Crea una app de notas de alergias para restaurantes que guarde info del cliente, marque pedidos repetidos y ayude al personal a servir platos más seguros con flujos simples.
El riesgo por alergias suele aparecer en visitas repetidas, no en la primera. La primera vez que alguien pide, normalmente explica todo con cuidado y el personal presta más atención. En la visita tres o diez, todos se relajan, el pedido suena familiar y el verdadero peligro es asumir que los detalles de la vez anterior siguen siendo válidos.
Cuando las notas de alergia viven en la memoria de una persona, viajan con ella, no con el equipo. Si ese camarero no trabaja hoy, si el anfitrión es nuevo o si la cocina está saturada, la nota desaparece. Aún peor, puede volver errónea. “Creo que no puede tomar frutos secos” se convierte en “sin cacahuetes”, y un plato con almendras pasa desapercibido.
Una aplicación de notas de alergia para restaurantes convierte detalles frágiles y hablados en un registro compartido y consistente. Eso importa porque la seguridad no es solo saber que un cliente tiene una restricción. Es saber exactamente cuál es, cuán grave es y qué ha funcionado para esa persona antes.
Unos cuantos términos se confunden todo el tiempo:
Lo que quieres es un sistema simple que todo el equipo pueda seguir: notas de cliente fáciles de encontrar al tomar el pedido, difíciles de pasar por alto en cocina y sencillas de actualizar cuando un huésped dice “En realidad, ahora es peor” o “Puedo tomar lácteos otra vez”.
Las notas de alergia solo son útiles si la persona correcta las ve en el momento exacto en que las necesita. Esto tiene menos que ver con almacenar información y más con mostrar una advertencia clara frente a quienes toman decisiones.
El front of house suele encontrarse primero con el riesgo. Anfitriones, camareros y cajeros necesitan una forma rápida de ver una nota de alergia antes de confirmar el pedido. También necesitan una redacción que puedan repetir: cuál es la alergia, cuán seria es y qué evitar. Esto importa especialmente en los momentos de mayor afluencia, cuando una nota verbal es fácil de pasar por alto.
Los equipos de cocina necesitan la misma información, pero en un momento distinto. El mejor momento es cuando se crea el ticket y de nuevo cuando se prepara el plato. Una bandera brillante y consistente ayuda, pero también una nota corta que diga qué acción tomar, como cambiar guantes, usar una sartén limpia o evitar una salsa específica.
Los gerentes usan las notas de alergia para mantener la coherencia entre turnos. Ellos fijan el estándar sobre cómo se redactan las notas, quién puede editarlas y cómo se entrena a las nuevas incorporaciones para revisarlas cada vez. Cuando el personal cambia, las notas se convierten en la memoria del restaurante.
Los clientes se benefician de forma discreta: se sienten más seguros sin tener que repetir el mismo discurso en cada visita. Un habitual puede pedir para llevar semanalmente. La primera vez menciona una alergia a los cacahuetes. Semanas después, un nuevo camarero atiende la llamada, ve la marca, la confirma y la cocina evita el contacto cruzado sin largas discusiones.
Las notas importan más cuando las cosas van rápido o son poco familiares: pedidos de primera vez con detalles confusos, pedidos repetidos realizados con rapidez (especialmente por teléfono o para recoger), cambios de turno, cambios de menú o platos especiales, y platos compartidos donde los errores ocurren con facilidad.
Un buen perfil de alergias es corto, específico y fácil de confiar durante un pico. Si se convierte en una historia larga, el personal deja de leerlo. Si es demasiado vago, no evita errores.
Empieza con un conjunto mínimo que permita a cualquiera confirmar a la persona correcta y actuar de inmediato:
Una vez que eso funcione, añade solo lo que reduzca el ida y vuelta en pedidos repetidos. Muchos restaurantes guardan un par de platos conocidos como seguros que el cliente suele pedir, además de preferencias de sustitución como "usar leche de avena" o "sin sésamo, sustituir por girasol". Mantén esto como preferencias, no como garantías, porque las recetas y los proveedores cambian.
También ayuda separar las notas a nivel de cliente de las notas a nivel de pedido. Las notas a nivel de cliente son las reglas siempre verdaderas ("alergia a mariscos"). Las notas a nivel de pedido capturan detalles puntuales ("hoy: sin ajo" o "pastel de cumpleaños, confirmar sin lácteos"). Ambas importan: el perfil evita errores repetidos y la nota del pedido captura lo que cambió desde la última visita.
Escribe las notas para que puedan leerse en dos segundos. Usa palabras llanas, no abreviaturas que solo entienda una persona. Bueno: "Alergia a la leche (urticaria). Evitar mantequilla, queso, suero." Arriesgado: "Problema con lácteos."
Las notas de alergia son información personal de salud. Si los huéspedes no confían en cómo la manejas, o no la compartirán o la harán vaga, lo que hace a tu equipo menos seguro.
Haz del consentimiento un paso simple y opcional al registrarse, en el pago en línea o la primera vez que un miembro del personal crea un perfil. Usa una frase que responda qué guardas, por qué y quién puede verlo. Por ejemplo: “Podemos guardar tus notas de alergia para hacer futuros pedidos más seguros. Puedes pedir que las actualicemos o eliminemos en cualquier momento.”
Evita formularios con vocabulario médico o largos descargos en el mostrador. Si alguien tiene prisa, permite que omita el guardado y aún agregue una nota puntual para ese pedido.
Una app de notas de alergia funciona mejor cuando guarda solo lo que tu equipo realmente va a usar.
Como mínimo, registra los alérgenos y la severidad según lo describa el cliente (por ejemplo, “cacahuete - reacción aérea”), qué significa “seguro” para esa persona (evitar contacto cruzado, freidora separada, no utensilios compartidos), y la fecha añadida o última confirmación. Opcionalmente, incluye un método de contacto preferido para aclaraciones y la fuente (cliente, progenitor, cuidador).
Limita quién puede editar notas permanentes. La mayoría del personal debería poder verlas, pero solo gerentes (o líderes formados) deberían cambiar detalles de alergias. Si se permiten ediciones, guarda un historial simple (cambiado de X a Y en fecha) para que nada se sobrescriba silenciosamente.
Finalmente, crea un hábito básico de retención. Revisa los perfiles de alergias en un calendario (por ejemplo, cada 6–12 meses) y elimina notas que estén desactualizadas, no confirmadas o vinculadas a perfiles inactivos. Un rápido aviso de “¿sigue siendo exacto?” en pedidos repetidos genera confianza y mantiene el registro fiel.
Un buen flujo de trabajo de alergias es aburrido en el mejor sentido. Debe funcionar igual si el pedido se toma por teléfono, en el mostrador o en línea. Captura la info una vez y haz que sea difícil pasarla por alto en cada pedido repetido.
Empieza con un único lugar para guardarla: el perfil de cliente. Cuando alguien mencione una alergia, el personal la añade en ese momento, no “luego cuando haya calma”. Mantén la pantalla de entrada corta para que se complete en menos de 20 segundos.
Un flujo que la mayoría de equipos puede cumplir:
El guion de confirmación evita momentos de “creí que dijiste…”. Mantenlo consistente:
Manejar cambios es donde muchos sistemas fallan. Pon “última actualización” directamente en la nota y haz que las ediciones sean rápidas. Ejemplo: María pide semanalmente y antes indicaba “sin lácteos”. Hoy dice que ahora es una verdadera alergia a la leche. El empleado actualiza el perfil, la alerta aparece al buscarla y la nueva advertencia se muestra en el ticket para que la cocina no dependa de la memoria.
Empieza por aclarar dónde entran los pedidos hoy en tu negocio. Eso determina cómo emparejas un pedido con la persona correcta: llamadas, clientes en sala, tu propio sitio, marketplaces de delivery y pedidos en mesa. Anota qué identificador tienes realmente en cada lugar (número de teléfono, ID de fidelidad, correo, número de mesa o nombre en el recibo). Si no puedes identificar a un cliente habitual de forma fiable, las notas de alergia no aparecerán cuando importen.
Después, decide qué vistas deben existir para que el personal actúe en segundos. La mayoría de equipos necesita tres:
Un camino de configuración práctico:
Antes del despliegue, prueba con escenarios reales, no ideales. Prueba un cliente habitual que cambia su alergia, un número de teléfono familiar con dos perfiles distintos y un pedido hecho por un amigo que recoge la comida.
Lanza con una formación corta centrada en hábitos, no en funciones: cuándo revisar el perfil, cómo añadir una nota y qué hacer cuando el huésped no está seguro. Durante la primera semana, designa a un líder de turno para recoger incidencias diariamente y luego ajusta campos y avisos según cómo trabaje realmente tu equipo.
Una app de notas de alergias solo ayuda si la advertencia aparece en el momento exacto en que alguien está a punto de confirmar un pedido. La interfaz debe hacer que la info sea visible en segundos, aun en un turno ajetreado, sin convertir cada pantalla en un muro de alertas.
Usa etiquetas claras y estandarizadas para riesgos comunes (por ejemplo: cacahuetes, mariscos, gluten, sésamo) y mantenlas consistentes. Las etiquetas se leen rápido. Junto a ellas, permite una nota corta en texto libre para los detalles que el personal necesita, como “evitar freidora compartida” o “confirmar ingredientes cada vez”.
Pon la advertencia siempre en el mismo lugar y muéstrala antes de enviar el pedido a cocina. Una insignia enterrada en un perfil es fácil de pasar por alto. Un pop-up a pantalla completa en cada toque también es un problema. Un buen punto medio es un banner claro en la pantalla de pedido más un resumen corto en el checkout.
Considera una casilla de “Visto” (o una confirmación de un toque) para la persona que toma el pedido. Crea una pausa para leer la nota y deja claro quién la vio. Si la nota cambia, restablece la confirmación para que no se reutilice a ciegas.
Los errores a menudo ocurren antes de que alguien vea la advertencia: se selecciona al “Chris” equivocado. Soporta búsqueda rápida por número de teléfono, maneja variaciones de ortografía y apodos, y muestra desempates simples cuando dos coincidencias parecen similares (fecha del último pedido, artículos habituales o una bandera de “perfil de alergia en archivo”).
Las familias y grupos necesitan un manejo especial. Permite que una cuenta contenga varias personas (por ejemplo, “Sam (frutos secos)” y “Mia (lácteos)”) para que el personal pueda adjuntar el perfil correcto a la comida correcta.
Si quieres una lista de verificación rápida, mantenla corta: etiquetas claras de alérgenos más una nota breve, un banner en la pantalla de pedido y en el checkout, búsqueda rápida por teléfono y soporte para múltiples personas bajo una cuenta.
La mayoría de incidentes por alergias empiezan con errores pequeños y prevenibles. La app solo ayuda si las notas son claras, actuales y visibles en el momento adecuado.
Un problema común es mezclar preferencias con verdaderas alergias. “Sin cebolla” puede ser una elección de sabor, mientras que una alergia a los alliums es un asunto de seguridad. Si ambos viven bajo la misma etiqueta, el personal acaba por ignorar las advertencias. Mantén alergias e intolerancias separadas de las preferencias y destaca visualmente los ítems de seguridad.
Otro riesgo es dejar las actualizaciones en manos de una sola persona de confianza. Cuando esa persona no está, las notas se desactualizan, los nuevos detalles quedan en la memoria de alguien y el siguiente pedido se convierte en conjeturas. Crea el hábito de que cualquier miembro del personal pueda capturar nueva información, con un paso simple de revisión para cambios permanentes.
El momento importa tanto como la precisión. Si la alerta solo aparece después de enviar el ticket a cocina, ya perdiste tiempo y confianza. Las advertencias deben mostrarse durante la entrada del pedido y de nuevo en el momento final de envío.
La redacción también genera confusión. “Sin nueces” puede significar cacahuetes, frutos secos de árbol, aceites de nuez o “no me gustan las nueces”. Escribe a qué reacciona el huésped y cuál es el riesgo.
Errores a vigilar:
Ejemplo: Un habitual pide la misma ensalada cada semana. El mes pasado dijo “sin nueces”. Esta semana dice que es alergia a avellanas con hinchazón previa. Si la nota es vaga o se sobrescribe sin historial, el equipo puede tratarlo como una preferencia y pasar por alto el aceite de avellana en una vinagreta.
Antes de usar una app de notas de alergia en un turno ocupado, pruébala como probarías una alarma de incendios: rápido, bajo presión y con gente real.
Elige una franja horaria (comida o cena) y haz una práctica corta con algunos miembros del personal. Usa un par de clientes ficticios y luego (si es posible) un cliente real habitual que acceda a ayudar.
Concéntrate en cinco comprobaciones:
Tras la práctica, pregunta dos cosas: “¿Qué te ralentizó?” y “¿Qué podrías pasar por alto en una hora punta?” Luego ajusta diseño, redacción y pasos.
Un ejemplo práctico: si una nota dice “nueces”, el personal puede no saber si eso incluye coco, sésamo o trazas. Reformúlalo en términos claros como “solo cacahuetes” o “todos los frutos secos” y añade una instrucción corta como “cambiar guantes, limpiar estación”.
Una clienta habitual, Maya, llama un viernes por la noche y dice: “Lo mismo que la última vez: pad thai de pollo, sin cacahuetes.” El anfitrión reconoce su número y abre su perfil. Ya hay una nota: “Alergia a cacahuetes (grave). Usa epinefrina. Evitar aceite de cacahuete.”
Antes de hacer el pedido, Maya añade: “Además, ahora reacciono al camarón. Incluso en pequeñas cantidades.” El anfitrión lo repite para confirmar: “¿Sin cacahuetes y sin camarón, incluyendo pasta de camarón y freidoras compartidas? ¿Es correcto?” Maya confirma.
El anfitrión añade el nuevo detalle de inmediato y el sistema muestra una alerta clara en el ticket de cocina. Es difícil pasarla por alto: la advertencia aparece en la parte superior con los ingredientes exactos a evitar y una nota breve para el personal como “confirmar base de la salsa”.
La cocina detecta un problema. La salsa del pad thai suele llevar pasta de camarón. El cocinero lo señala y el expo pide al anfitrión confirmar opciones con Maya. Ella elige una salsa sin camarón y pide más lima.
Para mantener el registro preciso, el personal documenta lo que realmente ocurrió, no solo lo solicitado: sustitución aprobada (salsa sin camarón, sin pasta de camarón), pasos contra contacto cruzado (wok limpio, utensilios frescos) y una preferencia (más lima).
La próxima vez que Maya llame, el equipo no depende de la memoria. El perfil contiene los detalles actualizados de alergia y la última sustitución exitosa, por lo que los pedidos repetidos son más rápidos y seguros.
Empieza pequeño. Elige una ubicación, un equipo por turno y un momento claro en que la nota debe comprobarse (por ejemplo, cuando se toma el pedido, no después de que se imprime el ticket). Un piloto simple hace evidente lo que falta antes de pedir a cada camarero y cocinero que cambie sus hábitos.
La elección correcta depende de dónde vienen los pedidos y de lo que tu POS pueda soportar. Si la mayoría de pedidos ocurre en el local y por teléfono, una herramienta ligera que tu equipo realmente abra puede ser suficiente. Si también recibes muchos pedidos por delivery y en línea, necesitarás un plan para que las notas de alergia sigan al cliente a través de esos canales, no solo dentro de una tablet.
Hazte preguntas prácticas: ¿Puede el personal ver la nota sin salir de la pantalla de pedido? ¿Puedes emparejar clientes habituales de forma fiable (teléfono, nombre, ID de fidelidad)? ¿Quién puede editar notas y quién solo verlas? ¿Cuál es tu proceso de respaldo si el sistema falla?
Si las opciones listas no encajan con tu flujo, construir una pequeña herramienta interna puede ser un siguiente paso razonable. Plataformas como Koder.ai (koder.ai) están pensadas para crear apps web, backend y móviles mediante una interfaz de chat, lo que puede facilitar prototipar un flujo centrado en pedidos repetidos seguros sin alargar demasiado el proyecto.
Mantén la primera versión reducida: un cuadro de búsqueda, un banner de alergia obvio, un paso de confirmación y una advertencia clara en el ticket de cocina. Simple y usado siempre supera a complicado e ignorado.
Empieza por las rutas de pedidos de mayor riesgo: pedidos por teléfono, recogidas en mostrador y clientes habituales que repiten los mismos platos. Haz que el banner de alergia aparezca durante la toma del pedido y otra vez en el ticket de cocina para que la nota no pueda pasarse por alto cuando se toman decisiones.
Registra el alérgeno exacto, la severidad según lo describa el cliente y cualquier regla de manipulación obligatoria, como evitar el contacto cruzado o freidoras compartidas. Añade una fecha de “última confirmación” para que el personal sepa si debe volver a verificar detalles en lugar de adivinar.
Trata una alergia como una advertencia de seguridad, una intolerancia como una sensibilidad con límites claros y una preferencia como una elección de servicio. Mantener estas categorías separadas evita que el personal ignore alertas porque han sido habituados a demasiadas notas que no implican riesgo.
Muestra la advertencia donde se toma el pedido, no enterrada en un perfil de cliente que nadie abre. Un banner consistente más un reconocimiento obligatorio en la pantalla de pago crean una breve pausa para leer y repetir la nota antes de que el ticket llegue a cocina.
Usa un identificador principal por canal, normalmente teléfono para llamadas y correo electrónico para pedidos en línea, y facilita confirmar que has seleccionado a la persona correcta. Si dos perfiles parecen similares, el personal debería ver un desempate rápido como la fecha del último pedido o una bandera de “alergia en archivo” antes de continuar.
Permite que una cuenta tenga varias personas (por ejemplo, “Sam (frutos secos)” y “Mia (lácteos)”) y adjunta el perfil de alergia a la comida específica, no solo al pedido general. Si un mismo número de teléfono se comparte, el personal debe elegir “Sam (frutos secos)” vs “Mia (lácteos)” cada vez.
Pide el consentimiento con una frase clara y mantén los datos guardados al mínimo: qué evitar, cuán serio es y cómo manejarlo. Permite que los clientes actualicen o eliminen la información a pedido y evita recopilar detalles de salud adicionales que tu equipo no vaya a usar.
Por defecto, da acceso de solo lectura a la mayoría del personal y restringe la edición de detalles permanentes de alergias a gerentes o líderes formados. Si cualquier persona puede capturar nueva información, enrútala como una actualización “necesita revisión” para que el equipo no sobrescriba detalles críticos sin confirmación.
Proporciona al personal un guion simple que usen siempre: preguntar, repetir lo que aparece en el archivo y luego confirmar la severidad y las necesidades de manipulación. La consistencia importa más que la extensión, especialmente en turnos ocupados donde la gente depende del hábito.
Por defecto, compra o usa lo que tu POS ya soporta si muestra alertas de forma fiable durante la toma de pedidos y en los tickets de cocina. Si tu flujo de trabajo es inusual o necesitas mayor control, una pequeña herramienta personalizada puede funcionar bien; plataformas como Koder.ai pueden ayudarte a prototipar con rapidez siempre que mantengas la primera versión simple y enfocada.
