Crea una app para repartir propinas que divida las propinas diarias según las horas trabajadas, con reglas claras, redondeo y un historial de auditoría en el que tu equipo pueda confiar.
Repartir propinas suena simple hasta que lo haces a diario con gente real, efectivo real y un reloj que nunca coincide del todo. Al final del turno, todos están cansados, el local cierra y nadie quiere discutir sobre quién “merece” qué.
La mayoría de las peleas empiezan porque los datos de entrada son imprecisos. Alguien recuerda haber trabajado 6 horas, otra persona dice 7. Alguien cubrió un descanso, fue a la cocina o llegó tarde pero respondió a la hora punta. Cuando los hechos no están claros, el reparto empieza a sentirse personal.
Los equipos pequeños suelen recurrir a métodos manuales: dividir un montón de efectivo “a partes iguales”, hacer cuentas rápidas en una hoja de cálculo o confiar en la memoria. Cada uno falla bajo presión. Los montones de efectivo ignoran las horas. Las hojas de cálculo se enredan cuando alguien entra a mitad de turno o cambia de función. La memoria falla en noches ajetreadas, y “lo arreglamos mañana” rara vez ocurre.
Lo que se siente injusto es bastante predecible. Los que llegan tarde pueden sentirse penalizados por perder tiempo lento, aunque hayan cargado la hora punta. Los que abren pueden sentirse ignorados porque el trabajo de preparación no se ve cuando se cuentan las propinas. Los roles también crean fricción: los camareros pueden sentir que se ganaron las propinas, mientras que baristas, runners o anfitriones sienten que el local funciona gracias a ellos.
Una app para repartir el tarro gana confianza si hace bien cuatro cosas: registra quién trabajó, cuánto tiempo trabajó, aplica la regla del equipo de forma consistente y muestra los resultados con suficiente claridad para que nadie tenga que “confiar en la matemática”. Cuando el proceso es rápido, visible y repetible, repartir propinas deja de ser una negociación diaria.
“Justo” no es una regla universal. Significa que todos acuerdan que la regla es razonable y puedes explicarla en una frase. Si esa frase es imprecisa, lo notarás al pagar.
La mayoría de los equipos pequeños eligen una regla y la mantienen:
Una vez que eliges la regla, define qué significa “horas trabajadas” en tu local. ¿Cuentan los descansos pagados? ¿Y la formación antes de abrir o el cierre después de que cierran las puertas? Muchos equipos lo simplifican: si estás programado y se espera que estés allí, cuenta.
Los turnos parciales y el redondeo causan la mayoría de las peleas. Decide desde el principio si registras al minuto o redondeas a 5, 10 o 15 minutos. Luego define cómo funciona el redondeo (al más cercano, siempre hacia abajo o con un umbral consistente). La consistencia importa más que la perfección.
También acuerden cuándo se cuentan las propinas. “Fin del día” funciona para cobros nocturnos en efectivo. “Fin de semana” puede funcionar mejor si dependes de propinas con tarjeta que se liquidan después.
Ejemplo: una cafetería cuenta las propinas al cierre cada día, incluye apertura y cierre, excluye descansos no pagados y redondea a 5 minutos. Todo el mundo entiende la regla y las discrepancias caen rápidamente.
La mayoría de las peleas no se trata de las cuentas. Suceden porque la gente asumió reglas distintas y los números hicieron que la diferencia se sintiera personal. Escribe las reglas primero, aunque tu primera versión viva en un teléfono.
Empieza por definir qué entra en el pool. Algunos equipos juntan todo (tarro en efectivo más propinas con tarjeta). Otros solo agrupan el tarro físico mientras los camareros conservan las propinas directas. Elige un enfoque y úsalo durante una semana antes de cambiarlo.
A continuación, decide cómo tratáis efectivo y tarjetas. Si los combinas en un total, el reparto es fácil, pero alguien debe manejar el efectivo. Si mantienes pools separados, reduces problemas con efectivo pero añades pasos al cierre.
Si en tu local hay cortes para la casa, tip-outs o comisiones, sé claro con el orden. Por ejemplo: “Se quitan 2% de procesamiento de tarjetas antes de repartir” o “$10 van primero al tip-out del lavaplatos”. Lo que elijas, la secuencia cambia el resultado.
Por último, establece permisos. Decide quién puede editar horas, quién puede ingresar totales y quién puede confirmar el reparto final.
Un conjunto de reglas inicial limpio:
Si quieres una herramienta que se ajuste a tus reglas exactas (en lugar de forzar al equipo a una calculadora genérica), una plataforma de construcción por chat como Koder.ai puede ser útil para dar forma rápido a pantallas y lógica según cómo funciona tu local.
Una app para repartir propinas solo se siente justa si todos confían en los datos. El objetivo es capturar lo mínimo que afecta los pagos, sin convertir el cierre en papeleo.
Empieza por las personas que trabajaron ese día. Una lista de equipo guardada evita reescribir nombres. Los roles son opcionales, pero útiles si excluyes managers del pool o quieres comparar repartos por posición más tarde.
La mayoría de los equipos puede cerrar con precisión con pocos campos: quién trabajó, las horas de cada persona (o tiempos de inicio/fin), el total de propinas recogidas (efectivo y tarjeta si quieres un conteo limpio) y un pequeño campo de notas para lo inusual.
Las horas son el mayor factor en un reparto por hora, así que hazlas fáciles de ingresar. Los tiempos de inicio/fin reducen el cálculo mental, pero solo si tienes una regla clara para descansos no pagados.
Para las propinas recogidas, asegura que todos acuerden qué “cuenta” antes de meter un número. Si aceptas propinas por varios canales (efectivo, tarjeta, QR), mantenlos separados al ingresar aunque los combines para pagar.
Un campo corto de notas evita discusiones después. Ejemplo: “Maya se fue 1 hora antes por emergencia familiar” o “Alex cubrió la terraza 18:00–19:00”.
También ayuda registrar quién confirmó el cierre. Incluso un simple “Aprobado por: encargado de turno” genera confianza cuando las entradas se hacen rápido.
Un reparto por horas es directo: las propinas siguen al tiempo. Una buena app debería hacer la matemática visible para que nadie sienta que trata con una caja negra.
Los pasos son simples:
Ejemplo: recogiste $240 en propinas. Tres personas trabajaron 5, 6 y 9 horas (20 en total). La tarifa es $240 / 20 = $12 por hora. Los pagos son $60, $72 y $108.
La vida real incluye céntimos y el redondeo puede crear un pequeño sobrante. Elige una regla y úsala todos los días.
Un enfoque común es calcular pagos exactos, redondear cada persona a $0.01 y luego manejar los céntimos sobrantes de forma predecible (por ejemplo, dar los centavos extra a quienes tuvieron los mayores restos fraccionarios). Lo clave es que el total pagado siempre sea igual al total recaudado.
Muestra el cálculo antes de “Confirmar”: total de propinas, horas totales, tarifa por hora y el pago de cada persona. La transparencia evita disputas.
Empieza pequeño. Tu primera versión solo necesita responder una pregunta rápido: ¿qué paga cada uno hoy?
Mantén el flujo cercano a cómo termina el turno:
Si construyes una app usando Koder.ai, describe esas pantallas en lenguaje natural y pide primero un diseño mínimo. Puedes pulir la UI después de que el flujo funcione.
No necesitas complejidad tipo nómina para comenzar. Una estructura simple basta: Personas (nombre), Turnos (persona, fecha, horas), TotalesDelDía (fecha, total de propinas) y Pagos (persona, fecha, monto).
Añade guardrails para que no entren datos malos en plena prisa: bloquear horas negativas, requerir total de propinas antes de mostrar resultados, evitar duplicados de persona en el mismo día, avisar si las horas totales son 0 y bloquear el día tras la confirmación (con desbloqueo solo por manager si quieres).
Antes de afinar la UI, prueba con varios días de ejemplo y un caso límite (como 0 horas o falta de total de propinas) para que el flujo sea predecible.
Una app solo funciona si la gente puede usarla en tiempo real: manos mojadas, música alta y cola en la barra. Apunta a menos toques, menos opciones y menos oportunidades de teclear mal.
Un buen predeterminado es una pantalla única “Hoy” con dos entradas principales: total de propinas y las horas de cada persona.
Para las propinas, usa un teclado grande y muestra el símbolo de la moneda en el campo. Para las horas, ofrece presets (4, 6, 8) más un stepper +/- sencillo.
Etiqueta las horas claramente y muestra un pequeño ejemplo como “6.5 = 6 horas 30 minutos”. Si soportas minutos, hazlo visible con un interruptor (“Ingresar en horas” vs “Ingresar en minutos”), no como una regla oculta.
Los buenos valores por defecto ahorran tiempo. Prefill la lista habitual del equipo y las horas típicas, luego deja que la gente ajuste.
La pantalla de resultados debe responder tres preguntas de un vistazo: quién cobra, cuánto y por qué. Muestra las horas de cada persona, el pago y la tarifa del día.
Si añades historial, mantenlo simple: una lista de fechas que abre el mismo resumen. Si alguien necesita cambiar un día cerrado, exige una nota corta con la razón para que el registro siga siendo creíble.
La mayoría de los repartos fallan cuando la gente deja de confiar en los números. Trata cada cierre como un recibo: claro, explicable y difícil de “arreglar a escondidas” después.
Los olvidos de fichar la salida son el problema clásico. En lugar de reescribir la hora de alguien después del pago, permite una corrección visible: marca el turno como estimado, exige una nota (“olvidó fichar, confirmado por encargado”) y bloquéalo una vez confirmado.
El redondeo es otra fuente de tensión. Mantén cálculos en céntimos, redondea consistentemente y maneja los centavos sobrantes con una regla predecible para que los totales siempre cuadren.
Después del pago, evita editar días pasados. Si alguien se da cuenta de que le faltaron $2, añade un ajuste en el siguiente pago con la razón. Eso crea un rastro de auditoría y mantiene los informes antiguos estables.
Si soportas múltiples pools (propinas de barra vs piso, efectivo vs tarjeta, botes de eventos privados), haz la selección de pool explícita para que no se fusionen por error.
Si iteras la app mientras aprendes, funciones de Koder.ai como snapshots y rollback pueden ayudarte a probar cambios de regla de forma segura antes de que el equipo dependa de ellos.
La mayoría de los problemas no vienen de las cuentas sino de pequeños errores al ingresar datos cuando todos están cansados y cerrando rápido. Una revisión de 20 segundos evita conversaciones incómodas después.
Antes de confirmar, verifica lo básico: todos los que trabajaron están incluidos (y nadie aparece dos veces), las horas parecen plausibles (cuidado con typos como 0.1 o 40), el total de propinas coincide con lo contado o con el reporte del POS y los pagos suman exactamente el total recolectado tras el redondeo.
Una comprobación rápida de realidad ayuda: compara el pago más alto y el más bajo. Si el mejor pagado está solo un poco por encima de alguien que trabajó la mitad del tiempo, hay un error. Si alguien recibe $0.03, probablemente alguien ingresó 0.1 horas.
Una vez aprobado, bloquea el registro. Trata “Confirmar” como el momento de escribir el resumen diario final (propinas, horas, pagos, ajuste por redondeo, nombre del aprobador). Ese hábito mantiene el proceso confiable aunque el equipo cambie.
Son las 18:05 y una pequeña cafetería está cerrando. El encargado quiere pagar las propinas antes de que todos se vayan, pero el turno fue desigual. Cuatro personas trabajaron distintas horas y una llegó tarde.
Horas de hoy:
Las propinas en efectivo más las de tarjeta (tras las comisiones que consideres) suman $387.50. Las horas totales son 22.5, así que la tarifa por hora es $387.50 / 22.5 = $17.222... por hora.
La app calcula cada pago y luego redondea a centavos:
Alex: 6.0 x 17.222... = $103.33
Sam: 8.0 x 17.222... = $137.78
Priya: 5.5 x 17.222... = $94.72
Jordan: 3.0 x 17.222... = $51.67
El redondeo es donde suelen surgir discusiones, así que hazlo visible. Una regla limpia es redondear a la centésima más cercana y luego ajustar por cualquier centavo sobrante para que los totales coincidan con el tarro. En este ejemplo, los pagos redondeados ya suman $387.50.
En la pantalla de resumen, el equipo ve la fecha, total de propinas, horas totales, la tarifa por hora y el pago de cada persona. En el historial pueden abrir días pasados y ver las entradas y resultados exactos, lo que ayuda cuando alguien pregunta “¿por qué mi parte fue distinta ayer?”.
Lanza con la regla más simple que parezca justa: dividir por horas trabajadas. Es fácil de explicar, fácil de comprobar y difícil de discutir. Cuando el equipo confía en los números, añade extras solo si los necesitas (como ponderaciones por rol). Añade una regla a la vez y deja una nota corta en la app que diga qué cambió y cuándo.
Decide dónde vive la app según cómo termina tu turno. Una tablet compartida junto a la caja funciona si una persona cierra. Los teléfonos funcionan mejor si la gente ficha en sitios distintos. Sea lo que sea, mantén la última pantalla rápida: revisar, confirmar, bloquear.
Si quieres construir y lanzar rápido sin reinventar todo, Koder.ai (koder.ai) puede ayudarte a crear una versión funcional mediante un flujo de construcción por chat y luego iterar conforme evolucionen tus reglas. Cuando estés listo, puedes exportar el código fuente y seguir extendiendo la app por tu cuenta.
Empieza con una regla que todos puedan repetir en una frase. Para la mayoría de equipos pequeños, repartir por horas trabajadas es lo más fácil de explicar y lo menos discutible, siempre que definas claramente qué cuenta como “horas” en tu local.
Usen horarios de inicio y fin (o minutos exactos) en lugar de “unas 6 horas” y decidan de antemano cómo redondean. Una regla consistente de redondeo y un campo visible de notas para excepciones (como cubrir un descanso) evitan la mayoría de las discusiones al cierre.
Registra quién trabajó, las horas de cada persona (o tiempos de inicio/fin) y el total de propinas del día. Añade roles solo si realmente los usas para multiplicadores o exclusiones; de lo contrario solo ralentizan el cierre.
Elige un método y mantente: calcula hasta el minuto, o redondea a 5, 10 o 15 minutos. Lo importante es que todos conozcan la regla y se aplique igual cada día, sobre todo en turnos parciales.
Escribe una regla clara sobre qué cuenta como tiempo trabajado, por ejemplo “la hora programada cuenta, los descansos no pagados no”. Añade una forma simple de anotar excepciones como llegadas tarde, salidas tempranas o cambios de turno para que el registro refleje lo que realmente pasó.
Decidan si agrupan todo o solo el tarro y sean consistentes. Muchos equipos combinan efectivo y tarjetas en un solo pool por simplicidad, pero también deben acordar si las comisiones por procesamiento de tarjetas se restan antes de dividir.
La matemática del reparto por horas es: total de propinas dividido por el total de horas da la tarifa por hora, y cada persona recibe sus horas multiplicadas por esa tarifa. Si muestras total de propinas, total de horas, la tarifa y las horas de cada persona en la pantalla de resultados, la gente puede verificarlo rápido.
Calcula en céntimos, redondea a la centésima y asegúrate de que los pagos finales sumen el total recaudado. Si sobra 1–2 céntimos, aplica una regla predecible cada vez para que nunca parezca arbitrario.
Bloquea el día después de confirmar para que los resultados no cambien a escondidas. Si hay que corregir un error, añade un ajuste visible en el próximo pago con una breve explicación; así tienes un historial sin reescribir informes anteriores.
Tiene sentido una app a medida si tus reglas incluyen ponderaciones por rol, múltiples pools, un orden específico de deducciones o permisos de aprobación que las calculadoras genéricas no soportan. Plataformas como Koder.ai pueden ayudarte a dar forma a las pantallas y la lógica según tu flujo, y luego iterar a medida que el equipo define sus necesidades.
