Crea una lista de deseos de artículos para donaciones: enumera lo que se necesita, muestra cantidades comprometidas y evita donaciones duplicadas con reglas claras y sencillas.
La mayoría de las colectas empiezan con buenas intenciones y un mensaje vago como “trae lo que puedas”. Eso deja a los donantes adivinando. Cuando la gente adivina, copia lo que parece seguro y conocido.
Se acumulan duplicados porque los artículos más obvios también son los más fáciles de comprar. Si alguien publica una foto de pañales o sopa enlatada, diez donantes más siguen la pista. Es rápido, parece generoso y se siente como la elección “correcta”. El resultado es una montaña de una sola categoría y huecos por todas partes.
Las necesidades menos visibles pasan desapercibidas. Tallas específicas, productos de higiene para adolescentes, comida culturalmente apropiada, pilas, bolsas de basura o contenedores de almacenamiento pueden ser urgentes, pero no se consideran donaciones típicas a menos que las nombres.
La confusión también consume tiempo de los voluntarios. En lugar de clasificar y distribuir, la gente termina respondiendo las mismas preguntas, volver a empacar duplicados, hacer compras de emergencia por artículos faltantes, rechazar donaciones inadecuadas y reescribir publicaciones porque el mensaje no fue claro.
Una lista de deseos clara cambia la dinámica. Los donantes pueden elegir algo que realmente se necesita y sentirse seguros de que ayudará. El personal y los voluntarios pueden planificar recogidas, almacenamiento y entrega porque ven lo que está entrando. Lo más importante: reemplaza “esperemos que llegue lo correcto” por un plan compartido: qué se necesita, cuántos y para cuándo.
Una lista de deseos de artículos para donaciones es una lista compartida y simple que responde tres preguntas: qué artículos se necesitan, cuántos y qué ya ha sido comprometido. Es una lista de compras en vivo para una campaña específica, no un post vago de “todo ayuda”.
En su mejor versión, cada línea está lista para comprar e incluye:
Esa señal de progreso evita que diez personas compren lo mismo mientras otras necesidades quedan sin cubrir.
Una lista general es diferente. Suele ser abierta, cambia lentamente y acumula artículos “agradables de tener” con el tiempo. Una campaña coordinada necesita reglas más estrictas: cantidades claras, un intervalo de tiempo definido y una forma de marcar lo que ya se tomó.
Este tipo de lista ayuda a los donantes a elegir artículos útiles sin adivinar, permite a los organizadores ver qué está cubierto y qué falta, apoya a los socios que donan al por mayor y hace que la recepción y clasificación de voluntarios sea mucho menos caótica.
La lista funciona mejor cuando los donantes saben qué estás organizando, a dónde va y qué puedes aceptar realmente. Antes de escribir el primer artículo, fija el alcance para no cambiar las reglas a mitad de la campaña.
Comienza con la ventana de tiempo. Establece una fecha de inicio y fin claras, además de horas de entrega que coincidan con cuando alguien pueda recibir artículos. Si aceptas entregas, indica los días en que puedes gestionarlas. Una campaña de dos semanas con horarios fiables gana a un mes de “tal vez”.
Confirma tu realidad de almacenamiento. ¿Cuántas cajas puedes guardar? ¿Tienes estanterías, un área seca y limpia o refrigeración si aceptas perecederos? Si el espacio es limitado, mantén la lista breve, enfócate en artículos prioritarios y actualiza la lista a medida que lleguen donaciones.
Las reglas de aceptación previenen sorpresas incómodas. Decide desde el principio si los artículos deben ser nuevos, si aceptarás paquetes abiertos y cómo manejarás las fechas de caducidad (especialmente alimentos, medicinas y suministros para bebés). Los artículos de seguridad como asientos de coche o cascos suelen necesitar reglas más estrictas.
Las sustituciones son otro punto habitual de fricción. Si faltan pañales talla 4, ¿aceptas talla 5? Si necesitas verduras enlatadas, ¿pueden donar alimentos secos en su lugar? Escribe una regla simple para que los donantes no tengan que adivinar.
Por último, asigna una sola persona que apruebe cambios y mantenga la lista actualizada. Cuando las actualizaciones vienen de varias personas, los donantes ven mensajes contradictorios.
Una comprobación rápida de alcance que puedes responder en cinco minutos:
Una buena lista de necesidades para donaciones lee como una lista de compras, no como una idea. Si alguien puede copiarla en la barra de búsqueda de una tienda y comprar lo correcto en 30 segundos, lo hiciste bien.
Agrupa artículos en unas pocas categorías familiares para que los donantes encuentren lo que prefieren donar. Mantén el conjunto pequeño y estable. Para la mayoría de campañas, cinco bloques son suficientes: Comida, Higiene, Bebé, Escolar, Estacional.
Escribe los nombres de los artículos como las tiendas los etiquetan. Evita entradas vagas como “snacks” o “artículos de aseo”. La marca es opcional, pero el tipo y las restricciones no lo son.
Añade detalles que eviten los errores más comunes: tallas, rangos de edad y reglas de “solo”. Ejemplos:
Si no puedes aceptar paquetes abiertos, dilo.
Las cantidades también importan. Da una cantidad objetivo para que la gente sepa qué es realmente útil. Cuando un solo artículo no tiene sentido, fija una cantidad mínima útil (por ejemplo, “mínimo 4 latas” o “paquetes de 10”).
Las etiquetas de prioridad reducen la incertidumbre. Manténlo simple: Urgente (necesario esta semana), Necesario (continuo), Opcional (agradable tener una vez que lo esencial esté cubierto).
Si publicas la lista en una página o formulario, un formato fiable es: Nombre del artículo + especificaciones clave + prioridad + cantidad objetivo.
Una lista de deseos para donaciones funciona mejor cuando es simple, está al día y tiene un propietario claro. Date 2 a 3 horas y apunta a una primera versión utilizable hoy, no perfecta.
Empieza con el personal o voluntarios que distribuyen las donaciones. Pregunta qué se agota primero, qué suele ser inutilizable y qué tallas o formatos importan (por ejemplo, “calcetines de hombre, talla 9–12” o “pañales, solo talla 4”).
Convierte peticiones vagas en lenguaje de compra. “Kits de higiene” se vuelve “cepillo de dientes (adulto), pasta dental (tamaño viaje), desodorante (sin perfume)”.
Haz una tabla que los donantes puedan escanear en segundos. Mantén lo esencial: nombre del artículo, total necesario, notas, cantidad comprometida y (opcional) nombre del donante.
Luego establece una regla: una sola “fuente de verdad”, claramente etiquetada con la fecha de la última actualización. Si hay una imagen de volante, un PDF y una hoja de cálculo circulando, los duplicados ocurrirán sin importar lo cuidadosos que sean los donantes.
Un pequeño ejemplo: una despensa muestra “atún en lata: necesitamos 60” con una nota “no frascos de vidrio”. Al día siguiente, 25 están comprometidos. El coordinador actualiza el conteo comprometido y la necesidad restante. Los donantes dejan de adivinar y el equipo deja de clasificar los mismos artículos una y otra vez.
Una lista solo funciona si la gente puede ver la brecha entre lo que necesitas y lo que ya está cubierto. En lugar de una simple casilla de “tomado”, muestra números.
Usa estados claros que coincidan con cómo piensa la gente: Disponible (0 comprometidos), Parcialmente comprometido (algunos comprometidos), Completamente comprometido (no se necesita más). Pon el estado junto al nombre del artículo y muestra totales como “Necesitamos 30, comprometidos 18, faltan 12”.
Diseña para compromisos parciales. Permite que varios donantes se comprometan al mismo artículo hasta que se alcance la meta, y actualiza el número “faltante” tras cada compromiso. Si es posible, muestra “última actualización” para que los donantes confíen en la página.
Un campo de nota corto evita confusiones sin añadir mucho trabajo. Úsalo para manejar tamaños de paquete y sustituciones aceptables, como “Pañales talla 4 (paquetes de 20+ ok)” o “Cualquier detergente sin perfume (líquido preferido)”. Mantén las notas breves.
Decide desde el principio si los compromisos expiran. Si tu campaña termina el viernes, un compromiso hecho el lunes pero nunca entregado debería reabrirse automáticamente el jueves, o después de 48–72 horas.
Las donaciones duplicadas ocurren cuando los donantes quieren ayudar pero no pueden ver lo que ya está cubierto. Un rastreador de compromisos (aunque sea simple) debe hacer la elección correcta obvia en segundos.
Pon los artículos más importantes al principio y actualiza esa sección con frecuencia. “Más necesarios (actualizado hoy)” genera confianza y reduce la incertidumbre.
Algunas tácticas de bajo esfuerzo que funcionan:
Un escenario real: una campaña de útiles escolares necesita 40 cuadernos y 20 mochilas. Si ya hay 20 cuadernos comprometidos, muestra “20 de 40 comprometidos” y mueve las mochilas a “Más necesitadas”. Cuando las mochilas lleguen a 20 de 20 comprometidas, mantiene el artículo visible pero claramente etiquetado como cubierto.
Una lista funciona si los donantes se sienten seguros usándola. La forma más simple de generar confianza es pedir menos datos. Si no necesitas realmente un dato para coordinar la entrega, no lo pidas.
Empieza con lo mínimo: un nombre (o apodo) y un método de contacto (email o teléfono). Añade un campo de nota para detalles prácticos como “puedo entregar el sábado” o “necesita recogida en el porche”. Evita direcciones domiciliarias públicas a menos que la recogida sea necesaria; y en ese caso, recógelas de forma privada, no en una lista pública.
El compromiso anónimo también puede ayudar. Alguien puede reservar “3 paquetes de pañales” sin publicar quién es, siempre que tengas una forma de confirmar el compromiso después (un mensaje privado de confirmación o un ID de compromiso).
Mantén los datos personales fuera de la vista pública. Los donantes deben ver el artículo, la cantidad necesaria y la cantidad comprometida. Cualquier información que identifique a una persona pertenece a una vista solo para administradores.
Decide roles antes de compartir la lista. La mayoría de los equipos solo necesita tres: un propietario que edite la lista, editores que marquen artículos recibidos y espectadores que puedan leer y comprometerse. Si quieres más responsabilidad, mantiene una nota corta de auditoría para cambios, por ejemplo: “Aumentados calcetines de 20 a 40 tras recepción incremental”.
Un refugio local organiza una colecta de invierno de un mes, pero el almacenamiento es limitado: un armario y una oficina pequeña. El año pasado recibieron montones del mismo artículo (sobre todo mantas) y tuvieron que rechazar donaciones que realmente necesitaban.
Esta vez publican una lista con cantidades y tallas claras: 80 pares de calcetines de adulto, 60 pares de guantes (tallas mixtas), 120 artículos de aseo tamaño viaje (champú, jabón, pasta), 25 mantas para cama individual y 40 tarjetas regalo para supermercados o farmacias.
También muestran lo que ya está reservado. En los primeros dos días, las mantas alcanzan 25 comprometidas. Sin esa visibilidad, probablemente habrían recibido 50 mantas porque las mantas se sienten como la opción obvia. En cambio, los donantes tardíos ven que las mantas están cubiertas y se orientan a calcetines y artículos de aseo.
Tras el primer día de entrega, el equipo actualiza los conteos según lo que realmente llegó. Marcan los compromisos de mantas como cumplidos, notan que algunas eran de la talla equivocada y aclaran la nota a “solo tamaño twin”.
A mitad de la campaña, las necesidades cambian. Una ola de frío aumenta la demanda de guantes y una tienda local ofrece un lote de artículos de aseo. El equipo responde con dos actualizaciones rápidas: aumenta la meta de guantes (y aclara las tallas más necesarias), luego reduce los artículos de aseo y cambia el enfoque a calcetines y tarjetas regalo.
Menos duplicados. Menos estrés de almacenamiento. Una lista que se mantiene precisa cuando la realidad cambia.
Antes de publicar la lista o enviarla por email a los simpatizantes, haz una revisión rápida para atrapar las pequeñas lagunas que causan gran confusión.
Una comprobación de realidad: si un donante está en una tienda, ¿puede decidir en 20 segundos qué comprar y cuántos? Si no, ajusta el texto.
La mayoría de las campañas enfrenta los mismos problemas, y por lo general son fáciles de prevenir. Una buena lista de deseos debería sentirse como una única fuente de verdad.
Demasiadas versiones circulando: si la lista vive en un hilo de correo, un documento compartido y una captura de pantalla, los donantes usan copias distintas. Solución: elige un único lugar para la lista, etiquétalo claramente (con la fecha) y deja de actualizarla en cualquier otro sitio.
Artículos demasiado vagos: “Artículos de aseo” suena útil, pero los donantes no saben qué aceptar. Solución: escribe líneas listas para comprar como “desodorante sin perfume, tamaño viaje” o “cepillos de dientes, unidades individuales”.
Sin límites para artículos voluminosos o difíciles de manejar: puedes acabar con más de lo que puedes almacenar o distribuir de forma segura. Solución: añade un tope por donante y una nota breve de “no donar”.
La lista no se actualiza después de las entregas: cuando los donantes ven las mismas necesidades semana tras semana, la confianza cae rápido. Solución: actualiza tras cada ventana de entrega (o en horarios fijos cada semana) y marca los artículos recibidos el mismo día.
Difícil de leer en móvil: muchos donantes revisan la lista en el coche o en el pasillo de la tienda. Solución: mantén los nombres cortos, usa unidades consistentes (paquetes, cajas) y pruébalo en un teléfono.
Trata tu primera lista como un piloto. Empieza pequeño: una campaña, una lista y una rutina de actualización.
Elige un ritmo constante y cúmplelo. Cada semana, compara lo recibido con lo comprometido, marca artículos llenados (o aún necesarios), añade notas cortas cuando detectes confusión y elimina artículos que no puedas almacenar o distribuir.
Pregunta al personal y a los voluntarios una sola cosa clara: “¿Qué recibimos que no necesitábamos y qué tuvimos que buscar de forma urgente?” Las respuestas suelen apuntar a descripciones incompletas, cantidades poco claras o categorías que deben dividirse (por ejemplo, “pañales” en tallas).
Mide algunos resultados para que las mejoras se basen en la realidad: tiempo ahorrado en clasificación, tasa de cumplimiento por artículo y cuántos duplicados aparecen.
Si quieres ir más allá de un documento compartido, algunos equipos crean una pequeña app interna de compromisos e ingresos para que las actualizaciones queden en un solo lugar. Koder.ai (koder.ai) es una opción para convertir rápidamente un flujo escrito de lista de deseos en una app web mediante chat, y luego iterar según lo que la campaña vaya aprendiendo.
Comienza con una lista específica que nombre artículos exactos, cantidades y restricciones clave (tallas, sin perfume, sellado, sin cacahuetes). Luego muestra lo que ya está comprometido para que los donantes vean las brechas y eviten copiar el mismo artículo “seguro” que todos compran.
Usa un lenguaje listo para comprar: el donante debe poder adquirir lo correcto en menos de un minuto. Incluye el tipo de artículo, reglas tipo “solo” y la unidad esperada (caja, paquete, 1 lb), para que la gente no adivine.
Publica una cantidad objetivo para cada artículo, aunque sea una estimación. Añade un conteo de comprometidos o reclamados y un conteo de lo que queda para que los donantes vean al instante qué sigue siendo necesario y qué ya está cubierto.
Usa números en lugar de etiquetas vagas. “Necesitamos 30, comprometidos 18, faltan 12” es claro, evita compras de más y facilita la planificación de ingreso y almacenamiento.
Decide las reglas de sustitución antes de compartir la lista y escríbelas en lenguaje llano en la línea del artículo o en una nota breve. Una regla clara como “solo talla 4” o “talla 4–5 ok” reduce mensajes y entregas equivocadas.
Define las reglas de aceptación desde el inicio y mantenlas visibles donde sea que compartas la lista. Si no aceptas artículos abiertos, vencidos, muebles voluminosos o equipo de seguridad usado, dilo claramente para que los donantes no pierdan dinero y los voluntarios no pierdan tiempo.
Actualiza después de cada ventana de entrega o al menos una vez al día durante campañas activas. Añade una nota de “última actualización” para que los donantes confíen en los números y no compren desde capturas de pantalla desactualizadas.
Recoge lo mínimo necesario para coordinar la entrega: un nombre (o apodo) y un método de contacto. Mantén los datos personales fuera de la vista pública y muestra solo totales de artículos públicamente para que los donantes se sientan seguros al comprometerse.
Asigna un responsable único para las ediciones y haz una versión oficial como la fuente de verdad. Si la lista está dispersa en correos, imágenes y múltiples documentos, los donantes usarán copias distintas y los duplicados volverán rápido.
Sí, si tu equipo supera las actualizaciones manuales. Una pequeña app de compromisos e ingresos ayuda a mantener totales, estados y actualizaciones en un solo lugar; plataformas como Koder.ai pueden ayudarte a prototipar ese flujo desde un proceso escrito.
