Richte ein digitales Einwilligungsformular für Schönheitsdienstleistungen ein: Unterschrift, einfache Ja/Nein‑Fragen und sichere Ablage im Kundenprofil.
Ein digitales Einwilligungsformular für Schönheitsdienstleistungen löst ein einfaches, aber wichtiges Problem: Du brauchst eine eindeutige Erlaubnis, bevor du eine Behandlung durchführst, und musst später nachweisen können, was der Kunde zugestimmt hat.
Die meisten Salons machen großartige Arbeit, aber bei Papier wird die Einwilligung schnell unübersichtlich. Blätter gehen verloren. Handschriften sind schwer zu lesen. Ein Kunde kreuzt ein Feld an, aber du weißt nicht, wann er das getan hat oder ob er die Frage verstanden hat. Wenn später jemand sagt: "Das habe ich nie zugestimmt" oder "Ich habe gesagt, ich bin schwanger / nehme Medikamente", macht Papier die Antwort schwerer.
Digitale Formulare reduzieren außerdem Reibung am Empfang. Anstatt dieselben Fragen immer wieder zu erklären, Unterschriften nachzufordern und Details in ein anderes System einzutippen, beantwortet der Kunde die Fragen einmal und die Daten landen dort, wo dein Team sie braucht. Das bedeutet weniger peinliche Verzögerungen, weniger gehetzte Gespräche in einer vollen Lobby und weniger Fehler durch doppeltes Tippen.
Mindestens brauchen die meisten Beauty-Betriebe eine einfache Lösung: ein Unterschriftsfeld (Finger auf einem Tablet, Maus oder Telefon), ein paar Ja/Nein-Checkboxen für häufige Risikofaktoren und Richtlinien, eine automatische Speicherung im Kundenprofil und einen Zeitstempel, der Mitarbeiter und Dienstleistung verknüpft, damit klar ist, wofür die Einwilligung galt.
Wenn es gut gemacht ist, fühlt sich Einwilligung nicht mehr wie Papierkram an, sondern wie ein Sicherheitsnetz für beide Seiten. Kunden fühlen sich informiert, und dein Team hat einen sauberen Nachweis darüber, was offengelegt und akzeptiert wurde.
Ein gutes Einwilligungsformular ist kurz, auf die Behandlung zugeschnitten und leicht beim Check-in auszufüllen. Das Ziel ist einfach: Halte genau fest, worauf sich die Zustimmung bezog, plus die Gesundheitsprüfungen, die entscheiden, ob die Behandlung durchgeführt werden sollte.
Beginne mit den Essentials, die den Kunden und den Termin identifizieren: Name des Kunden und mindestens eine Kontaktmöglichkeit (Telefon oder E‑Mail), Behandlungsname und Bereich (z. B. „chemisches Peeling – Gesicht“ oder „Waxing – Bikini“), Name des Technikers (oder Mitarbeiter-ID) und Datum/Uhrzeit des Termins. Erfasse das Geburtsdatum nur, wenn du es wirklich für Altersgrenzen oder Sicherheit brauchst. Füge ein kleines Notizfeld für Dinge hinzu, die nachverfolgt werden müssen.
Als Nächstes: eine kurze, klar verständliche Erklärung zu Risiken und Nachsorge. Konzentriere dich darauf, was der Kunde wissen muss, um zu entscheiden, und was er danach tun sollte. Ein bis zwei prägnante Absätze sind meist ausreichend, gefolgt von einer einfachen Bestätigung wie: „Ich verstehe mögliche Nebenwirkungen und werde die Nachsorgeanweisungen befolgen."
Dann kommen Ja/Nein-Fragen, die Kontraindikationen markieren. Diese sollten konkret sein, nicht vage. Häufige Beispiele in Salons und Spas sind:
Abschließen solltest du mit einem Feld für die elektronische Unterschrift und automatischem Datum/Uhrzeit der Unterzeichnung. Wenn möglich, erfasse auch, wer das Formular entgegengenommen hat (Mitarbeiter/in) und welche Version des Formulars unterschrieben wurde, damit du genau zeigen kannst, was der Kunde damals gelesen hat.
Gute Checkboxen wirken einfach. Der Kunde liest sie einmal, weiß, was „Ja“ bedeutet, und kann ohne Rätselraten oder Hilfe vom Empfang antworten.
Halte jede Ja/Nein-Aussage auf eine klare Idee beschränkt. Wenn du zwei Gedanken brauchst, stelle zwei Fragen. Statt „Ich bin schwanger oder stille und habe Allergien“ teile es auf, damit der Kunde wahrheitsgemäß antworten kann, ohne zu grübeln.
Verwende Alltagssprache. Vermeide medizinisch klingende Formulierungen oder lange juristische Zeilen, die Kunden überspringen. Du kannst korrekt bleiben, ohne wie ein Lehrbuch zu klingen. Wenn du einen Zustand nennen musst, sag genau, was du meinst (z. B. „derzeit verschreibungspflichtige Akne-Medikation verwenden“) und halte es kurz.
Pflichtfelder vs. freiwillige Felder: Mach nur wirklich notwendige Angaben verpflichtend, die du brauchst, um zu entscheiden, ob die Behandlung sicher ist. Alles andere bleibt optional, damit das Formular nicht wie ein Verhör wirkt.
Eine einfache Methode, das Formular schlank zu halten, sind bedingte Folgefragen: Zeige ein Feld „Bitte erklären“ nur, wenn der Kunde „Ja“ wählt. So bleibt die Seite für die meisten sauber, liefert aber Details, wenn etwas genauer geprüft werden muss.
Füge außerdem eine klare Möglichkeit ein, den Intake abzubrechen. Eine Checkbox wie „Ich möchte diese Behandlung heute nicht fortsetzen“ (oder ein „Ablehnen“-Button) verhindert, dass sich Kunden eingeengt fühlen, und gibt dem Personal einen respektvollen Ausstieg.
Ein kleines Muster, das für viele Leistungen gut funktioniert:
Wenn ein Kunde bei der Frage nach Reaktionen „Ja“ wählt, zeige eine kurze Nachfrage: „Was ist passiert und wann?“ Halte das Antwortfeld klein, damit du die wichtigsten Fakten bekommst und nicht eine lange Geschichte.
Der beste Einwilligungsworkflow ist der, den dein Team auch tatsächlich benutzt, wenn es hektisch ist. Strebe weniger Übergaben, weniger „wir machen das später“-Momente und einen klaren Speicherort an, wo das unterschriebene Formular im Kundenprofil landet.
Wenn die meisten Kunden am Empfang einchecken, ist ein Tablet vor Ort kaum zu schlagen. Du kannst die Dienstleistung bestätigen, Fragen beantworten und dann Unterschrift und Checkboxen in einem Ablauf erfassen, bevor die Person in den Behandlungsraum geht.
Bei längeren Behandlungen oder höherem Risiko reduziert ein Link vor dem Termin den Druck beim Check-in. Kunden lesen in Ruhe zu Hause, und der Empfang muss nur noch bestätigen, dass alles ausgefüllt wurde.
Ein Self-Service-Kiosk im Wartebereich kann funktionieren, wenn du viele Laufkundschaft oder mehrere Mitarbeiter hast. Das beschleunigt, aber es braucht trotzdem eine Person, die Identität prüft und sicherstellt, dass der richtige Kunde unterschreibt.
Statt zu viel zu überlegen: Wähle eine Standardmethode, die zu deiner Realität passt – Tablet beim Check-in, wenn der Empfang den Ablauf kontrolliert; online vorab, wenn Kunden im Voraus buchen; Kiosk, wenn du Platz hast und jemanden zur Überwachung.
Lass Stammkundinnen und -kunden nicht bei jedem Besuch neu unterschreiben, wenn sich nichts geändert hat. Zeige stattdessen die vorherige Einwilligung und frage nach Schlüsseländerungen (z. B. „Neue Allergien oder Medikamente?“) und fordere nur bei Bedarf eine neue Unterschrift an.
Fordere neue Einwilligung an, wenn sie eine neue Behandlungsart buchen (z. B. chemisches Peeling nach vorher nur Gesichtsbehandlungen), wenn deine interne Frist abgelaufen ist (häufig 6–12 Monate), wenn sich Gesundheitsinformationen ändern (Schwangerschaft, neue Medikamente, kürzliche Reaktion) oder wenn du den Wortlaut oder die Risikobeschreibung aktualisiert hast.
Beginne damit, klar zu definieren, wann du eine Einwilligung brauchst. Ein digitales Einwilligungsformular ist besonders nützlich, wenn eine Behandlung ein höheres Risiko hat, Kontraindikationen bestehen oder Nachsorgevorgaben dokumentiert werden sollen.
Erstelle zuerst eine Liste der genauen Leistungen in deinem Salon, die eine Einwilligung benötigen. Sei konkret (z. B. „chemisches Peeling“ oder „Lash Lift“), nicht „fortgeschrittene Leistungen“. Das verhindert, dass das Personal raten muss und hilft, das richtige Formular anzuwenden.
Schreibe dann die Fragen und den Einwilligungstext. Verwende kurze Ja/Nein-Checkboxen für Fakten, die die Entscheidung beeinflussen (Schwangerschaft, Retinoide, Allergien, kürzliche Behandlungen). Halte den Einwilligungstext knapp: was die Behandlung ist, Hauptrisiken, was der Kunde danach tun sollte und dass er die Möglichkeit hatte, Fragen zu stellen.
Baue das Formular dann nur mit den Feldern, die du wirklich nutzen wirst: Basis-Kundeninfo, Behandlungsname, Datum, Mitarbeiter und die Checkboxen. Ergänze bedingte Fragen nur, wenn ein „Ja“ Details benötigt. Beispiel: Bei „Ja“ zu Allergien zeige ein einziges Folgefeld: „Wogegen sind Sie allergisch?"
Erfasse eine E‑Signatur und zeige eine klare Abschlussmeldung. Der Kunde sollte eine einfache Bestätigung wie „Unterschrieben und gespeichert“ sehen. Wenn dein Ablauf es erlaubt, biete eine Möglichkeit an, eine Kopie per E‑Mail oder SMS zu senden.
Der Schlüssel ist Anheften und Abrufbarkeit. Wenn der Kunde unterschreibt, sollte das System das ausgefüllte Formular im Profil des Kunden speichern, getaggt nach Dienstleistung und Datum, damit das Personal es in Sekunden findet.
Führe vor dem Livegang einen kurzen Testlauf durch, bei dem ein Mitarbeiter als Kunde agiert und:
Wenn du deinen eigenen Intake-Flow baust, ist das Ziel dasselbe: Formular erfassen, Unterschrift einholen und automatisch mit dem Kundenprofil speichern, damit nichts zwischen Empfang und Behandlungsraum verloren geht.
Ein Einwilligungsformular hilft nur, wenn du zeigen kannst, was der Kunde zugestimmt hat, wann er zugestimmt hat und welchen Text er in dem Moment gesehen hat. Denk an die Aufzeichnung wie an eine kleine Quittung der Entscheidung, nicht nur eine Dateiablage.
Speichere die tatsächlichen Antworten des Kunden und den Zeitpunkt der Unterschrift. Wenn du eine Unterschrift sammelst, speichere entweder das Unterschriftsbild oder die Signaturdaten deines Tools plus einen klaren Zeitstempel. Überschreibe alte Antworten nicht, wenn ein Kunde zurückkommt. Bewahre jede unterschriebene Sitzung als eigenen Eintrag auf.
Erfasse außerdem Kontext. Falls später Fragen auftauchen, sollst du wissen, welche Behandlung durchgeführt wurde und wo. Speichere Standort und, falls relevant, den Raum. Das ist wichtig, wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat oder wenn Services je nach Behandlungsraum variieren.
Eine saubere Prüfspur umfasst in der Regel:
Versionierung ist der Punkt, den viele Salons übersehen. Wenn du den Wortlaut nächsten Monat änderst, müssen ältere Kundenakten weiterhin den alten Text zeigen. Die einfachste Methode ist, eine Template‑Versions-ID zu speichern und zusätzlich einen vollständigen Snapshot des Textes neben den Antworten abzulegen.
Beispiel: Eine Kundin unterschreibt beim ersten Mal für ein stärkeres Peeling. Dein Datensatz sollte den Peelingtyp, den Studio‑Standort, dass Mitarbeiter Alex sie auf einem iPad eingecheckt hat, und die exakte Einwilligungsversion, die sie gesehen hat, plus eine gesperrte PDF‑Kopie zeigen.
Ein digitales Einwilligungsformular für Schönheitsleistungen ist nah an Gesundheitsdaten. Behandle es wie jede vertrauliche Kundenakte: Sammle nur, was du wirklich brauchst, sichere den Zugriff und bewahre es nur so lange auf, wie du einen klaren Grund hast.
Beginne mit dem Zugriff. Die meisten Datenschutzprobleme sind keine Hackerangriffe, sondern versehentliches Teilen. Beschränke den Zugriff auf Personen, die es tatsächlich für ihre Arbeit brauchen (Empfang für Intake, Behandler für Behandlungsverlauf und Besitzer/Manager für Streitfälle). Wenn dein System Rollen unterstützt, richte sie ein und überprüfe sie beim Personalwechsel.
Aufbewahrung ist der nächste Punkt. Entscheide, wie lange du unterschriebene Einwilligungen aufbewahrst, und halte dich daran. Die richtige Dauer hängt von lokalen Regeln und der Art der Dienstleistung ab, aber „für immer“ ist selten eine gute Standardwahl. Schreibe eine einfache Regel, die das Team befolgen kann, und wende sie konsequent an.
Wisse, wo die Dateien liegen und wie sie geschützt sind. Bevor du live gehst, solltest du beantworten können:
Kunden sollten eine Kopie dessen bekommen können, was sie unterschrieben haben. Mach das einfach: ein Button zum Drucken oder Exportieren oder ein Standardvorgang am Empfang. Wenn jemand eine Kopie anfordert, notiere Datum und wie du sie übergeben hast.
Füge abschließend einen kurzen Hinweis auf dem Formular und in deiner internen Richtlinie hinzu: Das ist keine Rechtsberatung; überprüfe Aufbewahrungsfristen und Formulierungen für deine Stadt, dein Bundesland und dein Land. Die Anforderungen können variieren, besonders bei grenzüberschreitendem Betrieb oder Speicherung in einer anderen Region.
Eine neue Kundin bucht ein chemisches Peeling zum ersten Mal. Bei Ankunft schickst du das Einwilligungsformular aufs Handy oder gibst ein Tablet am Empfang. Ziel: schnell klare Antworten bekommen und erst nach Prüfung der Risiken unterschreiben lassen.
Das Formular ist kurz, aber spezifisch. Es fragt Ja/Nein‑Fragen, die tatsächlich den Behandlungsplan ändern, wie z. B. ob sie in den letzten 2–4 Wochen Retinoide oder verschreibungspflichtige Akne‑Medikamente verwendet hat, ob Allergien gegen Hautpflege‑Inhaltsstoffe, Latex oder Klebstoffe bestehen, ob sie schwanger oder stillend ist, ob es in den letzten 7 Tagen starke Sonnenexposition oder Sonnenbrand gab und ob kürzlich Waxing, Peelings oder Salonbehandlungen an der Stelle stattgefunden haben.
Die Kundin wählt bei der Medikamentenfrage „Ja“ und fügt eine Notiz hinzu: „Tretinoin vor 3 Wochen begonnen, verwende es jede zweite Nacht.“ Dieses Detail ist der Punkt der digitalen Aufnahme: Du siehst es, bevor du etwas machst.
Am Empfang (oder im Raum) prüft ein Mitarbeiter die Antwort, stellt eine kurze Nachfrage und passt den Plan an. Du könntest auf ein sanfteres Peeling wechseln, die Stärke reduzieren, den Termin verschieben oder dich auf Vorbereitung und Nachsorge fokussieren.
Erst wenn der Plan bestätigt ist, unterschreibt die Kundin. Die unterschriebene Einwilligung wird dann im Kundenprofil gespeichert, sodass der nächste Besuch einfacher ist: Du siehst, was vereinbart wurde, was geändert wurde und warum.
Der größte Fehler ist ein Formular, das Leute nicht lesen. Wenn es am Check‑in hektisch ist und der Text wie eine Seite juristischer Bedingungen aussieht, werden Kunden schludrig klicken, auf „zustimmen“ tippen und sich später überrascht oder getäuscht fühlen.
Halte den Einwilligungstext kurz und verständlich. Stell die Risikohighlights zuerst (Rötung, Irritation, Allergie, Blutergüsse, Nachsorge). Wenn du längere Bedingungen brauchst, trenne sie von der Einwilligungszusammenfassung, damit der Unterschriftsschritt lesbar bleibt.
Vage Fragen sind ein weiteres Problem. „Irgendwelche Gesundheitsprobleme?“ ist zu breit, leicht falsch beantwortbar und später schwer nutzbar. Stelle spezifische Ja/Nein‑Fragen, die zur Behandlung passen. Beispiele: „Sind Sie schwanger oder stillend?" „Nehmen Sie Blutverdünner?“ „Gibt es eine aktive Hautinfektion?“ „Haben Sie in den letzten 6 Monaten Isotretinoin verwendet?“
Ein Einwilligungsdatensatz ist nur nützlich, wenn du beweisen kannst, was und wann vereinbart wurde. Viele Salons vergessen, die Formularversion und einen klaren Zeitstempel zu speichern. Sichere den exakten Text (oder eine Versions-ID), die Antworten des Kunden, die Signatur und Datum/Uhrzeit.
Einige Workflow‑Fallen, die du vermeiden solltest:
Eine einfache Regel: Wenn der Kunde aufgrund neuer Informationen anders entscheiden würde, behandele das als neue Einwilligung.
Bevor du ein Tablet an einen echten Kunden gibst, mach einen kompletten Trockenlauf. Verwende einen Fake‑Namen, beantworte jede Frage, unterschreibe, speichere und versuche dann, das unterschriebene Formular wie im echten Betrieb wiederzufinden.
Go‑Live‑Checkliste:
Danach mach einen Echtwelttest. Lass ein Teammitglied schnell ausfüllen – mit nassen Händen, einem ankommenden Anruf und einem wartenden Kunden. Wenn es bei einem Kontrollkästchen stockt, schreibe es um.
Schreibe die Regel fürs Nachunterschreiben in einem Satz nieder. Beispiele: alle 12 Monate neu unterschreiben, nach jeder größeren Formularänderung neu unterschreiben und vor höher riskanten Behandlungen neu unterschreiben. Was immer du wählst, halte es konsequent, damit das Personal nicht rät.
Wenn dein digitales Einwilligungsformular auf dem Papier funktioniert, rolle es schrittweise aus. Wähle einen Service (meistens den häufigsten oder den mit dem höchsten Risiko) und teste ihn eine Woche lang. Du bemerkst so schnell echte Probleme: unklare Formulierungen, fehlende Unterschriften oder ein Schritt am Empfang, der alles verlangsamt.
Mach die Regel fürs Personal einfach: Wenn eine Antwort Risiko andeutet, kurz anhalten und prüfen, bevor ihr startet. Ein "Ja" zu Schwangerschaft, aktuellen Retinoiden, Allergien, Blutverdünnern oder einer Hauterkrankung sollte ein schnelles Nachfragen auslösen, nicht ein hastiges Weitermachen.
Ein praktischer Rollout‑Plan: Starte mit einem Service und sammle fünf Tage lang täglich Feedback, passe Formulierungen und Reihenfolge der Fragen an, schule das Team zu den Pausen‑ und Prüf‑Momenten und rolle zum nächsten Service erst aus, wenn der erste langweilig und wiederholbar geworden ist. Nach zwei Wochen überprüfe die Abschlussraten (Unterschrift plus erforderliche Checkboxen).
Entscheide dann, wie Datensätze weitergegeben werden, wenn nötig. Auch wenn du nie ein System wechseln willst, wirst du irgendwann eine Akte teilen müssen für Kundenanfragen, Versicherungsfälle oder Behörden. Kläre vor dem flächendeckenden Livegang, wer eine unterschriebene Einwilligung ansehen oder bearbeiten kann, wie du ein Kundenprofil exportierst, wo es gespeichert ist, damit es beim richtigen Kunden bleibt, und wie du damit umgehst, wenn ein Kunde seine Antworten später ändert.
Wenn du weniger manuelle Arbeit willst, können Tools wie Koder.ai (koder.ai) genutzt werden, um einen einfachen Intake‑ und Kundenverwaltungs‑Flow aus einer Chat‑Schnittstelle zu bauen, sodass Formular, Unterschriftserfassung und Speicherung an einem Ort passieren.
Setze dir eine Kalendererinnerung, den Ablauf alle paar Monate zu prüfen. Leistungen ändern sich, Personal wechselt und Vorschriften können sich anpassen. Kleine Updates verhindern später große Probleme.
Ein digitales Einwilligungsformular gibt dir klare Erlaubnis, eine bestimmte Behandlung durchzuführen, und einen Datensatz, den du später aufrufen kannst. Es hilft zu beweisen, was vereinbart wurde, wann unterschrieben wurde und welche Risiken oder Nachsorgemaßnahmen offengelegt wurden.
Verwende es für alle Leistungen mit echtem Risiko, Kontraindikationen oder Nachsorgepflichten, die du dokumentieren möchtest – zum Beispiel chemische Peelings, Waxing, Wimpernservices oder alles, was Klebstoffe oder starke Wirkstoffe betrifft. Wenn eine ‚Ja‘-Antwort beeinflussen würde, ob du die Behandlung heute durchführst, gehört sie aufs Formular.
Kurz halten: Kundenname, ein Kontaktweg, Behandlungsname und Bereich, Datum/Uhrzeit, Mitarbeiter/in, eine knappe Risiko-/Nachsorge-Zusammenfassung und ein paar Ja/Nein-Fragen, die die Sicherheit betreffen. Ergänze eine elektronische Unterschrift und einen automatischen Zeitstempel, damit der Datensatz vollständig ist.
Formuliere jede Checkbox als eine klare Idee und verwende alltägliche Begriffe, die Kunden kennen. Mach nur wirklich notwendige Punkte verpflichtend und zeige ein kleines Folgefeld nur, wenn jemand ‚Ja‘ wählt, damit das Formular für die meisten schnell bleibt.
Standardmäßig: Tablet beim Check-in, wenn die meisten Kunden vor Ort bezahlen und das Personal den Ablauf kontrolliert – so können Fragen geklärt, Dienstleistung bestätigt und danach unterschrieben werden. Schicke das Formular vorher, wenn Kunden in Ruhe zu Hause lesen sollen oder die Behandlung höheres Risiko hat.
Mach nicht bei jedem Besuch eine erneute Unterschrift nötig, wenn sich nichts geändert hat. Bestätige stattdessen Schlüsselpunkte wie neue Allergien oder Medikamente. Sammle eine neue Unterschrift, wenn sich die Behandlungsart ändert, die Einwilligung älter als deine festgelegte Frist ist, gesundheitliche Informationen sich ändern oder du die Formulierung aktualisierst.
Speichere die Antworten des Kunden, Signaturdaten oder -bild und das Datum/Uhrzeit der Unterschrift sowie die Behandlungsdetails und wer die Einwilligung entgegengenommen hat. Bewahre außerdem die genaue Version des Textes, die der Kunde gesehen hat, und eine schreibgeschützte Kopie auf, damit du später genau zeigen kannst, was präsentiert wurde.
Ja, wenn du den unterschriebenen Datensatz, den Zeitstempel und den exakten Text, der präsentiert wurde, vorzeigen kannst. Am sichersten ist es, die Unterschrift als Teil eines vollständigen Datensatzes zu behandeln: inkl. Kontext der Behandlung und der Antworten des Kunden.
Sammle nur, was du wirklich brauchst, beschränke den Zugriff auf diejenigen Mitarbeitenden, die es benötigen, und lege eine klare Aufbewahrungsfrist fest, an die sich das Team hält. Kenne den Speicherort der Dateien, wer sie exportieren kann, wie Backups funktionieren und wie du dem Kunden auf Anfrage eine Kopie bereitstellst.
Wenn du es mit Koder.ai baust, beschreibe zuerst deine Services, die notwendigen Ja/Nein-Prüfungen und den kurzen Einwilligungstext in klarer Sprache und generiere dann einen Intake-Flow, der Unterschrift erfasst und automatisch im Kundenprofil speichert. Teste vor dem Livegang jeden bedingten Pfad, stelle sicher, dass die Unterschrift nicht übersprungen werden kann, und verifiziere, dass das unterschriebene Formular immer im richtigen Kundenprofil landet.
