Guide pratique pour utiliser une appli de fiche de préférences de coupe : sauvegarder photos, numéros de sabot et notes pour que n'importe quel barbier reproduise la dernière coupe du client.
Un client régulier s'attend à retrouver la même coupe qu'il a aimée la dernière fois. Mais la mémoire flanche, et « comme d'habitude » peut vouloir dire des choses différentes selon qui entend la demande. De petits détails comme la hauteur du dégradé, la forme de la nuque ou la tension du fondu vivent souvent dans la tête d'un barbier, pas dans un endroit accessible à tout le salon.
La situation empire pendant les heures de pointe. Quand la salle d'attente est pleine, il est facile de raccourcir la consultation ou d'oublier la question qui compte : qu'ont-ils aimé (ou détesté) la dernière fois ? Même si vous vous en souvenez, vous n'aurez peut-être pas le temps d'expliquer tous les détails à un collègue qui vient aider.
Les changements d'équipe brisent aussi la cohérence. Quelqu'un est malade, un nouveau barbier arrive, ou le client prend le premier disponible. Sans notes partagées, le prochain barbier devine à partir d'un coup d'œil et d'une brève description. Un « n°2 sur les côtés » peut omettre qu'il s'agissait d'un 2 fermé, pas d'un 2 ouvert, ou que le fondu commençait bas.
Le coût se voit vite : retouches en fin de coupe (ou le lendemain), remises ou retouches gratuites, pourboires plus faibles parce que le client se sent mal entendu, et à terme une perte de confiance.
Une application de fiche de préférences cherche un objectif simple : des coupes reproductibles. Quand un client revient, n'importe quel barbier peut reproduire le résultat précédent en utilisant les mêmes numéros de sabot, de courtes notes et des photos de référence.
Une fiche de préférences est un enregistrement simple de la façon dont un client aime sa coupe, rédigé pour que n'importe quel barbier du salon puisse le suivre. Elle capture ce qui s'est passé la dernière fois afin que la visite suivante parte de quelque chose de concret au lieu de suppositions.
Une fiche utile inclut généralement :
Ce que ce n'est pas : ce n'est pas un système de réservation complet. Les outils de réservation gèrent rendez-vous, rappels, paiements et calendriers. Les fiches de préférences concernent le résultat, pas l'emploi du temps.
Elles ne lisent pas non plus dans les pensées. Les clients changent d'avis, apportent de nouvelles photos d'inspiration, ou arrivent après une tentative de coupe à la maison. La fiche vous aide à reproduire la dernière coupe quand ils disent « comme d'habitude », et elle donne un point de départ solide quand ils disent « presque pareil, mais plus court sur les côtés ».
Bien utilisée, elle rend la cohérence normale, même quand un barbier différent est en chaise ce jour-là.
Une bonne fiche client est courte, claire et reproductible. L'objectif est simple : n'importe quel barbier doit pouvoir recréer la dernière coupe sans deviner.
Commencez par des photos, car elles capturent ce que les mots manquent. Prenez-les juste après la coupe, au même endroit et avec le même éclairage quand c'est possible. Sauvegardez quelques angles qui montrent la forme et le fondu : face, côté gauche, côté droit et arrière. Si la couronne ou un tourbillon est délicat, ajoutez une vue du dessus.
Puis ajoutez les numéros et le "comment". Les numéros de sabot seuls ne suffisent pas, alors notez où ils commencent, où ils s'arrêtent et comment le fondu a été fait.
Gardez les notes à une ligne chacune et concentrez-vous sur des instructions :
Un exemple concret :
"0.5 à 2 mid fade, garder du poids au niveau de la crête pariétale, ciseaux dessus 2.5 inches, frange vers l'avant, barbe #3 avec ligne de joue douce, tourbillon à la couronne droite laisser un peu plus long."
Une fiche ne fonctionne que si elle ne ralentit pas la chaise. L'objectif : ouvrir le profil du client, confirmer la dernière coupe en environ 10 secondes, puis ajouter une mise à jour rapide avant qu'il ne parte.
Définissez des permissions qui correspondent au salon. Beaucoup d'équipes fonctionnent bien avec « tout le monde peut voir, seuls les barbiers peuvent modifier ». Si vous avez un réceptionniste, il peut créer de nouveaux profils clients et ajouter la première photo, tandis que les détails de coupe restent modifiables par la personne qui réalise la coupe.
Un flux simple qui correspond à la façon de travailler des barbiers :
Pour garder les mises à jour rapides, limitez la fiche à quelques champs obligatoires et rendez tout le reste optionnel. Si une mise à jour prend plus de 20 secondes, la solution est souvent de meilleures templates (dégradés préréglés, options de nuque), pas plus de saisie.
Une fiche fonctionne seulement si les clients se sentent en sécurité. Les bases sont simples et ne prennent que quelques secondes.
Commencez par un consentement clair. Demandez avant de prendre des photos et expliquez pourquoi en termes simples : « Je peux prendre deux photos rapides pour votre fiche client afin que n'importe quel barbier ici puisse reproduire cette coupe la prochaine fois ? » S'ils refusent, enregistrez les notes textuelles et passez les photos. Pour les mineurs, obtenez l'accord d'un parent ou d'un tuteur.
Concentrez la fiche sur la coupe, pas sur la personne. Évitez de stocker ce dont vous n'avez pas besoin, comme les dates de naissance, adresses, détails de santé ou comptes réseaux sociaux. Un prénom et un numéro de téléphone (ou ce que vous utilisez déjà pour les réservations) suffisent généralement.
Les photos peuvent accidentellement capturer des informations privées. Photographiez devant un mur uni quand c'est possible. Faites attention aux papiers, écrans, badges nominatifs, autres clients ou uniformes avec des noms d'entreprise.
Mettez en place une règle de rétention pour ne pas garder les données indéfiniment. Une approche simple : conservez seulement ce qui aide la coupe et supprimez les fiches des clients qui n'ont pas visité pendant une période définie (par exemple 12 à 24 mois), sauf s'ils demandent explicitement de garder leur fiche.
L'accès vaut autant que le stockage :
Si vous développez votre propre système, intégrez ces règles dans le flux : un bouton de consentement, un bouton « supprimer le client » et des rôles simples comme barbier vs manager.
La norme doit être assez simple pour que tout le monde la suive, même le samedi.
Étape 1 : Créer le profil client. Ajoutez nom et téléphone, plus quelques tags optionnels qui aideront plus tard (par exemple : « skin fade », « barbe », « coupe aux ciseaux », « cuir chevelu sensible »). Limitez le nombre de tags pour que le personnel les utilise vraiment.
Étape 2 : Prendre les mêmes photos à chaque fois. Juste après la coupe, prenez des clichés de référence dans un éclairage cohérent : face, un côté et arrière. Demandez au client de regarder droit puis de tourner. Si le client coiffe toujours d'une certaine façon, capturez cela.
Étape 3 : Capturer les numéros et quelques détails importants. Enregistrez les numéros de sabot et les choix clés tant qu'ils sont frais : hauteur du dégradé, approche du fondu, forme de la nuque et comment le dessus se raccorde.
Étape 4 : Confirmer en 10 secondes. Répétez l'essentiel au client : « 0.5 fermé à 2, dégradé bas, nuque carrée, 1 inch en moins sur le dessus, texturé. » Corrigez si nécessaire.
Étape 5 : Utiliser la fiche à la visite suivante, puis mettre à jour. Ouvrez la fiche dès qu'il s'assoit, montrez les photos, demandez une question « Comme la dernière fois ou des changements ? », et enregistrez les changements juste après la coupe.
Les fiches vivent ou meurent selon la rapidité. Si cela prend plus que quelques secondes, cela n'arrivera pas les jours chargés.
Pour les photos, la constance vaut mieux que la qualité. Utilisez le même emplacement quand vous pouvez : éclairage similaire, arrière-plan neutre, et le client assis à la même hauteur. Évitez les reflets d'un fort éclairage au-dessus qui cachent les lignes de fondu, et ne photographiez pas dans un miroir (ça inverse la vue et complique les comparaisons).
Respectez les mêmes angles chaque fois : face, gauche, droite et arrière. Ajoutez une vue du dessus seulement quand c'est utile (motifs de couronne, tourbillons, éclaircissement).
Les notes doivent ressembler à une étiquette, pas à une histoire. Visez des numéros, des formes et un ou deux éléments « à éviter ». Exemples :
Si vous manquez de temps, un jeu de photos plus trois tags rapides suffit généralement pour répéter la coupe en toute confiance.
Le vrai test est simple : quelqu'un qui n'a jamais coupé ce client peut-il quand même reproduire le dernier résultat sans deviner ?
Rendez le haut de la fiche impossible à manquer avec un « résumé de la dernière coupe ». Mettez l'essentiel en premier pour qu'il puisse être lu en cinq secondes pendant que le client s'installe : forme générale, numéros de sabot et une ou deux notes clés (comme « laisser la tempe droite plus fournie » ou « laisser du poids à la couronne »).
Ensuite, gardez la consultation légère. Un bon écran de consultation répond à ce qui est resté identique, ce qui a changé et ce que le client veut aujourd'hui.
Un flux pratique :
Si vous avez plusieurs lieux, la fiche doit suivre le client, pas le barbier. Un dossier partagé dans tout le salon compte plus qu'un long historique. Pensez aussi aux pannes Wi‑Fi : gardez une vue « dernière coupe » qui charge rapidement, afin que même si l'historique complet ne s'affiche pas, le barbier voie le résumé, les numéros de sabot et les photos récentes.
Les fiches échouent quand elles ajoutent du travail sans réduire les suppositions.
Le plus grand piège est de tout sauvegarder. Si une fiche se transforme en paragraphes, la ligne importante est enterrée. Restez concis : ce qui compte pour reproduire la coupe.
Les notes vagues sont un autre frein. « Courts sur les côtés » et « raccourcir un peu » signifient des choses différentes pour chaque barbier. Une fiche aide seulement lorsqu'elle capture des numéros et des objectifs clairs, comme la taille du sabot, le type de fondu et où commence la transition.
Les photos peuvent aussi induire en erreur. Mauvais angles, éclairage dur ou photos prises avant la finition peuvent faire paraître une coupe irrégulière ou plus longue qu'elle ne l'était.
Enfin, les fiches deviennent rapidement obsolètes. Si le client a changé la forme de sa barbe ou demandé un fondu plus bas la dernière fois, mais que la fiche n'a jamais été mise à jour, le barbier suivant reproduira une idée dépassée.
Si vous ne pouvez pas remplir ou mettre à jour la fiche en moins de 30 secondes, simplifiez le modèle.
Une bonne fiche fait gagner du temps pendant que le client est en chaise. Si vous devez beaucoup faire défiler, ou si les notes sont vagues, elle sera ignorée.
Utilisez cette vérification rapide après chaque visite :
Conservez la ligne « ne pas faire » calme et précise. « Ne pas carrément couper les coins à la tempe » aide. « Ne pas tout gâcher » n'aide pas.
Marcus entre un samedi. C'est un régulier, mais son barbier habituel est absent. Il dit « Comme la dernière fois » et s'assoit. Le nouveau barbier ouvre la fiche de Marcus et voit trois éléments qui suppriment les suppositions : photos de la dernière coupe, numéros de sabot et quelques notes courtes.
Les photos montrent un dégradé bas qui reste derrière l'oreille, une ligne de nuque naturelle et un dessus plus long coiffé vers l'avant. Les notes confirment : « Côtés : #1.5 ouvert vers #2, dégradé bas. Dessus : ciseaux, garder du poids à l'avant. Barbe : #2, ligne de joue douce. » Avant de toucher la tondeuse, le barbier fait une confirmation rapide en se basant sur la fiche.
Un script de consultation de 30 secondes :
Après la coupe, le barbier met la fiche à jour pour la prochaine fois. Si Marcus voulait un fondu un peu plus haut ou une nuque plus propre, ce changement est noté en une ligne et les photos les plus récentes sont sauvegardées.
Si vous voulez de la cohérence pour les clients réguliers, vous avez deux chemins : choisir une appli existante de fiches de préférences, ou construire une version simple qui correspond à la façon dont votre salon travaille réellement. Le bon choix dépend de la spécificité de votre procédure et du temps que vous pouvez consacrer à la mise en place.
Les solutions prêtes à l'emploi sont généralement préférables si vous voulez commencer cette semaine et que vous n'avez pas besoin de champs personnalisés. Une appli sur mesure vaut le coup si votre équipe a une façon spécifique de noter les dégradés, le travail de barbe ou les instructions produit, ou si vous voulez que la fiche colle au vocabulaire du salon.
Avant de choisir, notez les écrans minimaux dont vous aurez besoin :
Commencez petit pour que ça tienne. Testez dans un salon, sur un appareil et avec un process pendant deux semaines. Par exemple : la réception ouvre la fiche, le barbier ajoute un jeu de photos et trois notes courtes.
Si vous décidez de développer, Koder.ai (koder.ai) est une plateforme de type chat-based vibe-coding qui peut vous aider à créer une application web ou mobile simple, puis la déployer et l'héberger quand vous êtes prêts. Elle supporte aussi les domaines personnalisés, les snapshots et le rollback, ainsi que l'export du code source si vous voulez ensuite confier le projet à un développeur.
Choisissez une date de démarrage, désignez une personne responsable du processus et suivez une mesure qui compte, par exemple la fréquence à laquelle vous avez reproduit la dernière coupe sans poser de seconde série de questions.
Un client régulier dit souvent « comme d'habitude », mais les détails qui ont fait que la coupe lui convenait la dernière fois ne sont généralement pas consignés. De petites différences comme la hauteur du dégradé, la position du levier, la forme de la nuque ou la connexion du dessus peuvent changer le résultat, surtout si un autre barbier intervient ou si le salon est occupé.
Une fiche de préférences de coupe est un enregistrement partagé de la dernière coupe d'un client que n'importe quel barbier peut suivre. Elle contient généralement quelques photos de référence, les principaux numéros de sabot et réglages, ainsi que des notes courtes sur la finition et les préférences du client.
Enregistrez le minimum qui élimine les approximations : photos récentes prises après la coupe, les numéros de sabot pour les côtés et l'arrière, d'éventuelles notes sur levier ouvert/fermé, et une ou deux lignes sur la hauteur du dégradé, la forme de la nuque et la façon dont le dessus se raccorde. Ajoutez les détails de la barbe seulement si vous y avez réellement travaillé.
Traitez-le comme une vérification de 10 secondes : affichez le résumé de la dernière coupe avant qu'il ne s'installe, montrez la photo et demandez s'il veut la même chose ou un changement. Après la coupe, mettez à jour seulement ce qui a changé pendant que c'est encore frais, pour ne pas rédiger un long rapport.
Demandez simplement et brièvement avant de prendre les photos, en expliquant que c'est seulement pour reproduire la coupe la prochaine fois. Si le client refuse, gardez seulement les notes textuelles et continuez ; la fiche peut rester utile sans photos.
Utilisez le même emplacement et le même éclairage quand c'est possible, et prenez des angles simples qui montrent la forme et le dégradé. Les photos prises avant la finition, sous un fort éblouissement ou dans un miroir ont tendance à tromper et font copier la mauvaise chose.
Une bonne note se lit comme une étiquette d'instruction, pas comme une histoire. Tenez-vous-en aux numéros et cibles claires, par exemple où commence le dégradé, ce qu'il faut laisser en masse, et ce que le client déteste, afin qu'un autre barbier puisse agir immédiatement.
Placez un « résumé de la dernière coupe » en haut pour qu'il soit lisible pendant que le client s'installe. Le nouveau barbier n'a alors qu'à confirmer le résumé avec les photos et poser une question sur les changements, au lieu de repartir de zéro pour la consultation.
Limitez l'accès au personnel uniquement, utilisez des identifiants individuels si possible, et n'enregistrez pas d'informations personnelles inutiles pour la coupe. Définissez une routine simple de suppression pour les clients inactifs et facilitez la suppression d'une fiche si quelqu'un le demande.
Acheter est généralement la meilleure option si vous voulez commencer rapidement avec des champs standard, tandis que construire a du sens si vous avez besoin d'un modèle qui correspond exactement au langage et au flux de travail de votre salon. Si vous construisez, gardez la première version petite et rapide ; des outils comme Koder.ai peuvent vous aider à créer et déployer une appli simple depuis une interface de chat.
