Ein praktischer Plan für eine Checklisten‑App für Nebenarbeiten des Servicepersonals: Eröffnungs‑ und Schließaufgaben festlegen, Zuständigkeiten vergeben und Erledigung verfolgen, damit bei hektischen Schichten nichts vergessen wird.
Nebenarbeiten werden meist nicht vergessen, weil es den Leuten egal ist. Sie fallen unter den Tisch, weil sich eine Schicht alle zehn Minuten neu formt, und die „kleinen“ Aufgaben sind die einfachsten, die man nach hinten schiebt. Später passiert es dann nie.
Die Ausfallpunkte sind vorhersehbar. Nebenarbeiten geraten aus dem Blickfeld, wenn das Team reagiert statt zu planen:
Was ausgelassen wird, ist auch konsistent: Nachfüllungen (To‑go, Papierartikel, Eis, Saucen), Abwischen (Stationen, POS‑Bereich, Kühlschrankgriffe), WCs und Böden. Diese Aufgaben sind an normalen Tagen schnell, aber an einem vollen Tag wirken sie optional, weil kein Ticket‑Zeitpunkt daran hängt.
Die echten Kosten siehst du erst morgen. Der Opener geht an eine Station, die halb leer, klebrig oder mit fehlenden Dingen ist, sodass das Öffnen länger dauert. Die Küche hat plötzlich eine 86‑Liste, weil niemand gezählt oder aufgefüllt hat. Gäste bemerken schmutzige WCs und Krümel unter den Sitzen bevor sie dein neues Menü entdecken, und Beschwerden steigen, selbst wenn der Service freundlich war.
„Erinnere einfach“ hört auf zu funktionieren, weil Erinnerungen mit allem anderen konkurrieren. Während eines Rushes verfolgen die Mitarbeitenden Tische, Modifier, Refires, Zahlungen und Gästewünsche. Eine mündliche Erinnerung ist leicht zuzulächeln und fünf Minuten später vergessen, besonders wenn Zuständigkeiten geteilt sind.
Stell dir einen typischen Freitag vor: Das Dinner zieht sich hin und du schickst zwei Servicekräfte früher raus, um Personal zu sparen. Der verbliebene Closer läuft Essen, schließt Checks ab und kümmert sich um einen späten Tisch. Ohne klare, sichtbare Liste rät der Closer, was am wichtigsten ist, und die stillen Aufgaben (WCs, Nachfüllungen, Mop) sind die, die verschwinden. Diese Lücke sollte eine Sidework‑Checklisten‑App schließen: nicht mehr Druck, sondern weniger Dinge, die heimlich untergehen.
Eine gute Checklisten‑App sollte Nebenarbeiten kleiner erscheinen lassen, nicht schwerer. Der größte Gewinn ist, die Liste kurz und relevant für den Moment zu halten.
Beginne damit, Aufgaben in Opening, Running und Closing zu unterteilen. Opening umfasst, was vor Türöffnung erledigt sein muss. Running sind die Kleinigkeiten, die Chaos während der Schicht verhindern. Closing ist das Zurücksetzen für morgen.
Die App sollte drei Fragen schnell beantworten: Was mache ich jetzt, wer ist verantwortlich, und ist es wirklich fertig?
Um Teams ehrlich zu halten, ohne sie aufzuhalten, konzentriere dich auf ein paar Essentials:
Zeitfenster sind wichtig, weil dieselbe Aufgabe „erledigt“ sein kann, aber zur falschen Zeit. Eis vor Türen aufzufüllen hilft. Es während des Rushes nachzufüllen ist vielleicht unmöglich — die Checkliste sollte es also früher einplanen.
Notizen und Fotos sollten optional sein und nur für Aufgaben genutzt werden, die wirklich Beweis brauchen. Ein Foto macht Sinn bei einem gereinigten Walk‑in‑Regal oder einem neu bestückten Patio. Es ist Overkill bei „10 Weingläser polieren“.
Ein einfaches Szenario: Der Opener markiert „Server‑Station bestücken“ als Done, aber der Shift‑Lead verifiziert erst nach Kontrolle, dass Servietten, Stifte und Bondpapier da sind. Fehlt etwas, verhindert eine kurze Notiz wie „Bondpapier in Schublade 2 benötigt“ dasselbe Problem in der nächsten Schicht.
Der schnellste Weg, Nebenarbeiten tatsächlich erledigt zu bekommen, ist mit dem zu beginnen, was den Service bricht, wenn es fehlt. Wenn die Eiswanne leer ist, der Boden klebrig oder die POS‑Station kein Papier hat, wird die Schicht sofort schwerer. Das sind deine ersten Aufgaben.
Formuliere jede Aufgabe als Handlung, die sichtbar ist, nicht als Stimmung oder vages Ziel. „Besser reinigen“ gibt kein Ziel. „Bar‑Theke abwischen und desinfizieren“ ist klar. Halte Aufgaben möglichst einstufig. Wenn es mehrere Schritte sind, zerlege sie in separate Items, damit man sie abhaken kann.
Beispiele für gut formulierbare Sidework‑Aufgaben für eine App:
Für die wichtigsten Top‑10‑Aufgaben füge eine kurze „Definition of done“‑Zeile hinzu. Das reduziert Streit, Nacharbeit und fehlende Details. Aus „WCs kontrollieren“ wird z. B. „WCs: Spiegel fleckenfrei, Müll unter 50 %, Seife voll, Boden trocken.“
Bestimme außerdem die Kadenz, damit deine tägliche Liste kurz bleibt. Wenn wöchentliche und monatliche Posten in die tägliche Checkliste rutschen, ignoriert man alles.
Tägliche Aufgaben sollten Essentials sein wie Basis‑Nachfüllungen, Abwischen von stark berührten Flächen und Rücksetzen von Bereichen. Wöchentliche Items können tiefere Reinigungen abdecken. Monatliche Aufgaben sind die schweren, z. B. Geräte rausziehen und dahinter reinigen.
Sind die Aufgaben klar, fühlt sich Opening und Closing weniger nach Raten an und mehr wie eine Routine, der jeder folgen kann — selbst an den hektischsten Tagen.
Der schnellste Weg, dass Nebenarbeit verschwindet, ist sie wie zusätzliche Hilfe für „wer gerade Zeit hat“ zu behandeln. An vollen Abenden heißt das meist: niemand macht es, oder dieselben zwei Personen machen alles. Eine Checkliste funktioniert am besten, wenn Aufgaben Rollen gehören, nicht dem Zufall.
Beginne damit, jede Aufgabe der Person zuzuordnen, die ihr sowieso am nächsten ist. Server sind für ihre Stationen zuständig (Kondimente, Besteck, Tisch‑Reset). Barkeeper kümmern sich um Bar‑Bereitschaft (Garnituren, Eisstand, Gläser, Bar‑Matten). Hosts übernehmen Eingangsgrundlagen (Menüs, Waitlist‑Setup, Eingang abwischen, schnelle WC‑Kontrolle). Runner und Busser decken Bewegungsaufgaben wie Körbe leeren, Geschirr‑Runs, Böden und Hochstühle.
Manager sollten nicht der Auffangbecken sein. Gib dem Manager‑on‑duty ein kurzes, wirkungsvolles Set, das das Geschäft schützt: Zählungen, Kasse, vorgeschriebene Logs und eine finale Begehung.
Ein einfacher Weg, Aufgaben ohne Streit zuzuweisen:
Beispiel: Am Freitag‑Close prüft der Barkeeper Eis und Garnituren vor Last Call, Runner kümmern sich um Böden und Behälter, während der Speisesaal leerläuft, und Server setzen ihre eigenen Bereiche zurück. Der Manager bestätigt Zählungen und macht die letzte Runde. Nichts wird auf die letzte verbleibende Person abgeladen.
Der schnellste Weg, Wert aus einer Sidework‑Checklisten‑App zu ziehen, ist klein zu starten und die erste Version „gut genug“ für einen Standort zu machen. Später kannst du sie kopieren und für andere Filialen anpassen.
Beginne mit einem gemeinsamen Entwurf (Dokument, Notizen‑App oder Foto vom Whiteboard). Bitte einen Opener, einen Closer und einen Manager, jede wiederkehrende Aufgabe aufzuschreiben, die sie in einer normalen Woche tun — nicht nur an perfekten Tagen.
Dann verwandle die chaotische Liste in eine einfache Struktur:
Führe die erste Version in einer echten Schicht aus. Erwarte, dass du sie sofort anpasst. Wenn Aufgaben immer wieder übersprungen werden, liegt es meist an der Formulierung (wie sieht „Done“ aus?) oder am Timing (es ist im Rush eingeplant).
Vor Tag zwei scanne nach Duplikaten, Aufgaben ohne Owner, versteckten „Nice‑to‑do“‑Items als Must‑do und allem, was einen Manager erfordert, aber Servicers zugewiesen wurde.
Gute Erinnerungen fühlen sich wie Teil der Schicht an, nicht wie Zusatzarbeit. Das erreichst du, indem du Aufgaben an Momente bindest, die alle erkennen, statt an exakte Uhrzeiten.
Nutze Trigger wie:
Zu viele Pings werden stummgeschaltet. Spare Benachrichtigungen für Aufgaben, die wirklich schaden, wenn sie fehlen. Eine praktische Regel: erinnere bei Sicherheit, Geld und der nächsten Schicht.
Helle Nächte ändern den Plan. Wenn jemand früh rausgeschickt wird, sollte die App die Umschichtung einfach machen, damit Nebenarbeit nicht mit der Person verschwindet. Ein sauberer Ablauf ist: Person als cut markieren, unfertige Tasks flaggen, an bestpassende Rolle neu zuweisen, nur den neuen Owner benachrichtigen und protokollieren, wer es angenommen hat.
Füge einen 5‑Minuten‑Pre‑Close‑Block vor Ende des Rushes hinzu. Halte ihn bewusst klein: Eis auffüllen, To‑go nachfüllen, stark berührte Flächen abwischen, Trash‑Bags bereitlegen. Wenn der letzte Tisch sich zieht, wirst du dankbar sein, dass die Basics schon erledigt sind.
Verifikation funktioniert nur, wenn sie Sekunden, nicht Minuten dauert. Ziel ist: das Team in Bewegung halten und Managern eine klare Möglichkeit geben, dass das Wichtige wirklich erledigt wurde. Eine Checkliste sollte Verifikation wie einen schnellen Checkpoint behandeln, nicht als zweiten Job.
Wähle eine kleine Menge an Aufgaben, die wirklich Manager‑Signoff brauchen. Wenn alles genehmigt werden muss, wird nichts wirklich geprüft und das Team klickt sich durch.
Übliche Aufgaben, die Verifikation verdienen (halte es bei wenigen):
Für alles andere nutze Stichproben. Statt jedes Item zu verifizieren, überprüfe pro Schicht einen Bereich: WCs an einem Abend, Server‑Stationen am nächsten, Expo am übernächsten. So bleibt Verantwortung ohne Flaschenhals beim Close.
Füge einen schnellen Weg hinzu, Kontext zu hinterlassen, wenn die Realität nicht zur Checkliste passt. Ein Ein‑Tap‑Kommentar verhindert spätere Verwirrung: „Desinfektionsmittel ausgegangen, Ersatz um 21:10 eingesetzt“ oder „To‑go‑Deckel nachbestellt, Backup‑Pack genutzt.“ Diese Notizen machen Schichtübergaben sauberer und verhindern Wiederholungsfehler.
Beweis bleibt leichtgewichtig. Die meisten Aufgaben brauchen keinen Nachweis, aber ein optionales Foto hilft bei Reinigungsthemen, Nachfüllproblemen oder beschädigten Artikeln, die Nachverfolgung brauchen.
Auf einen Blick sollten Manager sehen, was noch offen ist, was erledigt, aber nicht verifiziert ist, was überfällig ist (und wie lange), wer jede Aufgabe abgeschlossen hat und alle Kommentare oder Fotos, die Ausnahmen erklären.
Beispiel: Es ist Freitag und der Speisesaal ist voll. Der Manager verifiziert drei Dinge, bevor der Rush abebbt: WC‑Check, Desinfektions‑Eimer und Server‑Station‑Nachfüllung. Beim Close spot‑checkt er das Patio und bestätigt Abschließen. Das Team kommt schneller raus, und die nächste Schicht geht in ein vorbereitetes Setup, statt in Überraschungen.
Eine Checkliste sollte sich wie ein Sicherheitsgurt anfühlen: nützlich, schnell und da, wenn dein Kopf voll ist. Der schnellste Weg, Adoption zu töten, ist, sie zum Strafwerkzeug zu machen. Wenn die Checkliste nur erwähnt wird, wenn jemand in Schwierigkeiten ist, werden Leute sie durchklicken, willkürlich abhaken oder gar nicht nutzen.
Länge ist ein weiteres Problem. Wenn eine Eröffnungs‑ oder Schließcheckliste jede Vorliebe einbaut, wird sie zu Rauschen. Das Team lernt, dass „immer alles rot“ ist, also fühlt sich nichts wichtig an. Halte die Kernliste kurz und verschiebe seltene Aufgaben in wöchentliche oder „bei Bedarf“‑Sektionen.
Unklare Formulierungen erschweren Verifikation und führen zu Streit. „Station reinigen“ bedeutet für jeden etwas anderes. Schreibe Aufgaben so, dass ein Manager sie in Sekunden prüfen kann: was, wo und wie „Done“ aussieht.
Ownership ist der stille Killer. Hat eine Aufgabe keinen Owner, geht jeder davon aus, dass es jemand anderes gemacht hat — besonders beim Schichtwechsel. Mach eine Person verantwortlich pro Item, auch wenn zwei helfen.
Schließlich müssen Checklisten sich weiterentwickeln. Menüänderungen, ein neuer POS‑Druckerstandort, weniger Closer am Sonntag oder ein umgebautes Patio ändern Nebenarbeiten. Werden Task‑Templates nicht aktualisiert, wird die Liste Fiktion.
Guardrails, die helfen:
Volle Schichten scheitern nicht daran, dass das Team sich nicht kümmert. Sie scheitern, weil der Manager nicht überall gleichzeitig sein kann. Eine einfache, wiederholbare 2‑Minuten‑Rundgang fängt kleine Lücken ab, bevor sie zu Beschwerden werden, und zeigt, dass die Checkliste zählt.
Nutze denselben Sweep zu drei Zeitpunkten: direkt vor Türöffnung, in der ersten Ruhephase und beim finalen Close.
Ein kurzes Beispiel: Du gehst um 16:55 den Speisesaal ab und siehst leere Serviettenkassetten und wenig Eis. Das jetzt zu richten dauert 30 Sekunden. Um 18:30 zu reparieren heißt, ein Server verlässt die Fläche, Gäste warten, und alle sind genervt.
Halte den Ton knapp: zeigen, zuweisen, bestätigen. Keine Vorträge. Ziel sind weniger Überraschungen, flüssigere Übergaben und ein Close, das nicht zieht, weil jemand eine letzte Sache vergessen hat.
Es ist Freitag. Du bist zwei Servern kurz, eine Überraschungs‑20er‑Gruppe kommt um 18:15, und späte Reservierungen halten den Saal bis nach 23 Uhr. An solchen Abenden rutschen Nebenarbeiten, nicht weil sich niemand kümmert, sondern weil alle Gäste, Zahlungen und Feuer löschen jonglieren.
Vor Öffnung verhindert eine Checkliste, dass Basics übersprungen werden. Der Opener macht einen schnellen Durchlauf und checkt nur, was wirklich erledigt ist, nicht „ist eigentlich okay“. Das verhindert die Panik um 19 Uhr, wenn dir auffällt, dass das Besteck nicht gerollt wurde oder der Desinfektions‑Eimer nie gestellt wurde.
Behalte die Eröffnungs‑Liste auf Make‑or‑Break‑Items: Eis auffüllen, Becher und Deckel nachfüllen, Desinfektions‑Eimer stellen, Stationen abwischen, Mindestpar an Besteck rollen, Server‑Stationen bestücken (Servietten, Stifte, Bondpapier) und Reservierungen/Notizen bestätigen.
Nach dem Rush passieren schnelle Cuts. Zwei Server werden nach Hause geschickt, und plötzlich gehört Closing weniger Leuten. Statt zu raten weist der Manager neu zu: WCs an den Closer, Patio‑Sweep an den Barkeeper, finales Station‑Reset an den verbleibenden Server.
Verifikation kostet Zeit, wenn du es übertreibst. Eine clevere Aufteilung ist, dass Manager Hochrisiko‑Items verifizieren (Kasse komplett, Türen verschlossen, Kühlschränke bei Temp), während das Team Low‑Risk‑Items selbst checkt (Stuhl abwischen, Menüzählung), damit alle schneller rauskommen.
Um 00:30 hinterlässt der Closer eine kurze Übergabe‑Notiz für den Opener: „Keine To‑go‑Tüten mehr, 86 Tonic, Party von 10 um 17:30 braucht zwei Hochstühle.“ Diese eine Notiz kann die nächste Schicht davor bewahren, im Rückstand zu starten.
Wähle ein Schichtteam (z. B. Wochentags‑Dinner) und nutze die Checkliste eine Woche lang. Ziel bleibt einfach: Zeigen, dass es an vollen Tagen hilft, ohne Drama oder Extra‑Schritte.
Sag dem Team vorher, was getestet wird und welches Feedback du willst. Lass sie alles markieren, was verwirrend, unrealistisch oder fehlend ist. Wenn jemand sagt: „Das machen wir nie“, nimm das als nützliche Info.
Tracke nur wenige Metriken, damit es nicht zur Papierarbeit wird: verpasste Aufgaben (welche), Schließzeit, Probleme am nächsten Tag (niedrige Bestände, klebrige Böden, schmutzige WCs, unbeschriftete Prep‑Behälter) und wie oft der Opener die Arbeit der Nacht beenden muss.
Nach der Woche straffe Formulierungen, sodass Tasks klar und abschließbar sind. Gute Aufgaben beschreiben das Ergebnis, nicht die Stimmung. Beispiel: „Server‑Station nachfüllen: Becher, Strohhalme, Servietten auf Par‑Level“ ist besser als „Bei Bedarf nachfüllen“. Entferne alles, was nie erledigt wird, oder teile es in kleinere Aufgaben.
Viele Restaurants kommen gut mit einer einfachen Checkliste zurecht, die Rollen, Zeitfenster und eine Sign‑off hat. Geh nur dann custom, wenn du Workflow‑Extras brauchst wie Foto‑Nachweis für spezielle Items, Manager‑Freigaben, automatische Übergabe‑Notizen oder unterschiedliche Task‑Templates nach Tageszeit.
Wenn du eine individuelle Version bauen willst, kann Koder.ai (koder.ai) hilfreich sein — eine Plattform, die es erlaubt, Web‑ und Mobile‑Apps aus einem Chat zu erzeugen, inklusive rollenbasierter Checklisten mit Verifikation und einfachen Editiermöglichkeiten, wenn sich deine Abläufe ändern.
Beginne mit den Aufgaben, die sofort Probleme erzeugen, wenn sie fehlen — Eis, POS‑Papier, Basis im WC und wichtige Nachfüllungen. Halte die erste Version kurz und nimm nur Dinge auf, die dich wirklich ärgern würden, wenn sie in der nächsten Schicht fehlen.
Wenn du versuchst, von Anfang an jede Kleinigkeit abzubilden, wird das System bei Stress ignoriert.
Teile Aufgaben in Opening, Running und Closing, damit jeder nur sieht, was gerade wichtig ist. Füge einfache Zeitfenster hinzu, die an Schichtmomente gebunden sind, z. B. vor Öffnung, vor dem Rush und nach dem letzten Tisch.
So verhinderst du, dass Aufgaben auf „machen wir später“ verschoben werden — und später nie passiert.
Ordne Aufgaben zuerst Rollen zu, nicht demjenigen, der gerade ‚Zeit hat‘. Server kümmern sich um ihre Stationen, Barkeeper um die Bar‑Bereitschaft, Hosts um den Eingangsbereich, Runner und Busser um das Bewegen, Leeren und Böden.
Wenn jede Aufgabe eine klare Hauptverantwortung und eine Backup‑Rolle hat, landet weniger im Bereich ‚hat hoffentlich wer gemacht‘.
Eine kurze „Definition of done“ hilft bei Aufgaben, die häufig strittig sind. Formuliere etwas, das ein Manager in Sekunden prüfen kann, z. B. „Servietten: zwei volle Stapel“ oder „WC‑Müll unter 50 %“.
Vermeide vage Formulierungen wie „Station sauber machen“, weil diese nicht konsistent überprüfbar sind.
Nutze so wenige Status wie möglich, die trotzdem falsche Abschlüsse verhindern: typischerweise Not started, In progress, Done und Verified. „Verified“ sollte nur für die wenigen Items reserviert sein, die wirklich eine zweite Kontrolle benötigen.
Wenn alles verifiziert werden muss, klicken die Leute es schnell weg, nur um rauszukommen.
Binde Erinnerungen an Schicht‑Trigger statt an feste Uhrzeiten, z. B. nach der ersten Seating‑Welle oder kurz vor Ende des Rushes. Nutze Benachrichtigungen nur für Aufgaben, bei deren Versäumnis echtes Risiko entsteht: Sicherheit, Geld oder die nächste Schicht.
Zu viele Pings werden stummgeschaltet. Halte Hinweise selten und relevant.
Mach das Umschichten zur normalen Funktion: markiere die Person als ‚cut‘, kennzeichne ihre offenen Aufgaben und weise Unfertiges automatisch der besten Backup‑Rolle zu. Benachrichtige nur die neue zuständige Person und logge, wer die Aufgabe akzeptiert hat.
So verschwindet Sidework nicht, wenn sich die Personalsituation während der Schicht ändert.
Fotos nur dort einsetzen, wo ein Nachweis Wiederholungsfehler verhindert — z. B. eine neu eingeräumte Walk‑in‑Regalreihe, ein aufgebautes Patio‑Setting oder ein wiederkehrendes Reinigungsproblem. Halte Fotos optional, damit Routinearbeiten nicht ausgebremst werden.
Die meisten Aufgaben funktionieren besser mit klaren Formulierungen und schnellen Kontrollen als mit ständigen Bildern.
Verifiziere eine kleine Auswahl an Hochrisiko‑Punkten: Kassen, notwendige Logs, WCs und Abschlüsse. Für alles andere reichen Stichproben, die rotierend pro Schicht durchgeführt werden (z. B. heute WC, morgen Server‑Stationen).
So schaffst du Verantwortung, ohne den Close zum Flaschenhals zu machen.
Starte mit einem Pilot an einem Standort für eine Woche. Ziel: zeigen, dass es an stressigen Tagen hilft, ohne Drama oder unnötige Arbeit zu erzeugen. Sag dem Team vorher, was getestet wird und welches Feedback du willst.
Mess nur einige Punkte: verpasste Aufgaben (welche), Schließzeit, Probleme am nächsten Tag (niedrige Bestände, klebrige Böden, schmutzige WCs) und wie oft der Opener die Arbeit der Nacht beenden muss. Gehe danach die Formulierungen durch und straffe Zeitfenster. Bau nur dann eine individuelle App, wenn du Funktionen brauchst wie Foto‑Nachweise, Manager‑Freigaben, automatische Übergabe‑Notizen oder unterschiedliche Templates nach Daypart.
Koder.ai (koder.ai) kann helfen, wenn du schnell eine individuelle Web‑ oder Mobile‑App aus einem Chat generieren willst.
