Freiwilligenstunden für Schüler einfach verwalten: was dokumentiert werden muss, wie Aufsichtspersonen Einträge genehmigen und wie Summen sauber für die Schule exportiert werden.
Ein Volunteer Hours Log ist ein Nachweis der Zeit, die du für unbezahlte Dienste bei einer Organisation oder einem Gemeinschaftsprojekt aufgewendet hast. Für Schülerinnen und Schüler funktioniert es wie ein Stundenzettel: Du vermerkst, was du getan hast, wann du es getan hast und wie lange es gedauert hat.
„Freiwilligenstunden“ meint in der Regel unbezahlte Tätigkeiten, die anderen zugutekommen. Das kann das Helfen in einer Lebensmittelausgabe, Unterstützung bei einer Bibliotheksveranstaltung, Aufräumarbeiten im Park, Hilfe bei einer Benefizaktion oder das Nachhilfegeben an jüngere Schülerinnen und Schüler im Rahmen eines genehmigten Programms sein. Haushaltsaufgaben für die eigene Familie, bezahlte Praktika oder Tätigkeiten, die vor allem persönlichen Gewinn bringen, zählen normalerweise nicht.
Schulen verlangen ein Stundenprotokoll, weil sie eine faire und einheitliche Möglichkeit brauchen, den Einsatz zu bestätigen. Stunden können für Kursanrechnung, Abschlussanforderungen, service‑learning‑Programme, Clubanerkennungen, Stipendien oder Auszeichnungen wie Ehrenämter zählen. Ein sauber geführtes Protokoll schützt außerdem alle Beteiligten, falls später Fragen auftauchen.
Die meisten Schulen verlangen außerdem die Unterschrift oder Bestätigung einer Aufsichtsperson. Das ist die erwachsene Person, die bestätigen kann, dass du tatsächlich dort warst und die Tätigkeit als dienstlich gilt (zum Beispiel eine Freiwilligenkoordinatorin, Lehrkraft, Trainer oder Standortleiter). Ohne diese Bestätigung gelten die Stunden oft als ungeprüft, selbst wenn die Tätigkeit tatsächlich stattgefunden hat.
Mindestens sollte jede Eintragung den Namen der Organisation oder Veranstaltung, Datum und Uhrzeit (oder die Gesamtstunden), eine kurze Beschreibung deiner Tätigkeit sowie den Namen und die Kontaktdaten der Aufsichtsperson und deren Unterschrift oder Genehmigung enthalten.
Fehlen Details oder eine Genehmigung, werden Einträge schnell abgelehnt. Häufige Folgen sind: das Formular neu ausfüllen zu müssen, die Aufsichtsperson Wochen später ausfindig machen zu müssen oder der Verlust der Stunden, weil Zeit oder Tätigkeit nicht bestätigt werden können. Saubere Einträge von Anfang an sparen viel Stress bei der Abgabe.
Beispiel: Wenn du an einem Samstag im Shelter hilfst, reicht „3 Stunden“ allein nicht aus. Eine hilfreiche Eintragung lautet: „13. Jan., 9:00–12:00, Spenden sortiert und Regale bestückt, betreut von Maria Lopez.“ So kann die Schule den Eintrag schnell genehmigen.
Ein gutes Protokoll ist auf die beste Weise langweilig: klar, vollständig und leicht prüfbar. Jemand, der dich nie getroffen hat, sollte dennoch verstehen, wo du ehrenamtlich warst, was du getan hast und wie die Gesamtstunden berechnet wurden.
Fange mit Angaben an, die Zeit und Ort belegen: Datum, Organisationsname (und Standort, falls es mehrere gibt), deine Rolle, Anfangs- und Endzeiten sowie die Gesamtstunden für diese Schicht. Ergänze deinen Namen (und die Schüler-ID, falls die Schule eine nutzt). Nenne außerdem eine Aufsichtsperson, die die Schicht bestätigen kann, inklusive ihrer Funktion und einer Telefonnummer oder E‑Mail.
Sei einheitlich darin, was als „Stunden“ gezählt wird. Schulen unterscheiden sich, und Aufsichtspersonen könnten andere Annahmen treffen als deine Schule.
Wenn deine Schicht von 15:00–18:00 geht, du aber eine 15‑minütige Pause hattest, vermerke, ob die Pause eingerechnet oder abgezogen wurde. Reisezeit ist ebenfalls heikel: viele Schulen zählen die Fahrtzeit zum Einsatzort nicht, auch wenn du Materialien transportierst. Wenn deine Schule Reisezeit zulässt, kennzeichne sie deutlich als „Reisezeit“, statt sie mit der Dienstzeit zu vermischen.
Füge eine kurze Beschreibung deiner Tätigkeit hinzu. Ein oder zwei Sätze reichen. Das hilft, wenn ein Counselor dein Protokoll Monate später prüft und nicht mehr weiß, was „Schicht #4“ bedeutet.
Spezialfälle führen oft zur Ablehnung, daher sollte Platz für eine kurze Notiz bleiben, wenn etwas anders ist. Beispiele: Gruppenveranstaltungen (Name des Events und die verantwortliche Aufsichtsperson nennen), wiederkehrende wöchentliche Schichten (jedes Datum einzeln erfassen), Benefizaktionen (Planungsstunden von Veranstaltungstagen trennen), Schulungen oder Einweisungen (als „Training“ kennzeichnen) und Nachholstunden (Grund angeben).
Beispiel: Wenn du jede Woche dienstags in einer Bibliothek hilfst, könnte eine Eintragung lauten: „Rückgaben einsortiert, Leseecke für Kinder aufgebaut, Tische geputzt.“ Wenn du in einer Woche länger geblieben bist, ergänze: „Zusätzliche 30 Minuten für Abbau beim Buchverkauf, genehmigt von Frau Chen, Jugendbibliothekarin."
Ein Protokoll kann so simpel wie ein gedrucktes Blatt sein oder so strukturiert wie eine App mit Genehmigungen und Exportfunktionen. Die beste Wahl ist die, die du über das Semester hinweg konsequent benutzt, ohne Unterschriften oder Details zu verlieren.
Papierprotokolle sind einfach zu starten: ausdrucken, handschriftlich eintragen und unterschreiben. Sie funktionieren gut, wenn wenige Stunden anfallen und dieselbe erwachsene Person am selben Tag unterschreibt. Nachteile zeigen sich später: Seiten gehen verloren, Handschrift ist unleserlich und das Addieren der Stunden dauert mit hoher Fehleranfälligkeit.
Tabellenkalkulationen sind flexibel, weil du schnell sortieren, summieren und Ergebnisse kopieren kannst. Sie eignen sich auch für zusätzliche Felder wie Standort, Kontaktinfo oder Servicekategorie. Schwachpunkt ist die Verifikation: Zellen können nachträglich bearbeitet werden, und es ist schwer zu zeigen, wer was genehmigt hat, sofern es keinen separaten Signierprozess gibt.
Apps und Online‑Formulare sind oft am einfachsten, wenn Genehmigungen wichtig sind. Aufsichtspersonen können Stunden schnell bestätigen, und du kannst Summen in einem von Schulen akzeptierten Format exportieren. Der Nachteil ist die Einrichtung: Du brauchst klare Regeln, wer genehmigen darf, welche Nachweise nötig sind und wie mit Änderungen umgegangen wird.
Als einfache Faustregel: Verwende Papier, wenn es eine Schülerin/einen Schüler, einen Ort und Unterschriften am selben Tag gibt; nutze ein Spreadsheet, wenn du hauptsächlich Summen brauchst und die Schule einen separaten Verifikationsschritt akzeptiert; nutze eine App oder ein Formularsystem, wenn es mehrere Aufsichtspersonen, eine größere Gruppe oder eine Schule mit Auditbedarf gibt. Wenn eure Schule streng ist, setze Priorität auf eine Prüfspur (Datum, Name des Genehmigenden und Änderungsprotokoll).
Entscheide früh, ob alle dasselbe System verwenden oder persönliche Protokolle führen. Eine gemeinsame Vorlage reduziert „Format‑Streitigkeiten“ bei der Abgabe. Wenn zum Beispiel 25 Schülerinnen und Schüler in einem Service‑Club alle unterschiedlich protokollieren, muss die Betreuungsperson am Ende fehlende Telefonnummern, unklare Daten und nicht zusammenpassende Summen nachverfolgen.
Ein Protokoll funktioniert am besten, wenn jede Person ihre Rolle und die Fristen kennt. Denk daran wie einen Dreipersonen‑Handschlag: die Schülerin/der Schüler trägt ein, die Aufsichtsperson bestätigt und die Schulkoordinatorin prüft, ob alles zur Schulregelung passt.
Die Schülerin/der Schüler sollte Einträge direkt nach jeder Schicht (oder mindestens wöchentlich) erstellen. Die Aufsichtsperson genehmigt nur Schichten, die sie persönlich beaufsichtigt hat. Die Schulkoordinatorin prüft nicht jede Stunde vor Ort, kontrolliert aber, dass das Protokoll vollständig, lesbar und anrechenbar ist.
Ein von vielen Schulen akzeptierter Ablauf sieht so aus:
Timing ist wichtiger, als viele denken. Bleiben Einträge einen Monat liegen, vergessen Aufsichtspersonen Details, Personal ändert sich und Genehmigungen verzögern sich. Wöchentliche Einreichungen halten Erinnerungen frisch und Fehler kleiner.
Legt Regeln für nachträgliche Änderungen nach Genehmigung fest und haltet euch daran. Eine verbreitete Praxis ist: ungeprüfte Einträge dürfen frei bearbeitet werden, nach Genehmigung muss die Aufsichtsperson jede Änderung erneut bestätigen. Falls eine Aufsichtsperson nicht erreichbar ist, benennt eine Vertretung. Jede Änderung sollte mit einem kurzen Grund versehen werden.
Mehrere Aufsichtspersonen und Einsatzorte sind üblich. Wenn du bei zwei Organisationen tätig bist, halte die Einträge pro Standort getrennt und lass jede Aufsichtsperson nur ihre Schichten genehmigen. Falls die Schule eine Gesamtstundensumme verlangt, fasse die Summen am Ende zusammen, nicht während der Genehmigungsphase.
Beispiel: Maya hilft an zwei Orten. Sie protokolliert jede Schicht am selben Tag, reicht sonntags ein und jede Aufsichtsperson genehmigt bis Mittwoch. Wenn die Schulkoordinatorin ihre Stunden prüft, sind bereits alle Schichten bestätigt.
Behandle dein Protokoll wie eine Quittung: Trage es ein, solange die Erinnerung frisch ist, und hol dir schnell eine Bestätigung, bevor Details verloren gehen.
Erstelle einen neuen Eintrag direkt nach Ende der Schicht (oder zumindest am selben Tag). Wer eine Woche wartet, verliert leicht genaue Zeiten, verwechselt Daten oder vergisst Tätigkeiten.
Schreibe die geplanten Anfangs‑ und Endzeiten auf und passe sie an die tatsächlich gearbeiteten Zeiten an. Wenn du eine Pause gemacht hast, vermerke sie klar, damit die Summe nachvollziehbar ist.
Bevor du um Genehmigung bittest, überprüfe, ob der Eintrag alle geforderten Angaben enthält. Die meisten Ablehnungen passieren wegen einer fehlenden Kleinigkeit.
Dazu gehören Datum und Uhrzeiten (inklusive Pausen, falls relevant), der Organisationsname und Standort, eine kurze Beschreibung der Aufgaben, Name und Funktion der Aufsichtsperson mit Telefonnummer oder E‑Mail sowie dein Name oder die Schüler‑ID, falls erforderlich.
Halte die Beschreibung einfach und konkret. „Spenden sortiert und Regale bestückt“ ist besser als „ausgeholfen“.
Bitte möglichst zeitnah um Bestätigung, idealerweise innerhalb von 24–48 Stunden. Nutze die vom Träger bevorzugte Methode: Papierunterschrift, E‑Mail‑Bestätigung oder eine App.
Wenn deine Schule ein spezielles Formular verlangt, gib es rechtzeitig weiter. Komm nicht am Semesterende mit einem Stapel Unterschriften.
Aufsichtspersonen können Zeiten korrigieren, um Klarstellungen bitten oder einen Eintrag ablehnen, weil er nicht anrechenbar ist. Wenn Änderungen gefordert werden, aktualisiere den Eintrag und sende ihn noch am selben Tag zur erneuten Genehmigung.
Nach der Genehmigung bewahre einen Nachweis auf. Bei Papierprotokollen fotografiere die Seiten klar; bei digitalen Genehmigungen speichere die Bestätigung. Lege für jedes Semester einen Ordner (digital oder Papier) an. Wenn du nach Genehmigung etwas änderst, achte darauf, dass die finale Summe mit der genehmigten übereinstimmt und gib den Grund für die Änderung an.
Beispiel: Du hast 3,0 Stunden eingetragen, die Aufsichtsperson genehmigt jedoch nur 2,5 wegen einer 30‑minütigen Pause. Dein Datensatz sollte die korrigierte Summe und den Grund zeigen.
Bei der Abgabe ist dein Ziel: es der Schulverwaltung so einfach wie möglich machen, die Stunden schnell zu prüfen. Ein gutes Protokoll zeigt nicht nur eine Zahl, sondern auch, woher die Stunden stammen, wann sie stattgefunden haben und wer sie genehmigt hat.
Entscheide zuerst, wie du die Stunden zusammenfassen musst. Viele Schulen akzeptieren eine Gesamtsumme, aber es hilft, zusätzlich nach Zeitraum (dieses Semester oder Schuljahr) und nach Organisation zu summieren. Diese Aufschlüsselungen helfen auch, Fehler wie doppelte Einträge zu entdecken.
Schulen wollen in der Regel zwei Dinge: Summen und einen unterschriebenen Nachweis. Der Nachweis kann eine Unterschrift auf einem Formular, ein Bestätigungsschreiben oder ein Genehmigungsnachweis in einer App sein, der deutlich die Name der Aufsichtsperson zeigt.
Wähle ein Exportformat entsprechend dem Prüfprozess deiner Schule:
Egal welches Format: Füge eine Prüfspur bei. Jeder Eintrag sollte zeigen, wer ihn genehmigt hat und wann, samt ggf. Notizen. Wenn Genehmigungen nur mündlich vorliegen, bitte die Aufsichtsperson, die abschließende Zusammenfassung zu unterschreiben, damit es einen klaren Nachweis gibt.
Stelle die Zusammenfassung an den Anfang, gefolgt von den Details. Ein sauberes Paket beinhaltet meist eine einseitige Übersicht (Name, Semester, Gesamtsumme und Kontakt der Aufsichtspersonen), eine kurze Aufschlüsselung nach Organisationen und Zeiträumen, die detaillierten Einträge sowie den Genehmigungsnachweis (Unterschrift oder Genehmungsverlauf). Füge alle geforderten Schulformulare ausgefüllt bei.
Beispiel: Maya hat im Herbstsemester 42 Stunden: eine PDF‑Übersicht zeigt 42 Stunden Gesamt, darunter 18 beim Bibliothek und 24 im Shelter, gefolgt von den detaillierten Einträgen mit Einträgen wie „Genehmigt von Jordan Lee am 12. Okt.“
Ein Volunteer‑Protokoll ist absichtlich einfach: Es soll belegen, dass die Arbeit stattgefunden hat, wann sie stattfand und wer sie bestätigen kann. Je mehr Zusatzdaten du sammelst, desto mehr musst du schützen.
Beschränke dich auf Informationen, die die Schule zur Verifikation braucht: Name und Schüler‑ID (falls nötig), Organisation und Dienstdaten, Anfangs‑ und Endzeiten (oder Gesamtstunden) mit kurzer Tätigkeitsbeschreibung, Name und Funktion der Aufsichtsperson sowie eine dienstliche E‑Mail oder Festnetznummer und die Genehmigung.
Besonders bei Minderjährigen: Hüte dich vor privaten Kontaktdaten. Vermeide Privatadressen, private Handynummern oder persönliche E‑Mails von Schülern oder Aufsichtspersonen, wenn möglich. Nutze Organisationsnummern oder offizielle E‑Mails und bewahre die Daten an einem Ort auf, auf den nur Schülerin/Schüler und Koordinatorin/Koordinator Zugriff haben.
Halte dich an die Richtlinien deiner Schule. Falls keine bestehen, bewahre Protokolle und Genehmigungen so lange auf, bis die Anrechnung erteilt ist und die Frist für Beschwerden abgelaufen ist; danach lösche oder archiviere sie sicher. Papierkopien gehören nicht in den Schulranzen; digitale Protokolle sollten mit einem starken Passwort geschützt und nicht breit zur Bearbeitung freigegeben werden.
Ehrlichkeit bedeutet auch Klarheit. Nutze reale Zeiten, nicht Schätzungen. Beschreibe Tätigkeiten in klaren Worten. Zähle Pausen nicht mit, es sei denn, das Programm erlaubt es.
Bei Meinungsverschiedenheiten bleibe sachlich: Frage nach der Zeitaufzeichnung der Aufsichtsperson und warum diese abweicht, teile deine Notizen ruhig (Nachrichten, Kalendereinträge, Dienstpläne) und korrigiere das Protokoll entsprechend. Falls nötig, kann ein Programmkoordinator die Schichtliste bestätigen. Falls deine Schule ein Beschwerdeverfahren hat, folge diesem.
Saubere Aufzeichnungen schützen alle Beteiligten: Schüler erhalten faire Anerkennung, Aufsichtspersonen werden nicht unter Druck gesetzt und Schulen können Stunden mit Vertrauen genehmigen.
Die meisten Ablehnungen passieren aus einfachen Gründen: fehlender Nachweis, fehlerhafte Mathematik oder zu vage Angaben.
Ein häufiges Problem sind Kontaktinformationen der Aufsichtsperson, die nicht überprüfbar sind. „Empfang“ oder eine generische E‑Mail genügt oft nicht. Schulen wollen in der Regel eine konkrete Person, die dich gesehen hat und Datum sowie Stunden bestätigen kann. Notiere vollständigen Namen, Funktion und mindestens eine funktionierende Telefonnummer oder E‑Mail.
Zeitfehler sind ein weiteres häufiges Problem. Wenn du jede Schicht auf die nächste volle Stunde rundest oder Zeiten wochenlang aus dem Gedächtnis eingibst, wirkt das wie Schätzung. Nutze Anfangs‑ und Endzeiten und lass die Gesamtzeit berechnen. Ein Protokoll mit ständig identischen Zahlen (immer 2,0 Stunden) weckt Misstrauen.
Mische keine Stunden, die nicht zählen: bezahlte Arbeit, Unterrichtszeit, Freistunden oder Reisezeit sind oft ausgeschlossen. Wenn du im Rahmen eines Kurses geholfen hast, kennzeichne das und prüfe vorher die Schulregeln.
Weitere Probleme: doppelte Einträge für wiederkehrende Veranstaltungen, Einträge nachträglich bearbeiten ohne erneute Genehmigung und dieselben Stunden für zwei verschiedene Programme einreichen.
Zuletzt: Warte nicht bis zur Frist. Wenn Protokolle spät eingehen, bleibt keine Zeit für fehlende Unterschriften, Datumsklärungen oder Suche nach Ersatzgenehmigenden.
Beispiel: Wenn du jeden Samstag dienst, kopiere nicht einfach die Eintragung der Vorwoche und vergesse, das Datum zu ändern. Ein einmaliges falsches Datum kann den ganzen Satz in Frage stellen.
Mach vor der Abgabe einen fünfminütigen Check. Die meisten Ablehnungen verursachen kleine fehlende Angaben.
Prüfe, dass jeder Eintrag Datum, Anfangs‑ und Endzeit sowie eine Gesamtzeit hat, die dem Format deiner Schule entspricht (z. B. 2:30 statt 2.5, falls Dezimalzahlen nicht erlaubt sind). Achte darauf, dass der Organisationsname konsequent geschrieben ist und dem entspricht, was die Schule kennt. Bestätige, dass der volle Name der Aufsichtsperson und eine Kontaktmöglichkeit lesbar sind und dass Genehmigungen für den geforderten Zeitraum vorliegen.
Stelle sicher, dass die Summen mit dem Schulformular und dem Stichtag übereinstimmen. Zähle nur Stunden bis zur Frist und prüfe, dass die Gesamtsumme die Summe der genehmigten Einträge ist.
Wenn etwas nicht passt, rate nicht. Prüfe Kalender, Nachrichten oder Anwesenheitslisten und bitte die Aufsichtsperson, den Eintrag zu bestätigen, solange die Erinnerung noch frisch ist.
Achte zuletzt auf die kleine Präsentation: Dein Name sollte mit den Schulunterlagen übereinstimmen, Datumsformate sollten der Anforderung entsprechen (manche Schulen wollen MM/DD/YYYY) und es sollten keine Kringel oder Überschreibungen auf dem Formular sein. Saubere Unterlagen sind leichter zu prüfen und reduzieren Rückfragen.
Maya ist Schülerin der 10. Klasse und braucht 40 genehmigte Stunden bis zum Semesterende. Sie hilft jeden Samstagmorgen in einer örtlichen Lebensmittelausgabe. Ihr Plan ist einfach: jede Schicht am selben Tag eintragen, wöchentlich genehmigen lassen und am Ende die Summen exportieren.
Im Laufe des Semesters enthält ihr Protokoll:
Bis Woche 14 hat sie 41,5 genehmigte Stunden. Die zusätzliche 1,5 Stunden ist hilfreich, weil Schulen manchmal unklare oder nicht genehmigte Zeiten kürzen oder Stunden außerhalb des Semesters nicht anrechnen.
Bei der Abgabe exportiert Maya nur genehmigte Einträge und fügt Summen nach Zeiträumen bei. Sie prüft, dass Namen mit den Schulunterlagen übereinstimmen, dass die Daten im Semesterfenster liegen und dass jede Eintragung denselben Namen der Aufsichtsperson und einen Genehmigungszeitstempel hat.
Nächste Schritte, um Mayas Vorgehen zu übernehmen:
Wenn du einen eigenen Tracker mit Schüler‑Einträgen, Genehmigungen durch Aufsichtspersonen und sauberen Exporten möchtest, kannst du ein einfaches internes Tool auf Koder.ai bauen, indem du deinen Workflow im Chat beschreibst und es später an die Anforderungen deiner Schule anpasst.
Ein Volunteer-Hours-Log ist ein Nachweis deiner unbezahlten Einsatzzeit, ähnlich einer Stundenzettel. Es enthält üblicherweise Datum, Anfangs- und Endzeit, eine kurze Beschreibung der Tätigkeit, den Ort und wer dich beaufsichtigt hat, sodass die Schule die Stunden prüfen kann.
Schulen verwenden Protokolle, um Dienste fair und einheitlich zu überprüfen – vor allem, wenn Stunden für Abschlussanforderungen, Kursnoten, Auszeichnungen, Clubs oder Stipendien zählen. Ein klares Protokoll zeigt außerdem, wer jede Eintragung wann genehmigt hat und erleichtert so spätere Nachfragen.
Die meisten Schulen erwarten den Organisations- oder Veranstaltungsnamen, Datum, ggf. Ort, Anfangs- und Endzeit, die Gesamtstunden und eine kurze Aufgabenbeschreibung. Zusätzlich sollten der vollständige Name des Aufsehers, seine Funktion und eine Kontaktmöglichkeit sowie eine Unterschrift oder ein anderes Genehmigungsnachweis dabei sein.
In der Regel ja: Die Genehmigung durch die Aufsichtsperson gilt als Nachweis, dass der Einsatz stattgefunden hat und als förderfähig angesehen wird. Kann keine Unterschrift eingeholt werden, kläre vorher mit der Schule, welche alternativen Nachweise akzeptiert werden.
Nicht immer, aber als gute Faustregel: dokumentiere die tatsächliche Zeit, in der du dienstlich tätig warst, und ziehe Pausen ab, sofern das Programm oder die Schule Pausen nicht mitrechnet. Wenn eine Pause stattgefunden hat, vermerke das deutlich, damit die Summe klar ist.
Die meisten Schulen zählen die Fahrzeit zum Einsatzort nicht als Freiwilligenstunden. Falls deine Schule das erlaubt, notiere diese Zeit getrennt als „Reisezeit“, damit sie nicht mit der aktiven Dienstzeit vermischt wird.
Haushaltsarbeiten, Tätigkeiten in einem Familienbetrieb, die profitabel sind, und bezahlte Arbeit zählen normalerweise nicht. Auch Aktivitäten, die primär persönlichen Nutzen bringen statt der Gemeinschaft, können abgelehnt werden – im Zweifel kurz bei der Schule nachfragen.
Trage die Schicht möglichst sofort ein und fordere die Genehmigung innerhalb von 24–48 Stunden an, wenn möglich. Wer wochenlang wartet, riskiert, dass Aufsichtspersonen Details vergessen oder nicht mehr erreichbar sind.
Papier ist praktisch, wenn du dieselbe Person vor Ort hast, die am selben Tag unterschreibt, aber Seiten gehen verloren und Summen sind fehleranfälliger. Ein Spreadsheet hilft beim Addieren und Filtern, ist aber bei der Verifikation schwächer. Apps oder Online-Formulare sind meist die beste Wahl, wenn Genehmigungen, Prüfspuren und Exporte wichtig sind.
Die häufigsten Gründe sind fehlende Kontaktinformationen der Aufsichtsperson, zu vage Beschreibungen, fehlerhafte Zeitrechnung und das nachträgliche Bearbeiten ohne erneute Genehmigung. Auch doppelt eingereichte Stunden oder das Einreichen für zwei verschiedene Programme kann zur Ablehnung führen.
