Esquema de pipeline de ventas para fundadores B2B: campos mínimos, etapas y seguimiento de actividad para pronosticar con claridad y mantener los tratos en movimiento sin hinchar el CRM.
Al principio, tu pipeline parece claro porque hay pocos tratos y la mayor parte del contexto vive en tu cabeza. Luego la lista crece, fallas un seguimiento y el pipeline empieza a contar una historia más agradable que la realidad. Eso es “pipeline que miente”: no por mala intención, sino porque nada en el sistema obliga a decir la verdad.
Se nota en patrones recurrentes:
Una reacción común es sobreconstruir el CRM: más campos, más etapas personalizadas, notas más largas. Ironicamente, eso suele empeorar el pronóstico. Cuando actualizar se siente pesado, la gente actualiza menos y el pipeline se pudre en silencio.
Un esquema mínimo viable de pipeline hace lo contrario. Es la estructura justa para tomar decisiones. No intenta capturar todo. Captura los pocos hechos que evitan que te engañes a ti mismo.
Si solo aplicas una regla, usa esta: todo trato abierto debe tener (1) una acción siguiente explícita, (2) una fecha para esa acción y (3) una fecha de cierre ligada a una línea de tiempo real del comprador (una reunión, un paso legal, una revisión presupuestaria). Si falta alguno, el trato no está activo.
Las etapas también deberían significar algo. Un trato avanza solo cuando ocurrió algo concreto, no porque se sienta bien. La meta no es un tablero bonito. La meta es una visión honesta con la que puedas gestionar el negocio.
Un esquema de pipeline solo funciona si todos lo usan de la misma manera. Antes de añadir campos o discutir etapas, decide qué representa un ítem del pipeline.
Un valor por defecto limpio para B2B es: un trato = una decisión de compra. Si la misma empresa puede comprar dos veces (dos equipos, dos productos, dos presupuestos), eso son dos tratos, no un registro confuso.
Mantén los objetos simples. Puedes avanzar mucho con tres entidades: un lead (una persona a la que puedes contactar), una cuenta (la compañía) y un trato (la compra específica que intentas cerrar). Si trabajas en solitario, incluso puedes omitir registros formales de lead y cuenta y asegurarte simplemente de que cada trato nombre claramente la compañía y el contacto principal.
Escribe unas pocas reglas operativas, especialmente si alguien más que tú toca el pipeline:
Ejemplo: hablas con Alex en Northwind sobre un piloto para el equipo de finanzas. Eso es un trato. Si un mes después el producto quiere un contrato separado, crea un segundo trato. No extiendas un registro para cubrir dos decisiones.
Un pipeline se mantiene útil cuando cada trato tiene los pocos campos que realmente revisas cada semana. Añade campos “por si acaso” y se convierten en decoración.
Empieza con un formato de nombre de trato que prevenga duplicados. Un patrón simple funciona: Compañía - Producto/Alcance - Trimestre/Mes. Ejemplo: “Acme - Team plan - Mar 2026.” Esto hace que sea obvio cuando “Acme - Demo” y “Acme - Follow-up” son en realidad el mismo trato.
Cada trato también necesita identidad clara:
El rol importa porque cambia lo que haces a continuación. Un defensor necesita habilitación. Un decisor necesita un caso de negocio.
Añade campos de responsabilidad:
Luego añade solo el dinero y el tiempo que vas a usar:
Si tienes dudas sobre un campo, déjalo fuera. Siempre puedes añadirlo después. Quitar campos después de que se formen hábitos es mucho más difícil.
La mayoría de los pipelines “grandes” no son grandes. Están llenos de tratos que se ven bien pero no tienen un camino claro hacia un sí.
Empieza con un campo que obligue a ser claro: Caso de uso (alcance). Escribe lo que el comprador intenta lograr en palabras simples, además de cómo se ve el “hecho”. Si no puedes describir el resultado en dos frases, probablemente aún no entiendes el trato.
A continuación, captura el proceso de decisión en un solo lugar. Esto no es un volcado de contactos. Es la historia de cómo se toma la decisión: quién firma, quién puede bloquearla y qué pasos deben seguir (revisión de seguridad, legal, compras). Si no conoces al firmante, trata el trato como temprano.
Añade una señal de encaje de precios, aunque sea aproximada. Rangos (“<$5k”, “$5-25k”, “$25k+”) funcionan bien, o un simple Likely / Unclear / Unlikely basado en lo que oíste. La idea es dejar de avanzar tratos que no pueden pagarte.
Finalmente, mantén un campo banderas rojas de una línea. Si toma un párrafo, pertenece a las notas.
Un conjunto compacto que funciona para la mayoría de fundadores B2B:
Ejemplo: “Quiere limpieza del CRM antes de la renovación, firmante es VP Sales, se requiere revisión de seguridad, presupuesto probable $10-20k, compite con no hacer nada, bandera roja: el defensor no lidera el proyecto.” Ese registro único es más difícil de autoengañarse.
Un pipeline se echa a perder cuando se convierte en una lista de deseos. La solución no son más campos. Son unas pocas señales de actividad que obligan a cada trato a responder una pregunta: ¿qué sucede a continuación?
Si solo añades una capa a tu esquema, que sean estos campos de actividad:
Una regla práctica: si un trato no tiene siguiente paso o no tiene fecha, no es un trato real. Archívalo o ciérralo. Esto hace más por la precisión del pronóstico que cualquier modelo de puntuación.
Mantén “Razón de pérdida” corta para que realmente lo uses: precio, sin presupuesto, sin decisión, eligió competidor, timing, no encaja.
Qué se ve: tienes una demo con un líder de operaciones el martes. Justo después de la llamada pones fecha de última actividad = martes, último canal = reunión, siguiente paso = “Enviar 2 casos de éxito y confirmar quién firma”, fecha de vencimiento = jueves. Si el jueves pasa sin respuesta, el trato se pone en rojo sin que nadie discuta el “progreso del pipeline”.
Un buen modelo de etapas hace un trabajo: decir la verdad sobre dónde está cada trato, sin obligarte a vigilar una docena de pasos pequeños. Si no puedes decir qué debe ser cierto para que un trato esté en una etapa, la etapa se convierte en una sensación.
Esta configuración de seis etapas funciona para la mayoría de fundadores B2B:
Nuevo: Tienes un nombre y una razón para contactar. El primer contacto está hecho o programado.
Calificado: Se confirma el ajuste básico. El problema es real, el cliente coincide con tu ICP y hay un camino plausible para comprar.
Descubrimiento completado: Has tenido una conversación real. Entiendes el caso de uso, los criterios de éxito y quiénes están involucrados.
Propuesta enviada: Precio y alcance están en manos del cliente. Se reservó o solicitó explícitamente un siguiente paso.
Negociación/Legal: Compras, seguridad, aprobación presupuestaria o ediciones de contrato están en marcha.
Cerrado ganado / Cerrado perdido: Se marca el resultado y se captura una razón.
Solo avanza un trato cuando algo ocurrió en el mundo real (una reunión completada, una propuesta enviada, legal involucrado). Si no pasó nada, la etapa se queda.
Un nombre de etapa no es una definición de etapa. Si solo etiquetas una columna “Calificado” o “Negociación”, terminarás con tratos ahí porque nadie coincide en qué significa “completado”.
Escribe reglas de etapa como comprobaciones simples verdadero/falso. Cuando cada trato en una etapa comparte los mismos hechos, tu pipeline se mantiene confiable.
El criterio de entrada dice qué debe ser ya cierto antes de que un trato entre en una etapa. El criterio de salida dice qué debe cambiar antes de que pueda avanzar. Mantén ambos cortos y medibles.
Ejemplos:
Si no puedes escribir criterios sin palabras como “bueno”, “fuerte” o “interesado”, la etapa es demasiado vaga.
Establece una antigüedad máxima para cada etapa como aviso temprano, no como castigo. Ejemplo: Discovery máximo 14 días, Propuesta máximo 21 días. Cuando un trato alcanza el límite, desencadena un reinicio: agenda un siguiente paso, muévelo hacia atrás o ciérralo.
Decide la acción por defecto cuando no se cumplen los criterios:
Esto evita que los “tratos zombis” inflen tu pronóstico.
Puedes construir un esquema de pipeline en unas horas si lo tratas como un pequeño producto: reglas primero, luego solo lo que soporta esas reglas.
Comienza en una página en blanco, no dentro de una herramienta. Escribe tus etapas y criterios de entrada/salida en inglés claro. Si no puedes explicar una etapa en una frase, probablemente sean dos etapas (o no es una etapa).
Un flujo de construcción simple:
Haz una prueba realista durante la configuración: toma un trato que estés trabajando activamente e intenta moverlo etapa por etapa. Si sigues adivinando, tus criterios son demasiado vagos.
Una regla que vale la pena imponer temprano: si la fecha de actividad siguiente está vacía, el trato no puede quedarse en una etapa activa.
La mayoría del bloat del CRM nace de buenas intenciones: quieres más precisión, así que añades más campos, más etapas y más toma de notas. El resultado es lo contrario. La gente deja de actualizarlo y tu pipeline se convierte en un lugar donde los tratos envejecen.
Si dos etapas se sienten igual, se usarán igual. “Discovery”, “Deep discovery” y “Discovery follow-up” a menudo significan “hablamos”, sin un evento siguiente claro. Las etapas deberían cambiar solo cuando algo real cambia.
Prueba rápida: si no puedes decir qué debe ser cierto para entrar en una etapa en una oración, probablemente la etapa es extra.
La fecha de cierre solo es útil si está ligada a una razón. Trátala como la fecha del siguiente punto de decisión (aprobación presupuestaria, reunión de compras, fecha de firma) y muévela cuando ese evento se mueva.
Las notas largas esconden lo único que necesitas: qué pasó por última vez y qué pasa después. Mantén las notas cortas y registra la actividad con fecha de última actividad más siguiente paso (con propietario y fecha).
Sin una definición, “calificado” se convierte en “sonaron bien”. Elige 3 o 4 comprobaciones que deban ser verdad (problema, comprador, cronograma y alguna forma de presupuesto). Si falta una, no está calificado aún.
Los pipelines que solo crecen dejan de ser pipelines y se convierten en cementerios. Cierra en perdido rápido cuando el trato esté inactivo o el encaje sea incorrecto, y captura una razón clara para poder aprender.
Elige un momento cada semana (30 minutos bastan) y trátalo como una reunión con tu futuro yo. La higiene del pipeline no trata de añadir campos, sino de asegurarse de que cada trato aún tenga un camino real hacia adelante.
Un flujo de revisión simple:
Ejemplo concreto: si un trato está marcado como “Propuesta enviada” pero no hay reunión reservada para revisarla, no está en etapa de propuesta. Muévelo atrás, fija el siguiente paso y deja de contarlo hasta que el comprador vuelva a estar involucrado.
Vendes una herramienta analítica B2B a una empresa de e‑commerce de 50 personas. Tras la primera llamada creas un trato y completas solo lo que usarás la próxima semana. Un esquema simple rinde aquí porque obliga a claridad, no papeleo.
Justo después de la llamada, el registro queda así:
El trato comienza en Discovery. Lo mueves adelante solo cuando la invitación del calendario se acepta (no cuando alguien “suena interesado”). Después de la demo, el disparador para pasar a evaluación es una solicitud concreta (por ejemplo, “¿Puedes conectar a Shopify y nuestros datos de almacén?”), seguida de una verificación técnica acordada.
Ahora el estancamiento: el CFO se queda en silencio después del precio. Tu registro muestra dos seguimientos, sin respuesta, y la fecha del siguiente paso vence. La regla es simple: si no hay siguiente paso acordado, el trato no puede quedarse en Propuesta.
Así que tomas una decisión honesta: o lo mueves atrás a evaluación (si necesitas un nuevo sponsor o falta información) o lo cierras en perdido (si el decisor no responde en la fecha límite). En este ejemplo lo mueves atrás, actualizas stakeholders (Ops incorpora al manager de finanzas), fijas una nueva fecha de siguiente paso y vuelves a Propuesta solo cuando el CFO confirme una reunión de decisión.
Un esquema de pipeline solo funciona si lo confías. La forma más rápida de llegar es empezar mínimo y vivir con ello 30 días. Eso te muestra lo que realmente usas, no lo que crees que podrías necesitar.
Durante el primer mes, sé estricto: si un campo no cambia una decisión, quítalo. Si una decisión sigue apareciendo y no puedes responderla desde el pipeline, añade exactamente un campo para cubrir esa laguna.
Una prueba simple antes de añadir cualquier campo nuevo: “Si esto está vacío, ¿no podemos decidir si ___?”
Si quieres construir un CRM ligero y a medida en lugar de forzar uno genérico, herramientas como Koder.ai (koder.ai) pueden ayudar una vez que hayas escrito tus etapas, campos requeridos y reglas de validación. Es mucho más fácil generar e iterar una app simple cuando el esquema ya está claro.
Un pipeline “miente” cuando muestra progreso que no está respaldado por acciones reales del comprador. Las causas más comunes son: pasos siguientes faltantes, fechas de última actividad obsoletas y fechas de cierre que se posponen sin una línea de tiempo confirmada por el comprador.
Haz tres campos innegociables para cada trato abierto: una acción concreta siguiente, una fecha límite para esa acción y una fecha de cierre vinculada a un evento real del comprador (reunión, revisión o firma). Si falta alguno, trata el trato como inactivo hasta que se complete.
Por defecto, “un trato = una decisión de compra”. Si la misma compañía puede comprar dos veces por equipos distintos, presupuestos distintos o contratos distintos, crea tratos separados para no mezclar cronogramas y responsables.
Comienza con un formato de nombre de trato que evite duplicados, una compañía, un contacto principal, un responsable, valor esperado, fecha objetivo de cierre y una fuente clara. Luego añade la mínima calificación necesaria: caso de uso, proceso de decisión y ajuste de precios.
Un caso de uso de una frase más los criterios de éxito te obligan a entender el resultado, no solo el interés del comprador. Si no puedes describir claramente el resultado, normalmente el trato está demasiado temprano para pronosticar.
Escríbelo como una breve historia de cómo se toma la decisión: quién firma, quién puede bloquearla y qué pasos deben pasar (seguridad, legal, compras). Si aún no conoces al firmante, mantén el trato en una etapa temprana y enfoca el siguiente paso en encontrar a esa persona y el proceso.
Usa un rango aproximado o un simple Indicador: Likely/Unclear/Unlikely (Probable/Poco claro/Improbable) según lo que escuchaste. La idea no es hacer matemática perfecta de precios, sino detener el avance de tratos cuyo presupuesto no coincide con tu oferta.
Sigue la fecha de última actividad, el siguiente paso, la fecha de vencimiento del siguiente paso y una razón de cierre cuando termine. Las notas pueden existir, pero estos campos de actividad son los que evitan que los tratos se desvíen y te obligan a decidir el siguiente movimiento.
Solo avanza etapas cuando algo real ocurrió: una llamada de descubrimiento completada, una propuesta realmente enviada o cuando legal aparece. Si el cambio de etapa puede hacerse solo porque te “sientes bien”, la definición de la etapa es demasiado vaga y el pronóstico se desalineará.
Establece un número máximo de días por etapa como aviso temprano y después desencadena un reinicio cuando se alcanza. La acción por defecto es simple: agenda un siguiente paso real, mueve el trato atrás a la etapa que sí refleje los hechos o ciérralo como “sin decisión” tras intentos claramente definidos de seguimiento.
