptage simples et de laisser une trace claire de qui a vérifié quoi.
Rassemblez toute la documentation d’exception dans un seul endroit pendant le comptage, puis faites correspondre chaque élément au rapport POS avant de finaliser l’écart. Si le POS montre trois remboursements en espèces, vous devriez pouvoir montrer trois justificatifs ou bordereaux.
Si quelque chose manque, notez-le immédiatement pour que le service suivant ne parte pas à l’aveugle.
Décidez et documentez une règle pour chaque type : pourboires en espèces (restent dans le tiroir ou dans un bocal séparé), pourboires par carte (versés en espèces ou gérés via la paie) et versements de pourboires (toujours enregistrés avec noms et montants). Si de l’argent est payé en espèces à la clôture, traitez-le comme un paiement sortant afin qu’il apparaisse sur le rapport POS.
Des règles claires évitent que les pourboires ne modifient silencieusement la trésorerie attendue.
Comptez le dépôt par dénomination, inscrivez le montant du dépôt sur le sac ou le bordereau, puis recomptez le dépôt juste avant de le sceller. Indiquez la date et l’identifiant de la caisse pour pouvoir vérifier plus tard.
Un dépôt propre et bien étiqueté est plus rapide à auditer et plus difficile à contester.
Oui, si cela reste plus simple pour votre équipe et que cela suit les mêmes étapes. Un formulaire numérique doit reproduire le flux papier : totaux par dénomination, attendu vs compté, écart, montant du dépôt et note obligatoire si l’écart n’est pas zéro.
Vous pouvez créer un formulaire de clôture basique dans Koder.ai (koder.ai) en décrivant les champs et calculs en chat, puis verrouiller le formulaire pour que le processus reste cohérent.