Erstelle einen Sponsoren-Tracker für Veranstaltungen, der Stufen, Logodateien, Rechnungsstatus und zugesagte Leistungen klar dokumentiert, damit am Veranstaltungstag nichts vergessen wird.
Die meisten Probleme mit Sponsoren sind keine großen Katastrophen. Es sind kleine Details, die durchrutschen: ein Logo, das nie angekommen ist, ein Versprechen, das nicht festgehalten wurde, eine Rechnung, die gesendet, aber nie bezahlt wurde, oder eine Frist, die nur in einer E-Mail stand.
Ohne einen zentralen Ort verteilen sich Informationen über E-Mail-Threads, Chats, gemeinsame Laufwerke und die Erinnerung einzelner Personen. So entstehen Last-Minute-Überraschungen wie das Drucken der falschen Logoversion, das Vergessen eines angekündigten Dankes oder das späte Erkennen, dass ein Sponsor noch nicht bezahlt hat.
Ein einfacher Tracker gibt allen dieselbe Sicht, selbst wenn jemand nur zehn Minuten am Tag mit Sponsoren arbeitet. Er funktioniert, weil verschiedene Rollen unterschiedliche Details brauchen:
Das Ziel ist nicht „mehr Papierkram“, sondern weniger peinliche Momente und weniger dringende Nachrichten in der Woche vor der Veranstaltung. Wenn jeder Sponsor einen klaren Status und eine kurze Liste nächster Schritte hat, entdeckt man Probleme früh und löst sie ruhig.
So ein Tracker setzt außerdem gesunde Erwartungen. Er ist kein vollwertiges CRM und muss es auch nicht sein. Es geht nicht darum, jeden Anruf zu protokollieren oder eine Sales-Pipeline aufzubauen. Es geht darum, das zu liefern, was verkauft wurde.
Ein realistisches Beispiel: Dein Gold-Sponsor sagt „Logo auf Website, Bühnennennung und zwei Tickets“. Wenn das nur in einer E-Mail steht, sieht der Bühnenmoderator das vielleicht nie. Im Tracker kannst du die Bühnennennung zuweisen, die Logoversion bestätigen und die Tickets vor dem Druck als versendet markieren.
Wenn du lieber ein kleines internes Tool bauen willst statt eine Tabelle zu pflegen, kannst du die gleichen Felder als leichtgewichtige App in Koder.ai (koder.ai) nachbauen und für jedes Event wiederverwenden.
Ein Sponsoren-Tracker ist deine einzige verlässliche Quelle für Details, die echte Arbeit beeinflussen: was der Sponsor gekauft hat, was du ihm schuldest, was er dir schuldet und welche Assets noch fehlen. Es sollte der Ort sein, den dein Team vor dem Senden einer E-Mail, der Freigabe eines Designs oder dem Gang zum Druck prüft.
Füge alles hinzu, was du schnell beantworten musst, ohne in alten Nachrichten zu graben. Mindestens sollte er erfassen:
Ein guter Tracker ist kein Buchhaltungssystem. Er muss nicht Steuern berechnen, Bankeinzahlungen abgleichen oder Jahresabschlüsse erstellen. Er muss auch nicht jeden Vertrag und jede E-Mail speichern. Manche Teams fügen „Vertrag erhalten: ja/nein“ und ein kurzes Notizfeld hinzu, aber das Ziel ist Klarheit, nicht Dokumentenspeicherung.
Beginne früher als du denkst. Sobald die Ansprache beginnt, lege für jeden potenziellen Sponsor eine Zeile an – auch für die „vielleicht“-Fälle. Deals bewegen sich schnell, und eine fehlende Zeile ist die Ursache dafür, dass Details verschwinden.
Eine einfache Regel hilft: Wenn ein Detail Design, Marketing, Beschilderung oder Geld betrifft, gehört es in den Tracker. Wenn es um rechtliche Einreichungen oder tiefgehende Finanzbuchhaltung geht, liegt es wahrscheinlich woanders.
Ein Tracker funktioniert nur, wenn er dem Verhalten deines Teams in einer stressigen Woche entspricht. Fang klein an. Jede zusätzliche Spalte ist ein weiterer Ort für veraltete Informationen, und veraltete Infos sind schlimmer als fehlende.
Denke in drei Gruppen: Wer der Sponsor ist, was vereinbart wurde und was als Nächstes passiert.
Das sind die Basics, auf die du täglich zugreifst:
Füge eine „Owner“-Spalte hinzu. Wenn ein Sponsor „jedermanns Aufgabe“ ist, wird er zu niemandes Aufgabe. Weise eine verantwortliche Person für die nächste Aktion zu, auch wenn andere helfen.
Verwende kurze, klare Statusangaben, damit du in Sekunden sortieren und filtern kannst. Ein einfacher Ablauf reicht:
Vermeide fünf Arten von „vielleicht“. Wenn du Nuancen brauchst, nutze stattdessen das Notizfeld.
Behalte ein Notizfeld für reale Details: Sonderwünsche (zusätzliche Tickets, Bühnennennung), Einschränkungen (keine Konkurrenzlogos in der Nähe) und harte Deadlines (Druckfristen). Schreibe Notizen so, als würdest du den Sponsor morgen einem Kollegen übergeben: kurz, konkret und datiert.
Wenn du den Tracker in einem Tool wie Koder.ai baust, betrachte diese Felder als Version eins. Du solltest die Veranstaltung damit managen können.
Sponsor-Stufen helfen nur, wenn alle verstehen, was sie bedeuten. Verwende klare Stufennamen und beschreibe jede Stufe in einem kurzen Satz. Vermeide vage Bezeichnungen wie „Premium“, es sei denn, du legst die genauen Leistungen fest. Ein guter Test: Könnte ein Freiwilliger die Stufenbeschreibung lesen und wissen, was zu tun ist, ohne dich zu fragen?
Halte die Stufen stabil während des Events, aber tracke Leistungen auf Sponsor-Ebene. Innerhalb derselben Stufe verhandeln Sponsoren oft kleine Änderungen (ein zusätzlicher Social-Post, ein größerer Stand, ein anderer Slot). Dein Tracker sollte sowohl die Stufenregeln als auch das tatsächliche Versprechen des Sponsors zeigen.
Formuliere für jeden Sponsor die Leistungen als einzelne, abhakbare Punkte:
Formuliere jede Aufgabe so, dass sie ohne Diskussion als „erledigt“ markiert werden kann.
„Zugesagt“ vs. „Geliefert“ reicht nicht. Füge für jede Leistung ein Lieferdatum hinzu, auch wenn es nur „bis Drucktag" oder „Woche des Events" ist. Das macht aus einer Wunschliste einen Zeitplan.
Füge außerdem ein „Proof“-Feld hinzu: Screenshot-Name, Foto-Dateiname oder eine kurze Bestätigungsnotiz (z. B. „Logo auf Slide-Deck v3, genehmigt von Sam 1/12"). Wenn ein Sponsor fragt „Wurde unser Post veröffentlicht?“, kannst du in 10 Sekunden antworten statt Chats zu durchsuchen.
Logos sind eine der häufigsten Fehlerquellen. Dateien kommen zu spät, jemand verwendet die falsche Version, oder ein Banner geht in Druck, bevor der Sponsor freigegeben hat. Dein Tracker sollte Logoarbeit langweilig und vorhersehbar machen.
Behandle das Logo wie ein Mini-Projekt mit einem klaren Status. Halte es einfach, damit jeder die Tabelle überfliegen und sofort sehen kann, was blockiert ist:
Erfasse Dateidetails, die das Design wirklich braucht. Verlass dich nicht auf „steht in der E-Mail“. Beispiele:
Notiere dann, wo das Logo erscheinen soll. Sei spezifisch, denn „Website" kann Footer, Sponsorenseite, Registrierungsseite oder alles bedeuten. Einfache Platzierungsfelder helfen: Website placement, Print banner, Slides, Badges sowie Größen- oder Lockup-Hinweise.
Füge schließlich einen echten Freigabeschritt hinzu. Include „Approved by", „Approved date" und „Approval source" (E-Mail, Nachricht, Anruf). Wenn ein Sponsor später Änderungen verlangt, hast du eine saubere Historie.
Szenario: Du erhältst „Acme_logo.png", online sieht es gut aus, aber auf einem 3-Meter-Banner ist es unscharf. Wenn dein Tracker „Format needed: SVG" und „Logo status: Received (not approved)" zeigt, erkennst du das Problem, bevor das Design finalisiert wird.
Wenn du lieber ein Tool statt einer Tabelle nutzt, kann eine einfache Tracker-App in Koder.ai diese Felder abbilden und Uploads, Freigaben und Platzierungen an einem Ort halten.
Sponsoren sind oft engagiert und trotzdem langsam beim Bezahlen. Wenn dein Tracker den Rechnungsstatus nicht auf einen Blick zeigt, verschwendest du Zeit mit der falschen Nachverfolgung oder lieferst Leistungen an einen Sponsor, der nie gezahlt hat.
Beginne mit einer einzigen, konsistenten Statusspalte. Halte es einfach: Draft, Sent, Overdue, Paid und Refunded (nur, wenn du tatsächlich Rückerstattungen handhabst). Verknüpfe den Status mit Daten, nicht mit Bauchgefühl.
Ergänze Felder, die die Fragen beantworten, die in Eile kommen: Rechnungsnummer, Versanddatum, Fälligkeitsdatum, Betrag und Zahlungsmethode (Karte, Überweisung, Scheck). Wenn du auch „wer zu fakturieren ist" (AP-Kontaktname und E-Mail) speicherst, bleiben Follow-ups bei der richtigen Person.
Nachverfolgungen funktionieren am besten, wenn sie vorhersehbar und einer Person zugeordnet sind. Ein einfacher Zeitplan, der für die meisten Events passt:
Schreibe außerdem klar auf, was die Erfüllung auslöst. Viele Teams stecken fest, weil eine Person ein mündliches „Ja" für ausreichend hält und eine andere auf Zahlung wartet.
Gängige Auslösemechanismen sind: unterschriebener Vertrag, schriftliche Zusage (E-Mail) oder Zahlungseingang. Beispiel: Du könntest ein Logo auf der Website nach unterschriebener Vereinbarung platzieren, aber Beschilderung erst nach Zahlung drucken.
Für eine eintägige Konferenz mit 12 Sponsoren verhindert diese Klarheit peinliche Situationen wie das Drucken eines Platinum-Banners für einen Sponsor, dessen Rechnung noch im Draft steht.
Du kannst einen Sponsoren-Tracker mit einer einfachen Tabelle bauen. Fang damit an. Es geht schnell, ist leicht zu teilen und reicht für die meisten Event-Teams.
Nimm dir 60–90 Minuten und erledige fünf Dinge:
Eine kleine Änderung, die Verwirrung verhindert: Behalte die „Owner“-Spalte und nutze sie. Eine Person pro Sponsor sollte für das Verfolgen der nächsten Aufgabe verantwortlich sein.
Wenn du später aus der Tabelle herauswächst, kannst du dieselben Felder in eine einfache interne App (z. B. aus einem Chat-Prompt in Koder.ai) überführen, ohne deinen Prozess zu ändern.
Stell dir eine eintägige Community-Conference mit 300 Teilnehmenden und 12 Sponsoren vor. Das Team nutzt einen einfachen Tracker mit einer Zeile pro Sponsor und wenigen Spalten, die die täglichen Fragen beantworten: Wer ist bestätigt, welche Stufe, ist das Logo freigegeben, ist die Rechnung bezahlt und welche Leistungen stehen noch aus.
Drei Sponsoren sehen im selben Sheet sehr unterschiedlich aus:
Mitte der Planung spart ein Update viel Hin-und-Her. Northside Bank sendet ein Logo. Die Datei wird hinzugefügt, „logo received" wechselt zu Yes, aber „brand approval" bleibt Pending, weil ihr Team noch bestätigen muss, ob es auf dunklem Hintergrund funktioniert. Ihr Rechnungsstatus steht auf Overdue (10 Tage überfällig) und die Deliverables-Notiz wird aktualisiert: „Stage mention scheduled for 10:05am."
Für BrewCo zeigt der Tracker „invoice: N/A" und „benefit: coffee for 300, drop-off 7:30am." Sobald die Lieferung bestätigt ist, wird die Leistung auf Scheduled gesetzt, nicht auf Done, damit niemand vergisst, dass sie noch bevorsteht.
Eine Woche vor dem Event filtert das Team nach allem, was noch rot ist:
Diese Sicht zeigt dem Team sofort, was heute nachverfolgt werden muss, anstatt Probleme erst beim Druck zu entdecken.
Die meisten Sponsor-Kopfschmerzen entstehen nicht durch „schlechte Sponsoren“, sondern durch einen Tracker, der zwar komplett aussieht, aber nicht schnell einfache Fragen beantwortet: Wer schuldet was? Was ist freigegeben? Was fehlt noch?
Ein häufiges Problem ist, Fakten und Aufgaben in derselben Zelle zu mischen. Eine Notiz wie „Logo gesendet, wartet auf Freigabe, braucht Rechnung" lässt sich nicht filtern. Wenn du wissen musst, wer auf dich wartet vs. wer auf den Sponsor wartet, hilft der Tracker nicht.
Ein weiterer Klassiker ist fehlende Ownership. Wenn neben „Invoice follow-up" oder „Confirm stage mention" niemand steht, wird es jedermanns Aufgabe – und damit meistens niemandes.
Leistungen gehen verloren, wenn es keine Frist gibt. Ein Sponsor kann eine Newsletter-Erwähnung, einen Standplatz oder Vor-Ort-Beschilderung zugesagt bekommen, aber ohne Fälligkeitsdatum rutscht die Aufgabe bis zum Drucktag in Vergessenheit.
Logo-Chaos verursacht mehr Nacharbeit als die meisten Teams erwarten. Wenn du jede Datei akzeptierst, bekommst du Screenshots, winzige PNGs, verzerrte JPEGs oder altes Branding. Dann jagst du eine neue Datei, während der Designer bereits Banner layoutet.
Leistungen werden auch zu früh auf „done" gesetzt. „Auf Social gepostet" ist kein Beleg. „Logo auf Website" ist keine Bestätigung. Ohne Nachweis streitet man später oder überprüft alles nochmal.
Einfache Gegenmaßnahmen:
Beispiel: Ein Gold-Sponsor hat Slide-Nennung und Stand zugesagt. Wenn der Tracker „Gold", „Logo approved: Yes", „Invoice: Sent", „Payment: Pending", „Booth size: Confirmed" und ein Fälligkeitsdatum für die Slide-Deck-Abgabe zeigt, erkennst du das echte Risiko in Sekunden und kannst handeln, bevor es dringend wird.
Druck- und Veranstaltungstag sind die Momente, in denen kleine Lücken großen Stress verursachen. Das Ziel ist einfach: Jede Person im Team soll in Sekunden beantworten können: Was hat dieser Sponsor bezahlt, was bekommt er und ist es geliefert?
Fang mit Geld und Stufen an. Wenn ein Sponsor „so halb Gold" nur in einer Inbox steht, versprichst du vielleicht die falsche Platzierung oder vergisst eine Leistung.
Schnelle Prüfung:
Wenn du nur einen zusätzlichen Schritt machen kannst, füge eine „print lock"-Notiz hinzu: das letzte Datum, an dem du Logo-Änderungen akzeptierst. Sonst bekommst du ein neues Logo 12 Stunden vor dem Drucktermin.
Bereite eine einseitige Sponsor-Übersicht vor, die vor Ort leicht zu nutzen ist. Enthalten: Sponsorname, Stufe, Betonungsnotizen zur Aussprache, wo ihr Logo erscheint und alle Live-Momente (MC-Nennung, Bühnen-Dank, Standort).
Beispiel: Wenn dein MC-Text „Platinum-Sponsoren" enthält, dein Tracker aber noch zwei Stufen als pending zeigt, dankst du entweder einem Sponsor, der nicht bezahlt hat, oder du enttäuschst einen, der bezahlt hat.
Wenn du den Tracker in Koder.ai baust, sind Snapshots und Rollbacks vor dem Druck nützlich, damit du eine Version einfrieren und versehentliche Last-Minute-Edits verhindern kannst.
Der größte Gewinn ist nicht ein perfektes Sheet, sondern ein wiederholbarer Prozess. Kopiere nach dem Event deinen Tracker, lösche die Zeilen und behalte die Struktur, damit das nächste Event zu 80% fertig startet.
Entscheide, ob eine Tabelle weiterhin ausreicht. Wenn nur eine Person sie aktualisiert und du keine automatischen Erinnerungen brauchst, ist eine Tabelle in Ordnung. Wenn mehrere Teammitglieder gleichzeitig aktualisieren, Änderungen häufig sind oder Sponsoren unterschiedliche Ansprechpartner anschreiben, wirst du das schnell spüren. Dann brauchst du Berechtigungen (wer was bearbeiten darf), einfache Intake-Formulare und Erinnerungen für fehlende Rechnungen oder Freigaben.
Standardisiere, wie du Informationen sammelst. Ein kurzes Sponsor-Intake-Formular vermeidet das übliche Hin-und-Her: Du bekommst ein Logo, aber keine Rechnungsadresse, oder eine Rechnungsadresse ohne vereinbarte Leistungen. Halte das Formular kurz, damit Sponsoren es tatsächlich ausfüllen.
Ein einfaches, handhabbares Workflow-Beispiel:
Wenn du etwas Strukturierteres als eine Tabelle willst, aber trotzdem leichtgewichtig bleiben möchtest, kannst du in Koder.ai ein kleines internes Tool bauen: Sponsorenliste, Logo-Freigabe-Ansicht und ein Rechnungs-Status-Board. Wenn dein Bedarf später wächst, unterstützt die Plattform auch den Export des Quellcodes, sodass ihr das Tool selbst hosten könnt.
Bewahre außerdem dein „Event-Pack" auf: Vorjahres-Stufen, Leistungsformulierungen, E-Mail-Vorlagen und Deadlines. Beim nächsten Mal aktualisierst du Details statt alles neu aufzubauen.
Beginne mit dem, was die Auslieferung gefährdet: Sponsorname so wie er gedruckt werden soll, Stufe und Betrag, zugesagte Leistungen, Logo-Status und Rechnungs-/Zahlungsstatus. Füge einen Owner und ein paar Fälligkeitsdaten hinzu, damit jeder Sponsor eine sichtbare nächste Aufgabe hat.
Immer wenn eine Entscheidung Geld, Design oder Vor-Ort-Arbeit betrifft. Bevor jemand ein Banner freigibt, eine Bühnennennung terminiert oder eine Zahlungs-Erinnerung sendet, sollte er zuerst im Tracker nachsehen, um nicht auf veraltete Infos zu reagieren.
Nutze kurze, standardisierte Statuswerte, die schnell filterbar sind, und bewahre Details in einem Notizfeld auf. Der Tracker sollte in Sekunden beantworten: “Wo steht dieser Sponsor im Prozess?” und nicht verlangen, einen Absatz zu lesen.
Behalte die Regeln pro Stufe separat, aber dokumentiere das tatsächliche Versprechen auf Ebene des Sponsors. Selbst innerhalb einer Stufe verhandeln Sponsoren oft kleine Änderungen – der Tracker muss zeigen, was dieser Sponsor konkret bekommt.
Behandle das Logo als eigenen kleinen Workflow mit klarem Status und einem Eintrag, welches Dateiformat freigegeben ist. Notiere Format, Regeln für dunkle/helle Hintergründe und wer wann freigegeben hat, damit Designer nicht raten müssen.
Wähle einen einfachen Rechnungs-Statusfluss und verknüpfe ihn mit Daten statt Annahmen. Erfassungsfelder: Rechnungsnummer, Versanddatum, Fälligkeitsdatum, Betrag und wer zu fakturieren ist, damit jede Nachverfolgung ohne Mailsuche möglich ist.
Liefer risikoarme Leistungen früher und halte teure oder risikoreiche Leistungen zurück, bis die Zahlung bestätigt ist. Beispiel: Website-Logo nach unterschriebener Vereinbarung veröffentlichen, Drucksachen erst nach Zahlung.
Vergib pro Sponsor eine verantwortliche Person für die nächste Aufgabe, auch wenn andere helfen. Ohne benannten Owner verzögern sich Nachverfolgungen, weil jeder denkt, jemand anderes kümmert sich darum.
Setze eine Druck- und Veröffentlichungs-Deadline und halte sie ein, denn Last-Minute-Änderungen verursachen teure Fehler. Vor dem Druck: unbezahlte Rechnungen, fehlende oder nicht freigegebene Logos und alle Leistungen ohne Owner/Fälligkeitsdatum prüfen.
Wenn mehrere Personen aktualisieren müssen, du Berechtigungen brauchst, Erinnerungen willst oder Uploads sauber erfassen möchtest. Ein leichtes internes Tool in Koder.ai kann die gleichen Felder wie deine Tabelle abbilden und bleibt dennoch einfach.
