Crea un selector de menú para catering que permita a los clientes elegir platos y número de invitados, y que genere un borrador de cotización que puedas confirmar y ajustar antes de enviar.
La mayoría de las solicitudes de catering empiezan con una pregunta: “¿Cuánto costará?” El problema es que los clientes a menudo no saben qué información necesitas para ponerle precio. Las porciones no son evidentes. “Almuerzo” puede significar cajas con sándwiches, un buffet caliente o algo intermedio. Pequeñas elecciones del menú pueden cambiar mucho el total, pero los clientes no lo saben de antemano.
Esa incertidumbre genera idas y venidas lentas. Primero aclaras el número de personas. Luego las necesidades dietéticas. Luego entrega vs recogida. Luego reaccionan al primer número porque su imagen mental no coincidía con lo que presupuestaste.
Un selector de menú arregla eso convirtiendo “¿Puedo obtener un precio?” en una selección guiada. En lugar de empezar con un email en blanco, el cliente elige platos o paquetes, indica el número de invitados y obtiene un total provisional claro. Tú recibes entradas consistentes y pasas menos tiempo repitiendo las mismas preguntas.
Un borrador de cotización no es una factura final. Es un punto de partida estructurado que te deja la mayor parte del camino hecho, para que puedas responder rápido sin prometer de más.
Un buen borrador te ayuda a tres cosas:
Aún necesitarás algunos detalles finales antes de confirmar: dirección y ventana de entrega, restricciones del lugar (estacionamiento, acceso de carga, ascensores), fecha límite para el recuento de invitados y cualquier sustitución de última hora.
Ejemplo: un cliente que organiza un almuerzo de equipo selecciona “Buffet mediterráneo”, elige dos guarniciones y un postre, e indica 40 invitados. Puedes responder con un borrador de cotización que ya incluya el estilo de servicio y complementos, y luego confirmar solo los detalles restantes.
Un buen selector recoge lo justo para generar un borrador útil sin convertir la solicitud en un cuestionario largo. La meta es claridad: qué comida, cuántas personas, cuándo y dónde, y cualquier cosa que cambie el precio.
Empieza por cómo prefieren pedir los clientes. Algunos quieren un paquete simple (“Caja Almuerzo A”). Otros quieren mezclar ítems. Soporta ambos, pero haz la diferencia evidente: paquetes para rapidez, a la carta para control. Si ofreces a la carta, muestra tamaños de ración en palabras claras (por persona, rinde 10, por bandeja) para que no adivinen.
Para la mayoría de los catering, lo mínimo que necesitas para un borrador sólido es:
Sé estricto con lo que no recopilas. Campos extras reducen la finalización y crean notas de texto libre desordenadas.
Evita preguntas que no puedas valorar consistentemente. “¿Qué tan hambriento está tu grupo?” invita a conjeturas y discusiones después. Si quieres ofrecer niveles de porción distintos, hazlos explícitos (estándar vs abundante) con un ajuste claro por persona.
Elementos comunes a evitar:
Cuando diseñes el flujo, trata cada pregunta como una entrada de precio. Si no cambia la cotización, puede esperar hasta después de que envíen la solicitud.
Un buen selector debe sentirse como pedir, no como negociar. El cliente elige unos pocos platos, pone el recuento y ve inmediatamente un total provisional que puedes confirmar más tarde.
Coloca de 4 a 8 categorías arriba (Sándwiches, Ensaladas, Platos calientes, Guarniciones, Postres, Bebidas). Dentro de cada categoría, usa tarjetas de plato con un nombre corto, una descripción de una línea y el detalle clave que importa al cliente: rinde X, vegetariano, sin gluten, picante.
Las fotos son opcionales. Si las usas, mantenlas consistentes y ligeras para que la página vaya rápida en móviles.
Pon el recuento de invitados cerca de la parte superior y mantenlo visible al desplazarse. Usa un mínimo y un máximo que coincidan con tu capacidad real (mín 10, máx 300) y explica qué pasa fuera del rango (“Para 300+, confirmaremos detalles por teléfono”). Un valor por defecto razonable como 25 reduce fricción.
A medida que los clientes agregan ítems, actualiza un resumen de cotización al instante. En móvil, un cajón inferior funciona bien. El resumen debe mostrar cantidades, precios por persona o por bandeja, impuestos/tasas estimados (si los usas) y una etiqueta clara de que el total es un borrador.
Un flujo simple que funciona:
“Guardar borrador” es para clientes que aún deciden. “Solicitar confirmación” recoge los últimos detalles que necesitas para finalizar: fecha/hora, dirección de entrega e información de contacto. Mantenlo breve. Esto es un traspaso, no un checkout completo.
El enfoque mobile-first importa: objetivos táctiles grandes, nombres cortos de platos y un resumen que no desaparezca. Si alguien puede crear un borrador mientras espera un ascensor, está funcionando.
Un selector solo genera confianza si dos personas que eligen lo mismo ven el mismo total provisional. Eso significa escribir unas reglas simples de precios y aplicarlas igual siempre.
Evita mezclar estilos de precio en la misma partida. Escoge la unidad que coincida con cómo preparas y porcionas.
El precio por persona funciona mejor para comidas por persona, almuerzos en caja y cualquier cosa donde cada invitado reciba una porción. El precio por bandeja encaja con aperitivos, bandejas de sándwiches y postres hechos en batch.
Si ofreces bandejas, define claramente la ración (“rinde 10-12”) y aplica una regla consistente para los borradores: siempre redondear hacia arriba a la bandeja completa. Eso protege tu cocina y evita pedidos insuficientes.
La mayoría de los problemas de cotización vienen de pedidos que nunca deberían haber llegado al paso de precios.
Establece reglas como un pedido mínimo (o recuento mínimo de invitados), tiempo mínimo de antelación (48 o 72 horas), horarios de corte (pedidos después de las 3 p. m. se consideran del día siguiente) y ajustes para fines de semana/feriados si aplican.
Muestra esto temprano, antes de que el cliente arme todo el menú y se encuentre con un rechazo.
Los borradores deben ser claros sobre lo que incluyen. Complementos comunes son entrega, montaje, personal de servicio y una tarifa de servicio. Los impuestos varían por ubicación y a veces por tipo de artículo, así que etiquétalos como “impuesto estimado” a menos que los calcules con precisión.
Trata cada tarifa como una partida propia con una regla clara: importe fijo, porcentaje del subtotal de comida o “desde” si depende de distancia o personal.
Si usas códigos de descuento o precios por escalas, mantén la regla fácil de explicar (por ejemplo, “10% de descuento en comida solo para 100+ invitados”). Aplica descuentos antes de impuestos y decide si la entrega y las tarifas de servicio pueden descontarse.
Usa redondeo simple para que los números parezcan intencionales:
Ejemplo: un cliente selecciona 75 invitados y 6 opciones de aperitivos preciosas por bandeja (rinde 12). Tu borrador debería poner automáticamente 7 bandejas en total, añadir una tarifa de entrega, aplicar impuesto estimado y presentar un total limpio que tu equipo pueda confirmar rápido.
Un selector funciona mejor cuando coincide con cómo la gente pide catering: elige un paquete, añade un par de extras, marca el recuento. Si los clientes tienen que desplazarse por un menú largo estilo restaurante, dudan, abandonan el formulario o piden una llamada.
Agrupa ítems por decisión, no por estación de cocina. La gente suele pensar primero en el formato de la comida (cajas vs buffet), luego en los extras (bebidas, postres, personal). Grupos más pequeños y claros mantienen el selector ágil.
Usa nombres de plato simples y descripciones cortas. Deja la historia del chef para tu web principal, no para el borrador de cotización.
Una estructura que suele funcionar:
Al lado de cada ítem, indica qué incluye en una línea: guarniciones, pan, salsas, cubiertos, platos/servilletas y si el montaje está incluido. Una frase tipo “Incluye cubiertos y servilletas” reduce las consultas.
Las etiquetas dietéticas ayudan solo si son precisas y consistentes. Si un plato puede hacerse vegetariano solo bajo pedido, márcalo como “Opción vegetariana”, no como “Vegetariano”. Si hay riesgo de contaminación cruzada, dilo claramente.
Haz los cambios sin fricciones. Cada ítem seleccionado debe tener un botón claro para eliminarlo y controles simples de cantidad. Los clientes suelen empezar con un plan y ajustar rápido (60 almuerzos en caja a 55, más 10 sin gluten). Si eso resulta frustrante, volverán al email.
Un buen selector debe producir un borrador de cotización consistente, fácil de revisar y sencillo de editar antes de que salga algo oficial. Contrúyelo en piezas pequeñas para poder probar cada parte.
Empieza colocando tu menú en una estructura limpia. Cada plato o paquete necesita un nombre amigable para el cliente, un precio base y una unidad (por invitado, por bandeja, por persona-por-hora). Mantén las opciones limitadas al principio.
Pon lo básico en marcha:
Luego define la matemática para el resumen del borrador. La meta no es una factura final perfecta, sino un punto de partida fiable.
Una fórmula simple que muchos equipos usan:
subtotal = sum(line_items)
service_fee = subtotal * service_fee_rate (or fixed amount)
delivery_fee = based on zone/time
estimated_tax = (subtotal + fees) * tax_rate
estimated_total = subtotal + service_fee + delivery_fee + estimated_tax
Añade una pantalla de revisión antes de enviar la solicitud. Muestra el número de invitados, los ítems seleccionados, el total estimado y las principales suposiciones (mínimos, horas de personal incluidas, ventana de entrega). Incluye una acción clara como “Solicitar esta cotización”.
Tras el envío, guarda el borrador en una vista de back-office donde el personal pueda ajustar precios, anular cantidades y añadir notas. Cuando respondas, crea el mensaje de la cotización directamente desde ese borrador guardado: ítems, totales, suposiciones y lo que todavía necesitas confirmar.
Ejemplo: un cliente selecciona “Paquete almuerzo sándwich” para 40 invitados más 2 bandejas de ensalada. El borrador muestra el precio por persona del paquete, la bandeja adicional y una nota de que el impuesto es estimado. Tu equipo abre el borrador guardado, ajusta la entrega según la dirección y envía la cotización final sin reescribir todo.
La mayoría de las herramientas de cotización fallan por una de dos razones: sorprenden al cliente, o crean trabajo extra para tu equipo. Un selector debería sentirse como una estimación útil, no como un contrato.
Omitir los mínimos es un problema clásico. Si tienes un mínimo de invitados o de importe, muéstralo inmediatamente cuando el cliente ingrese el recuento o empiece a añadir ítems.
Otra trampa es pedir demasiado antes de mostrar números. Si los clientes deben completar un formulario largo antes de ver siquiera un total aproximado, muchos abandonarán. Empieza con recuento de invitados y elecciones de menú, muestra un estimado y luego pide detalles como la dirección de entrega, notas dietéticas e información de contacto.
Las tarifas ocultas también rompen la confianza. Si entrega, personal, alquileres, cargos de servicio o impuestos pueden aplicarse, muéstralos como partidas separadas tan pronto como sean relevantes, aunque sean estimaciones.
Por último, etiqueta qué es estimado y qué está confirmado. Los precios de ingredientes cambian. El personal depende de las reglas del lugar. La distancia afecta la entrega. Llámalo borrador y di qué podría cambiar.
Construye el borrador para que el personal pueda ajustarlo antes de enviarlo. Deja que el cliente haga la parte repetitiva (elegir platos, definir invitados) y que tu equipo tome las decisiones de criterio.
Salvaguardas que ayudan:
Ejemplo: un cliente selecciona 40 invitados y una bandeja de sándwiches. Si tu mínimo es $600, muestra “Pedido mínimo $600” inmediatamente y sugiere complementos comunes (ensaladas o bebidas) para alcanzarlo.
Un encargado de oficina planea un almuerzo para 75 personas un jueves. No quiere correos de ida y vuelta, así que usa tu selector y arma la solicitud en menos de dos minutos.
Elige un paquete tipo “Buffet mediterráneo”. El paquete indica claramente qué incluye por invitado (plato principal, dos guarniciones, ensalada, pan) y el mínimo de invitados. Luego añade dos extras que suelen cambiar el total.
Su selección se vería así:
Al poner el recuento, el borrador se actualiza. El selector muestra un total estimado válido para planificación, no una promesa final —por ejemplo, $1,650–$1,850, más una tarifa de entrega entre $35–$60 según distancia y aparcamiento.
La solicitud llega como un borrador con todas las elecciones capturadas. Tu personal lo revisa rápido y ajusta lo que el selector no puede saber: número de piso, acceso por ascensor, normas de carga, costes de estacionamiento y si se necesita montaje. Si el cliente añadió notas dietéticas, confirmas el conteo vegetariano o sin gluten y si las sustituciones cambian la tarifa por persona.
Envías la cotización final con un resumen corto de lo confirmado (menú y recuento), lo que cambió (tarifas de entrega/montaje) y lo que importa a continuación (fecha límite para cambios, fecha límite de recuento y tus condiciones de pago/cancelación).
Antes de poner el selector frente a clientes reales, pruébalo como ellos lo usarán: en un teléfono, con prisa y con detalles faltantes.
Ábrelo con conexión móvil y completa una solicitud con una mano. Si la página salta mientras cargan imágenes o tarda en aparecer, la gente abandonará. Mantén las fotos ligeras y asegúrate de que nombres de platos, precios y botones aparezcan rápido.
Haz que cambiar cantidades sea cómodo. Si alguien cambia el recuento de 60 a 75, cada número relevante debe actualizarse sin obligarle a rehacer el pedido.
Un selector solo es útil si crea un borrador que tu equipo pueda terminar rápido. Tras el envío, el borrador debe ser legible de un vistazo y fácil de ajustar.
Una lista rápida de pre-lanzamiento:
Añade una frase clara cerca del total que fije expectativas: esto es una estimación provisional, y el precio final lo confirma tu equipo tras comprobar disponibilidad y detalles.
Una prueba simple: pide a un amigo que solicite “almuerzo para 25” con una nota de alergia y una dirección de entrega. Si puedes convertir esa solicitud en una cotización lista para enviar en menos de cinco minutos, vas bien.
Empieza pequeño para poder lanzarlo en días, no meses. Elige 10–20 ítems que vendas más a menudo y quédate con un modelo de precios que puedas explicar en una frase (por ejemplo, paquetes por persona con un mínimo de invitados). La meta no es cubrir todos los casos; es recibir solicitudes limpias que se conviertan en borradores rápidos y consistentes.
Mantén la primera versión centrada en decisiones que los clientes puedan tomar con confianza. Demasiadas opciones al principio (variantes dietéticas complejas, reglas de intercambio, múltiples ventanas de entrega, alquiler de equipos) ralentizan.
Tras publicar, observa dónde abandonan los clientes el formulario. Anota el último paso completado y la última pregunta que vieron. Si la mayoría abandona al elegir guarniciones, reduce opciones o preselecciona una por defecto que puedan cambiar.
Un bucle simple de mejora semanal:
Añade una vista solo para personal tan pronto como puedas. Ahí confirmas disponibilidad, ajustas cantidades, aplicas tarifas reales de entrega y añades notas antes de enviar la cotización final.
Si quieres prototipar el flujo rápido, Koder.ai (koder.ai) puede ayudarte a construir una herramienta interna desde chat: describes tu menú, reglas de precios y pantallas, luego iteras sobre el resumen del borrador y la vista de revisión del personal antes de compartirlo con clientes.
Un selector de menú para catering convierte una petición abierta en una selección estructurada. El cliente elige un menú o paquete, indica el número de comensales y ve un total provisional, así comienzas la conversación con los mismos datos cada vez.
Los correos y estimaciones por email fallan porque la gente describe el evento de forma vaga y pequeñas suposiciones cambian mucho el precio. Un selector obliga a tomar las decisiones clave desde el inicio, de modo que la primera cifra que envías se aproxime más a lo que esperaban.
Recoge las selecciones, el número de invitados y la unidad de precio que aplica (por persona o por bandeja), además de si es para recogida o entrega y la fecha/hora del evento. Añade solo los complementos que realmente cambian el precio, así el total provisional tiene sentido.
Evita campos de texto abiertos para cantidades y preguntas que no puedas valorar de forma consistente. También omite la información de pago y la configuración detallada del salón hasta después de que el cliente vea un número provisional y confirmes viabilidad.
Pide el número de invitados al principio y mantenlo visible mientras navegan, porque determina las cantidades sugeridas y los totales. Usa un valor por defecto sensato y límites claros para que no armen un pedido que no puedas cubrir.
Muestra la unidad de servicio de cada artículo en lenguaje claro y aplica una regla de redondeo consistente, normalmente redondear hacia arriba a bandejas completas. Así evitas subpedidos y aseguras que dos clientes con las mismas selecciones vean el mismo total provisional.
Muéstralos como partidas separadas y preséntalos como estimaciones. Si una tarifa depende de distancia, personal o restricciones del local, indica que puede cambiar tras la confirmación en lugar de ocultarlo.
Usa una etiqueta clara como “estimación” o “borrador” e incluye las suposiciones que pueden cambiar el precio, como mínimos, reglas de redondeo y condiciones de entrega. La idea es un punto de partida fiable, no una promesa final.
Ofrece dos acciones: guardar borrador para los indecisos y solicitar confirmación cuando quieran avanzar. Guardar permite volver más tarde; solicitar confirmación recoge solo los últimos detalles necesarios para finalizar la cotización.
Empieza con un menú pequeño y fácil de valorar, y añade complejidad solo tras ver envíos reales. Koder.ai puede ayudarte a generar una aplicación web desde chat para iterar el resumen del borrador y la vista de revisión del personal antes de compartirla con clientes.