Erstelle ein organisiertes Einreichungsformular für Konferenzsprecher: sammle Titel, Bio und Links und überprüfe, shortlistet und akzeptiere Vorschläge in einem klaren Workflow.
Ein Konferenz-Einreichungsformular für Speaker klingt einfach — bis zur ersten Woche eurer Call-for-Speakers-Phase. Vorschläge landen in E-Mail-Threads, einer gemeinsamen Tabelle, einem Google Doc und ein paar DMs, die mit „kurze Frage“ anfangen und mit einem vollständigen Abstract enden. Danach wird jede Entscheidung zur Schatzsuche.
Das Chaos entsteht meist durch drei gleichzeitige Probleme: Leute reichen an verschiedenen Orten ein, Reviewer hinterlassen Notizen in unterschiedlichen Formaten und die „endgültige Antwort“ existiert nur im Gedächtnis einer Person. Selbst bei kleinen Events merkt man das. Bei 30 Einreichungen und drei Reviewern dauert es nur ein paar Tage, bis die Frage kommt: „Haben wir dieser Person schon geantwortet?“
Wenn Organisator:innen sagen, sie wollen alles an einem Ort, meinen sie nicht nur „ein Formular“. Sie meinen ein Zuhause für den kompletten Ablauf: Einreichung, Review, Entscheidung und Nachverfolgung. Du solltest sehen können, was neu ist, was geprüft wird, was akzeptiert ist und wo noch eine Antwort fehlt.
Das ist wichtig, egal ob du eine Konferenz organisierst, ein Meetup leitest oder ein Community-Team wiederkehrende Events betreut. Oft arbeitest du mit Freiwilligen, engen Zeitplänen und viel Kontextwechsel. Klarheit schlägt schicke Features.
„Organisiert“ sieht meist so aus:
Wenn du das früh einrichtest, wird das Einreichungsformular zur einfachen Aufgabe. Die wirklich schwere Aufgabe wird das, was es sein sollte: großartige Vorträge auszuwählen.
Ein gutes Einreichungsformular fragt genug Details ab, um die Idee zu beurteilen, aber nicht so viel, dass Leute unterwegs abbrechen. Halte den ersten Screen auf den Talk fokussiert, dann bekommst du vollständigere Einreichungen.
Beginne mit den Kerninfos, die Reviewer brauchen, um die Session schnell zu verstehen und Vorschläge fair zu vergleichen. Gib klare Wort-/Zeichenlimits, damit alle in ähnlicher Tiefe schreiben.
Die meisten Entscheidungen basieren auf einer kleinen Menge Felder:
Dazu kannst du ein paar Felder ergänzen, die bei der Planung helfen, aber die Einreichung nicht blockieren sollten. Firma und Jobtitel geben Kontext, sollten aber optional sein, damit unabhängige Sprecher sich willkommen fühlen. Der Standort ist wichtig bei Zeitzonen oder Visa, kann aber auch nach der Annahme abgefragt werden.
Barrierefreiheits-Bedürfnisse und Reisebeschränkungen fragt man am besten früh, aber mit wohlwollender Formulierung. Kurz und vertraulich: „Gibt es etwas, das wir wissen sollten, um das Sprechen komfortabel und zugänglich zu machen?“ und „Gibt es Reisebeschränkungen?“ Vermeide medizinische Details.
Ein kurzes Beispiel: Wenn jemand „Designing Postgres for Humans“ vorschlägt, sollte das Abstract sagen, was Teilnehmende danach können (sicherere Indizes schreiben, Query-Pläne lesen, häufige Fehler vermeiden). Die Bio sollte zeigen, dass die Person es lehren kann, und ein einzelnes Video zeigt meist den Sprechstil.
Wenn du ein System nutzt, das alles erfasst und reviewt, sollten diese Felder sauber in eine Reviewer-Ansicht passen, damit du nach Track, Level und Format sortieren kannst, ohne jede Einreichung zu öffnen.
Ein Einreichungsformular sollte sich wie ein kurzes, freundliches Gespräch anfühlen. Wenn Leute raten müssen, was du meinst, oder durch eine Wand von Fragen scrollen, brechen sie ab oder schicken halbherzige Antworten.
Verwende klare Labels und ein ruhiges Layout: eine Frage pro Zeile, mit kurzem Hilfetext direkt unter dem Feld, wenn nötig. Vergrabe wichtige Regeln nicht in einem langen Einleitungsabschnitt — setze die Regel dort, wo sie relevant ist.
Einige Design-Entscheidungen verbessern zuverlässig die Completion:
Beispiele sind besonders wichtig beim Abstract-Feld. Ein vages Abstract klingt so: „Ich spreche über KI-Trends und warum sie wichtig sind.“ Ein stärkeres Abstract sagt, was Teilnehmende lernen und wie: „Du gehst mit einer 3-Schritte-Checkliste raus, um KI-Features zu bewerten, plus echten Beispielen, was in kleinen Teams scheiterte und was funktionierte."
Zeichenlimits sind nicht strikt gemeint — sie schützen deine Reviewer. Wenn eine Person fünf Absätze schreibt und eine andere drei Zeilen, ist ein Vergleich schwer. Ein knappes Limit zwingt zu Klarheit und macht den Review-Prozess schneller.
Mach Links einfach anzugeben und einfach zu scannen. Verwende getrennte Felder für Website, LinkedIn und vergangene Talks und erlaube „N/A“. Erzwungene Pflicht-Links führen oft zu Platzhaltern niedriger Qualität, die beim Review Zeit kosten.
Ein Einreichungsformular ist nur die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist, jeden Vorschlag von „gerade reingekommen“ zu einer klaren Entscheidung zu bringen, ohne Kontext zu verlieren.
Beginnt damit, euch auf eine kleine Menge Stati zu einigen, die alle gleich verwenden. Halte sie einfach, damit Reviewer schnell vorankommen. Für viele Events reicht: New, Needs info, Shortlisted, Accepted, Declined.
Mache jede Einreichung leicht referenzierbar. Speichere einen Zeitstempel (wann sie einging) und eine eindeutige Einreichungs-ID, damit ihr über „S-0142“ sprechen könnt statt über „das Kubernetes-Thema“. Das hilft, wenn zwei Talks ähnliche Titel haben oder wenn ein Sprecher später sein Proposal aktualisiert.
Trenne, was Sprecher eingeben, von dem, was Reviewer schreiben. Gib Reviewer einen internen Bereich für Score, Bedenken, Fit zum Thema und Folgefragen. Das sehen Sprecher nie, und Reviewer müssen ihre Notizen nicht in ein separates Dokument kopieren.
Sogar kleine Events profitieren von klaren Rollen. Du brauchst kein komplexes Organigramm, nur ein gemeinsames Verständnis:
Plane Benachrichtigungen vor dem Start der Einreichung. Wähle eine Nachricht pro Statuswechsel, damit du keine E-Mails unter Druck neu schreiben musst. „Needs info“ stellt eine klare Frage mit Frist. „Shortlisted“ setzt Erwartungen zur weiteren Dauer. „Declined“ nutzt eine höfliche Vorlage, die keine lange Nachkorrespondenz einlädt.
Schreibe zuerst auf, was du brauchst, um schnell eine Entscheidung zu treffen. Ein Formular sollte genug Informationen sammeln, um den Talk zu beurteilen, aber nicht so viel, dass vielbeschäftigte Sprecher abbrechen.
Entscheide, was Pflicht ist und was optional. Pflichtfelder sollten drei Fragen beantworten: wer spricht, was will präsentiert werden und wie erreicht man die Person.
Ein enges Set an Essentials umfasst normalerweise Titel, kurzes Abstract, Sprechername und Bio, Kontakt-E-Mail und ein paar optionale Link-Felder. Du kannst Track, Schwierigkeitsgrad und bevorzugtes Format (Talk, Workshop, Panel) hinzufügen, falls dein Programm davon abhängt.
Füge einfache Validierung hinzu, damit schlechte Einträge das Review nicht verstopfen. Prüfe E-Mail-Format, setze eine Mindestlänge fürs Abstract und achte darauf, dass Link-Felder echte URLs annehmen. Wenn du mehrere Links abfragst, halte sie in separaten Feldern, damit sie leicht zu scannen sind.
Ein Formular ohne Inbox ist der Anfang vom Chaos. Erstelle eine Einreichungstabelle, die die wenigen Spalten zeigt, die du auf einen Blick brauchst: Titel, Sprecher, Track, Status und letzte Aktualisierung. Füge Suche nach Sprechername und Titel hinzu sowie Filter für Track, Schwierigkeitsgrad und Status.
Dann füge leichte Review-Werkzeuge hinzu, die zu eurer Arbeitsweise passen. Für viele Programme reichen wenige Elemente: Tags für Themen (z. B. „Security“ oder „Beginner“), eine einfache Punktzahl (1–5) und ein privates Notizfeld pro Reviewer.
Mache Aktionen offensichtlich. Wenn jemand auf Accept, Waitlist oder Decline klickt, soll das System Status updaten, protokollieren, wer es tat und wann, und eine Entwurfsnachricht vorbereiten, die der Organisator personalisieren kann.
Schritt 6 ist der Teil, den viele Teams überspringen: teste mit 3–5 fiktiven Einreichungen. Messe, wie lange ein Review dauert. Wenn ein Feld dich verlangsamt oder zu Verwirrung führt, entferne es oder schreibe den Hilfetext um.
Ein guter Review-Prozess fühlt sich im besten Sinne langweilig an. Jeder Vorschlag ist leicht zu finden, leicht zu vergleichen und schwer zu vergessen, wenn das Postfach voll wird.
Beginne mit den wenigen Filtern, die du wirklich täglich nutzen wirst. Wenn dein Formular viele Daten sammelt, deine Review-Ansicht sie aber nicht slicen kann, wirst du scrollen und raten. Die Filter, die am meisten zählen, sind Track, Level, Format, Status und Reviewer-Zuordnung.
Behalte eine konsistente „Review-Karte“, damit Reviewer nicht nach Basics suchen. Ziel ist: ein Blick, um zu verstehen, was es ist, ein Klick, um tieferzugehen. Eine gute Karte zeigt Titel und kurzes Abstract, Sprechername (oder verborgen für einen anonymen ersten Durchgang), Schlüssel-Links, Reviewer-Notizen und Score sowie die Entscheidungshistorie.
Stimmt vor dem Start Kommentarregeln ab. Private Notizen fassen Bedenken, Fragen an das Komitee und Entscheidungsgründe zusammen. Nach außen gerichtetes Feedback sollte kurz, freundlich und konkret sein. Vermeide interne Debatten, Vergleiche mit anderen Speakern oder Inhalte, die du nicht weitergeleitet sehen möchtest.
Um Bias zu reduzieren, erwäge einen Zwei-Phasen-Durchgang: zuerst das Abstract bewerten, dann Bio und Links öffnen. Schon eine leichte Anonymisierung (Namen und Firma verstecken) kann in kleinen Gremien helfen.
Setze eine Antwort-Standard, damit Einreichungen nicht ungeöffnet liegen. Eine einfache Regel wie „erste Rückmeldung innerhalb von 7 Tagen“ funktioniert gut, auch wenn die Antwort nur „wir prüfen noch“ ist. Wenn du Fristen trackst, werden überfällige Items sichtbar statt still in einer Tabelle zu altern.
Stell dir eine 2-tägige Tech-Konferenz mit drei Tracks (Web, Data, Product) und 40 Slots vor. Du öffnest das Einreichungsformular für drei Wochen und willst, dass jeder Vorschlag denselben klaren Weg durchläuft.
Ein Vorschlag könnte so laufen: Jamie reicht „Practical Observability for Small Teams“ ein, fügt Abstract und Bio hinzu, vergisst aber Video-Link und Beispiele früherer Talks. Die Einreichung landet in New. Ein Reviewer liest es, mag das Thema, kann den Sprechstil aber nicht beurteilen. Er setzt den Status auf Needs info und hinterlässt die Notiz: „Bitte 3–5-minütiges Clip oder Aufnahme eines früheren Talks hinzufügen."
Jamie ergänzt die Links, und der Vorschlag kommt zurück in die Review. Ein anderer Reviewer prüft die Links und markiert ihn Shortlisted. Später, im Programm-Meeting, verschiebt die Organisatorin den Vorschlag auf Accepted und weist ihn dem Data-Track zu.
Um zu vermeiden, dass mehrere Reviewer sich ins Gehege kommen, gib jeder Person eine klare Aufgabe. Eine Person kann First-Pass-Triage machen (New, Needs info, Declined). Zwei Personen können Shortlisted-Talks bewerten. Eine Person trifft finale Status-Änderungen und pflegt die Schedule-Felder. Alle sollten kurze Notizen hinterlassen, keine langen Essays.
Am Entscheidungstag sollte die Organisatorin ein einfaches Dashboard aufrufen können: Zählungen nach Status (New, Needs info, Shortlisted, Accepted) und nach Track sowie eine gefilterte Ansicht wie „Shortlisted, noch kein Slot zugewiesen“.
Der schnellste Weg, ein Einreichungsformular kaputt zu machen, ist es wie eine Stellenbewerbung wirken zu lassen. Wenn das Formular lang, unklar oder riskant wirkt, werden starke Sprecher nicht mitmachen.
Ein häufiger Fehler ist, alles auf einmal zu verlangen: vollständige Gliederung, Folien, Headshot, Referenzen und detaillierte Reiseinfos. Fang mit dem an, was du brauchst, um „Ja, Nein, Vielleicht“ zu entscheiden. Sammle den Rest nach der Annahme. Das senkt die Barriere und hält dein Postfach sauberer.
Ein anderes Problem ist vage Anleitung für das Abstract. „Erzähl uns von deinem Talk“ führt zu Essays, Marketing-Texten oder Ein-Satz-Pitches. Gib eine einfache Struktur vor, damit Vorschläge vergleichbar sind: was Teilnehmende lernen, für wen es ist und was es besonders macht.
Review-Teams verlieren Zeit, wenn sie den Text der Sprecher direkt editieren. Schreib keine Änderungen in die Einreichung. Nutze Reviewer-Notizen und Scores. Du willst eine klare Aufzeichnung dessen, was der Sprecher eingereicht hat und was das Komitee dachte.
Status-Tracking ist der stille Killer. Ohne eine einzige Quelle der Wahrheit werden Entscheidungen wiederholt, E-Mails kreuzen sich und jemand wird zweimal akzeptiert. Selbst ein grundlegendes Set an States verhindert das meiste.
Vergiss nicht die Eingangsbestätigung. Wenn Sprecher keine klare „Wir haben es erhalten“-Nachricht bekommen (plus was als Nächstes passiert und wann), bekommst du wochenlang Nachfragen.
Mach vor dem Start einen kurzen Trockenlauf. Bitte eine Person, einen Vorschlag einzureichen, und tue so, als wärst du Reviewer. Das fängt die meisten Probleme, bevor du 50 halb nutzbare Einträge bekommst.
Prüfe, dass das Nötigste vorhanden ist (Titel, Abstract, Bio, Kontakt-E-Mail und mindestens ein Link) und dass deine Formatregeln funktionieren (Bio-Länge, Abstract-Länge und Links, die sich öffnen lassen). Durchlaufe dann den kompletten Review-Ablauf: die Stati, die Filter, Reviewer-Zuordnung und wo Entscheidungen protokolliert werden.
Prüfe auch die Sprecher-Erfahrung. Die Bestätigungsnachricht sollte sagen, was als Nächstes passiert und wann eine Antwort zu erwarten ist.
Zum Schluss: Stelle sicher, dass du einfache Reporting-Fragen ohne manuelle Arbeit beantworten kannst: wie viele Einreichungen pro Track und Level, wie viele ungeprüft vs. entschieden sind und ob du die thematische Mischung bekommst, die du erwartet hast.
Ein Einreichungsformular ist nicht nur Verwaltung. Es enthält persönliche Daten: Namen, E-Mails, Biografien und manchmal Links, die berufliche Hintergründe zeigen. Behandle sie so sorgfältig, wie du es für deine eigenen Informationen erwarten würdest.
Nutze klare Sprache. Sag den Sprechern, was du speicherst, warum du es brauchst, wer darauf zugreifen kann und wie lange die Daten aufgehoben werden. Platziere diese Hinweise nah am Absende-Button, damit sie nicht versteckt sind.
Einwilligung ist wichtig, wenn du etwas veröffentlichen willst. Füge ein deutliches Kontrollkästchen hinzu, das das Veröffentlichen von Name, Bio, Headshot (falls gesammelt) und Talk-Details abdeckt. Halte das getrennt von Marketing-Opt-ins, damit sich niemand getäuscht fühlt.
Sei strikt bei dem, was du sammelst. Die meisten CFPs brauchen keine sensiblen Daten wie Wohnadresse, Geburtsdatum oder Ausweisnummern. Wenn du ein Feld hinzufügen willst, notiere, welche Entscheidung du damit treffen würdest. Kannst du diese Entscheidung nicht benennen, entferne das Feld.
Beschränke den Zugriff früh, bevor Einreichungen eingehen. Nur Organisator:innen und Reviewer sollten Einträge sehen können, und alle sollten wissen, wie Exporte und Screenshots gehandhabt werden. Falls du Daten in einer bestimmten Region speichern musst, mache das zur Anforderung bei der Tool-Auswahl.
Eine einfache Sicherheits-Checkliste:
Nach dem Event: Folge dem Plan. Exportiere, was fürs Programm und die Kommunikation nötig ist, und entferne alte Einreichungen, damit Daten nicht unnötig bleiben.
Beginne mit einer Version, die du stressfrei betreiben kannst: ein Call-for-Speakers-Formular, ein Ort für Reviews und eine klare Entscheidungsspur. Wenn du das Ende-zu-Ende laufen hast, kannst du echtes Volumen handhaben und später verbessern.
Eine praktische Reihenfolge:
Wenn die Basics stabil laufen, füge Verbesserungen hinzu, die zu deinem Event passen: ein Scoring-Raster für Multi-Reviewer-Entscheidungen, einen anonymisierten ersten Durchgang zur Bias-Reduktion, Erinnerungen für fehlende Angaben und Zeitfenster-Felder, sobald du Slots vergibst.
Wenn du nicht Formular, Tabellen und E-Mail-Vorlagen zusammenflicken willst, kannst du eine kleine interne App auf Koder.ai (koder.ai) bauen, indem du deine Einreichungsfelder und deinen Workflow im Chat beschreibst und die App bereitstellst, wenn du bereit bist.
Nächste Aktion: Schreib deine Feldliste in einfacher Sprache und durchlaufe den kompletten Prozess mit 5–10 Testeinreichungen (inklusive einer chaotischen). Behebe, was verwirrt, bevor du den Call wirklich öffnest.
Fange damit an, einen einzigen Aufnahme-Kanal zu wählen und dabei zu bleiben. Nutze ein einziges Formular, das in ein zentrales Review-Postfach führt, und akzeptiere Vorschläge per E-Mail oder DM nur in echten Ausnahmefällen.
Sammle das Minimum, das nötig ist, um über den Talk zu entscheiden: Titel, kurze Abstract, Sprechername, Kontakt-E-Mail und eine kurze Bio. Ergänze Track, Schwierigkeitsgrad, Format und ein paar optionale Links, wenn sie den Reviewern die Entscheidung erleichtern.
Fokussiere die erste Seite auf den Talk, mit klaren Wortlimits und einem kurzen Beispiel für ein gutes Abstract. Mach „nice to have“-Felder optional, damit Vortragende das Formular nicht halb fertig abschicken.
Nutze eine kleine, abgestimmte Menge an Stati, zum Beispiel New, Needs info, Shortlisted, Accepted und Declined. Wichtig ist Konsistenz: jeder Vorschlag sollte immer genau einen aktuellen Status und eine nachvollziehbare Entscheidungshistorie haben.
Gib den Reviewern eine konsistente Ansicht mit Titel, Abstract, Track, Level, wichtigen Links sowie einem Feld für Score und privaten Notizen. Wenn Reviewer drei Tabs öffnen müssen, um zu entscheiden, fallen Entscheidungen in Erinnerung und Neben-Chats zurück.
Stelle eine kurze, klare Frage mit einer Frist und setze den Vorschlag auf Needs info. Bitte nicht gleich um fünf Ergänzungen bitten — das verlangsamt alle und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Sprecher nicht antwortet.
Eine einfache Zwei-Phasen-Prüfung funktioniert oft: zuerst das Abstract bewerten, danach Bio und Links für die stärkeren Kandidaten anschauen. Schon leichtes Verbergen von Namen und Firmen in der ersten Runde kann Vertrautheits-Bias reduzieren.
Sende sofort eine automatische Eingangsbestätigung und setze dann eine klare Erwartung wie „wir antworten innerhalb von zwei Wochen“. Selbst ein kurzes Status-Update verringert Folge-E-Mails und erhält Vertrauen.
Halte die nach außen gerichtete Nachricht kurz, höflich und möglichst endgültig, insbesondere bei Absagen. Wenn du nett sein willst, ohne lange E-Mail-Wechsel einzuladen, erwähne, dass das Programm wettbewerbsfähig war und du keine detaillierten Gutachten teilst.
Nutze ein Werkzeug, das Formular, Einreichungstabelle und Review-Workflow kombiniert, damit du nicht Tabellen, E-Mails und Notizen zusammenflicken musst. Mit Koder.ai (koder.ai) kannst du deine Felder und Stati im Chat beschreiben, um eine kleine interne App zu erzeugen und sie bei Bedarf zu exportieren oder bereitzustellen.
