Erstelle einen Catering-Menü-Picker, mit dem Kunden Gerichte und Gästezahl wählen und einen Angebotsentwurf erhalten, den du vor dem Versand bestätigen und anpassen kannst.
Die meisten Catering-Anfragen beginnen mit einer Frage: „Was wird das kosten?“ Das Problem ist, dass Kunden oft nicht wissen, welche Informationen ihr braucht, um einen Preis zu ermitteln. Portionsgrößen sind nicht immer offensichtlich. „Mittagessen“ kann eine Lunchbox, ein warmes Buffet oder etwas dazwischen bedeuten. Kleine Menüänderungen können die Gesamtsumme stark beeinflussen, aber Kunden wissen das nicht von vornherein.
Diese Unsicherheit führt zu langsamem Hin- und Herschreiben. Zuerst klärt ihr die Gästezahl, dann Ernährungsbedürfnisse, dann Lieferung vs. Abholung. Danach reagieren sie auf die erste Zahl, weil ihr inneres Bild nicht zu dem passt, was ihr berechnet habt.
Ein Catering-Menü-Picker löst das, indem er „Kann ich einen Preis bekommen?“ in eine geführte Auswahl verwandelt. Statt mit einer leeren E-Mail zu beginnen, wählt der Kunde Gerichte oder Pakete, gibt die Gästeanzahl ein und sieht sofort eine klare Angebotsvorlage. Ihr bekommt konsistente Eingaben und spart Zeit, weil ihr dieselben Fragen nicht wiederholt stellen müsst.
Ein Angebotsentwurf ist keine endgültige Rechnung. Er ist ein strukturiertes Ausgangsangebot, das euch den Großteil der Arbeit abnimmt, sodass ihr schnell antworten könnt, ohne zu viel zu versprechen.
Ein guter Entwurf hilft euch in drei Dingen:
Ihr benötigt trotzdem ein paar finale Details, bevor ihr bestätigt: Lieferadresse und Zeitfenster, Veranstaltungsbeschränkungen (Parken, Ladezugang, Aufzüge), Frist für die endgültige Gästezahl und mögliche kurzfristige Ersatzwünsche.
Beispiel: Ein Kunde plant ein Teamlunch, wählt „Mediterranes Buffet“, entscheidet sich für zwei Beilagen und ein Dessert und gibt 40 Gäste ein. Ihr könnt mit einem Entwurfsangebot antworten, das bereits Servicestil und Add-ons enthält und dann nur noch die verbleibenden Details bestätigen.
Ein guter Catering-Menü-Picker sammelt gerade genug Informationen, um einen brauchbaren Angebotsentwurf zu erstellen, ohne die Anfrage in einen langen Fragebogen zu verwandeln. Das Ziel ist Klarheit: Welche Speisen, wie viele Personen, wann und wo, und alles, was den Preis verändert.
Beginnt mit der Art, wie Kunden bestellen möchten. Manche wollen ein einfaches Paket („Lunch Box A“). Andere möchten einzelne Artikel mixen. Unterstützt beides, macht den Unterschied aber deutlich: Pakete für Geschwindigkeit, à-la-carte für Kontrolle. Wenn ihr à-la-carte anbietet, zeigt Portionsgrößen in einfachen Worten (pro Person, reicht für 10 Personen, pro Tablett), damit Kunden nicht raten müssen.
Für die meisten Caterer sind die Mindestangaben für einen soliden Entwurf:
Seid streng bei dem, was ihr nicht sammelt. Extras verringern die Abschlussrate und erzeugen unstrukturierte Freitext-Notizen.
Vermeidet Fragen, die ihr nicht konsistent bepreisen könnt. „Wie hungrig ist eure Gruppe?“ lädt zu Spekulationen und späteren Streitigkeiten ein. Wenn ihr verschiedene Portionsgrößen anbieten wollt, macht sie explizit (Standard vs. üppig) mit klarer Preisänderung pro Person.
Häufige Punkte, die man vermeiden sollte:
Beim Entwerfen des Flows behandelt jede Frage als Preis-Eingabe. Wenn sie den Entwurf nicht ändert, kann sie nachgereicht werden.
Ein guter Catering-Menü-Picker sollte sich anfühlen wie Bestellen, nicht wie Verhandeln. Der Kunde wählt ein paar Gerichte, gibt die Gästezahl ein und sieht sofort einen Entwurf, den ihr später bestätigen könnt.
Stellt 4 bis 8 Kategorien oben dar (Sandwiches, Salate, Warme Hauptgerichte, Beilagen, Desserts, Getränke). Innerhalb jeder Kategorie verwendet ihr Gerichtskarten mit kurzem Namen, einer einzeiligen Beschreibung und den wichtigsten Details für Kunden: reicht für X, vegetarisch, glutenfrei, scharf.
Fotos sind optional. Wenn ihr welche verwendet, haltet sie einheitlich und leichtgewichtig, damit die Seite auf Handys schnell bleibt.
Platziert die Gästeanzahl nahe oben und macht sie beim Scrollen sichtbar. Verwendet ein Minimum und Maximum, das zu eurer tatsächlichen Catering-Kapazität passt (min. 10, max. 300) und erklärt, was bei Überschreitung passiert („Ab 300+ bestätigen wir Details telefonisch“). Ein sinnvoller Standardwert wie 25 reduziert Reibung.
Während Kunden Artikel hinzufügen, aktualisiert eine Angebotsübersicht sofort. Auf Mobilgeräten funktioniert ein Bottom-Drawer gut. Die Übersicht sollte Mengen, Preise pro Person oder pro Tablett, geschätzte Steuern/Gebühren (falls verwendet) und ein klares Label enthalten, dass der Gesamtbetrag ein Entwurf ist.
Ein einfacher Ablauf, der funktioniert:
„Entwurf speichern" ist für Kunden, die noch entscheiden. „Bestätigung anfordern" sammelt die letzten Details, die ihr zur Finalisierung braucht: Datum/Uhrzeit, Lieferadresse und Kontaktdaten. Haltet es kurz. Das ist eine Übergabe, kein kompletter Checkout.
Mobile-first ist wichtig: große Tap-Ziele, kurze Gerichtsnamen und eine Übersicht, die nicht verschwindet. Wenn jemand im Aufzug einen Entwurf bauen kann, funktioniert das System.
Ein Picker wirkt nur vertrauenswürdig, wenn zwei Personen mit derselben Auswahl denselben Entwurfspreis sehen. Das bedeutet, ein paar einfache Preisregeln aufzuschreiben und bei jeder Berechnung gleich anzuwenden.
Vermeidet gemischte Preistypen in derselben Position. Wählt die Einheit, die zur Zubereitung und Portionierung passt.
Preise pro Person passen am besten für Menüs, Lunchboxen und alles, wo jeder Gast eine fest zugeordnete Portion bekommt. Preise pro Tablett passen für Vorspeisen, Sandwichplatten und Desserts, die in Chargen hergestellt werden.
Wenn ihr Tabletts anbietet, definiert die Portionsgröße klar ("reicht für 10–12"), und wendet eine konsistente Regel für Entwürfe an: immer auf das nächste ganze Tablett aufrunden. Das schützt eure Küche und verhindert Unterbestellungen.
Die meisten Probleme entstehen bei Bestellungen, die nie zur Preisphase hätten gelangen sollen.
Setzt Regeln wie Mindestbestellwert (oder Mindestgästeanzahl), minimale Vorlaufzeit (48 oder 72 Stunden), Cutoff-Zeiten (Bestellungen nach 15 Uhr zählen als Anfrage für den nächsten Tag) und Anpassungen für Wochenenden/Feiertage, falls ihr diese anbietet.
Zeigt diese früh an, bevor der Kunde ein volles Menü baut und auf einen harten Stopp stößt.
Angebotsentwürfe sollten klar machen, was enthalten ist. Übliche Zusatzkosten sind Lieferung, Auf-/Abbau, Personal und eine Servicegebühr. Steuern variieren nach Ort und manchmal nach Artikeltyp — kennzeichnet sie als „geschätzte Steuer“, solange ihr sie nicht exakt berechnet.
Behandelt jede Gebühr als eigene Position mit klarer Regel: fester Betrag, Prozentsatz des Lebensmittel-Teilbetrags oder „beginnt bei“, wenn es von Entfernung oder Personal abhängt.
Wenn ihr Rabattcodes oder gestaffelte Preise verwendet, macht die Regel leicht erklärbar (z. B. „10 % Rabatt nur auf Speisen ab 100 Gästen"). Wendet Rabatte vor Steuern an und entscheidet, ob Lieferung und Service ebenfalls rabattierbar sind.
Verwendet einfache Rundungen, damit Zahlen beabsichtigt wirken:
Beispiel: Ein Kunde wählt 75 Gäste und 6 Vorspeisenoptionen, die pro Tablett (reicht für 12) berechnet werden. Euer Entwurf sollte automatisch 7 Tabletts berechnen, eine Liefergebühr hinzufügen, geschätzte Steuern anrechnen und einen sauberen Endbetrag anzeigen, den euer Team schnell bestätigen kann.
Ein Menü-Picker funktioniert am besten, wenn er dem Bestellverhalten der Kunden entspricht: Paket wählen, ein paar Extras hinzufügen, Gästezahl setzen. Wenn Kunden durch ein langes, restaurantähnliches Menü scrollen müssen, zögern sie, brechen das Formular ab oder rufen an.
Gruppiert Artikel nach Entscheidung, nicht nach Küchenstation. Kunden denken in der Regel zuerst an Format (Lunchbox vs. Buffet), dann an Extras (Getränke, Desserts, Personal). Weniger, klarere Gruppen halten den Picker schnell.
Verwendet einfache Gerichtsnamen und kurze Beschreibungen. Hebt die Chef-Story für eure Hauptwebsite auf, nicht für den Angebotsentwurf.
Eine Struktur, die meist funktioniert:
Neben jedem Artikel nennt ihr in einer Zeile, was enthalten ist: Beilagen, Brot, Saucen, Besteck, Teller/Servietten und ob Aufbau enthalten ist. Ein Satz wie „Enthält Besteck und Servietten“ reduziert Rückfragen.
Kennzeichen helfen nur, wenn sie genau und konsistent sind. Wenn ein Gericht nur auf Anfrage vegetarisch zubereitet werden kann, markiert es als „Vegetarische Option“, nicht als „Vegetarisch“. Wenn Kreuzkontamination möglich ist, sagt das offen.
Änderungen sollten mühelos sein. Jeder ausgewählte Artikel braucht eine klare Entfernen-Schaltfläche und einfache Mengenkontrollen. Kunden passen häufig schnell an (z. B. 60 Lunchboxen auf 55 reduzieren und dann 10 glutenfreie hinzufügen). Wenn das frustrierend ist, schreiben sie lieber eine E-Mail.
Ein guter Catering-Menü-Picker sollte einen Angebotsentwurf erzeugen, der konsistent, leicht überprüfbar und vor dem offiziellen Versand editierbar ist. Baut es in kleinen Teilen, damit ihr jeden Schritt testen könnt.
Beginnt damit, euer Menü in einer sauberen Struktur abzubilden. Jeder Artikel oder jedes Paket braucht einen kundenfreundlichen Namen, einen Basispreis und eine Einheit (pro Gast, pro Tablett, pro Person-pro-Stunde). Haltet die Auswahl anfangs begrenzt.
Bringt die Grundlagen in Ordnung:
Dann definiert die Mathematik für die Entwurfsübersicht. Das Ziel ist keine perfekte Endrechnung, sondern ein verlässlicher Ausgangspunkt.
Eine einfache Formel, die viele Teams nutzen:
subtotal = sum(line_items)
service_fee = subtotal * service_fee_rate (or fixed amount)
delivery_fee = based on zone/time
estimated_tax = (subtotal + fees) * tax_rate
estimated_total = subtotal + service_fee + delivery_fee + estimated_tax
Fügt einen Überprüfungsbildschirm hinzu, bevor die Anfrage gesendet wird. Zeigt Gästeanzahl, gewählte Artikel, geschätzten Gesamtbetrag und die wichtigsten Annahmen (Mindestmengen, enthaltene Personalstunden, Lieferfenster). Fügt eine klare Aktion wie „Dieses Angebot anfordern" hinzu.
Nach dem Absenden speichert ihr den Entwurf in einer Back-Office-Ansicht, in der das Team Preise anpassen, Mengen überschreiben und Notizen hinzufügen kann. Wenn ihr antwortet, baut die Angebotsnachricht direkt aus diesem gespeicherten Entwurf: Artikel, Summen, Annahmen und was noch bestätigt werden muss.
Beispiel: Ein Kunde wählt das „Sandwich-Lunch-Paket" für 40 Gäste plus 2 Salat-Tabletts. Der Entwurf zeigt Paketpreis pro Person, das Tablett-Add-on und den Hinweis, dass Steuern geschätzt sind. Euer Team öffnet den gespeicherten Entwurf, passt die Lieferung basierend auf der Adresse an und sendet ein finalisiertes Angebot, ohne alles neu schreiben zu müssen.
Die meisten Tools scheitern aus zwei Gründen: Sie überraschen den Kunden oder sie erzeugen Zusatzarbeit für euer Team. Ein Catering-Menü-Picker sollte sich wie eine hilfreiche Schätzung, nicht wie ein Vertrag anfühlen.
Mindestanforderungen zu überspringen ist ein Klassiker. Wenn ihr Mindestgästezahl oder Mindestbestellwert habt, zeigt das sofort an, wenn der Kunde die Gästezahl eingibt oder Artikel hinzufügt.
Eine weitere Falle ist, zu viel zu fragen, bevor eine Zahl gezeigt wird. Muss ein Kunde ein langes Formular ausfüllen, bevor er auch nur eine grobe Summe sieht, bricht er oft ab. Startet mit Gästeanzahl und Menüwahl, zeigt eine grobe Schätzung und sammelt dann Details wie Lieferadresse, Ernährungsnoten und Kontaktdaten.
Versteckte Gebühren zerstören Vertrauen. Wenn Lieferung, Personal, Mieten, Servicegebühren oder Steuern anfallen können, zeigt sie als separate Positionen an, sobald sie relevant sind, auch wenn sie geschätzt sind.
Beschriftet außerdem, was geschätzt vs. bestätigt ist. Zutatenpreise ändern sich. Personal hängt von Veranstaltungsregeln ab. Entfernung beeinflusst die Lieferung. Nennt es einen Angebotsentwurf und erklärt, was sich ändern könnte.
Baut den Entwurf so, dass das Team ihn vor dem Versand anpassen kann. Lasst den Kunden den repetitiven Teil erledigen (Gerichte wählen, Gästeanzahl setzen) und das Team die Bewertungsentscheidungen treffen.
Nützliche Leitplanken:
Beispiel: Ein Kunde wählt 40 Gäste und eine Sandwich-Platte. Wenn euer Mindestbestellwert 600 € ist, zeigt „600 € Mindestbestellung“ sofort an und schlägt gängige Add-ons vor (Salate oder Getränke), um das Minimum zu erreichen.
Eine Büro-Admin plant ein Teamlunch für 75 Personen an einem Donnerstag. Sie möchte nicht hin- und herschreiben und nutzt daher euren Catering-Menü-Picker, um die Anfrage in unter zwei Minuten zu erstellen.
Sie wählt ein Buffet-Paket wie „Mediterranes Mittagsbuffet“. Das Paket gibt klar an, was pro Gast enthalten ist (Hauptgericht, zwei Beilagen, Salat, Brot) und nennt die Mindestgästezahl. Dann fügt sie zwei Extras hinzu, die den Gesamtbetrag häufig verändern.
Ihre Auswahl sieht so aus:
Sobald sie die Gästezahl eingibt, aktualisiert sich der Entwurf. Der Picker zeigt eine geschätzte Summe, die für die Planung ausreichend ist, aber kein endgültiges Versprechen – zum Beispiel 1.650 €–1.850 €, plus eine Liefergebühr-Spanne wie 35 €–60 €, abhängig von Entfernung und Parkmöglichkeiten.
Die Anfrage landet als Angebotsentwurf mit allen erfassten Auswahlpunkten. Euer Team prüft ihn schnell und ergänzt, was der Picker nicht wissen kann: Etage im Büro, Aufzugzugang, Ladezone, Parkkosten und ob Aufbau benötigt wird. Wenn der Kunde Ernährungsnotizen angegeben hat, bestätigt ihr die Anzahl vegetarischer oder glutenfreier Portionen und ob das Änderungen am Pro-Person-Preis nach sich zieht.
Ihr sendet das finale Angebot mit einer kurzen Zusammenfassung dessen, was bestätigt ist (Menü und Gästeanzahl), was angepasst wurde (Liefer-/Aufbaugebühren) und was als Nächstes wichtig ist (Frist für Änderungen, Deadline für die endgültige Gästezahl sowie Zahlungs-/Stornobedingungen).
Bevor ihr den Picker echten Kunden anbietet, testet ihn so, wie sie ihn benutzen: auf dem Handy, in Eile, mit fehlenden Details.
Öffnet die Seite mit mobiler Verbindung und füllt eine Anfrage ein — mit einer Hand. Wenn die Seite beim Laden springt oder zu lange braucht, brechen Nutzer ab. Haltet Fotos leicht und stellt sicher, dass Gerichtsnamen, Preise und Buttons schnell sichtbar sind.
Macht Mengenänderungen schmerzfrei. Wenn jemand die Gästezahl von 60 auf 75 ändert, sollten alle relevanten Zahlen sauber aktualisiert werden, ohne dass die Bestellung neu aufgebaut werden muss.
Ein Catering-Menü-Picker ist nur nützlich, wenn er einen Entwurf erzeugt, den euer Team schnell fertigstellen kann. Nach dem Absenden sollte der Entwurf auf einen Blick lesbar und einfach anpassbar sein.
Kurze Pre-Launch-Checkliste:
Fügt einen klaren Satz in die Nähe der Summe, der Erwartungen setzt: Dies ist eine Angebots-Schätzung; der Endpreis wird vom Team nach Prüfung von Verfügbarkeit und Details bestätigt.
Ein einfacher Test: Bitte einen Freund, „Mittagessen für 25" mit einer Allergienotiz und einer Lieferadresse anzufragen. Wenn ihr diese Einreichung in unter fünf Minuten in ein versandfertiges Angebot verwandeln könnt, passt das System.
Startet klein, damit ihr in Tagen statt Monaten live gehen könnt. Wählt 10–20 Artikel, die ihr am häufigsten verkauft, und bleibt bei einem Preismodell, das ihr in einem Satz erklären könnt (z. B. pro-Person-Pakete mit Mindestgästezahl). Das Ziel ist nicht, jeden Randfall abzudecken, sondern saubere Anfragen zu erhalten, die schnell in konsistente Angebotsentwürfe münden.
Konzentriert die erste Version auf Entscheidungen, die Kunden sicher treffen können. Zu viele Optionen früh (Spezialdiäten, komplexe Tauschregeln, mehrere Lieferfenster, Ausrüstungsverleih) bremsen.
Nach der Veröffentlichung beobachtet ihr, wo Kunden abbrechen. Merkt euch den letzten abgeschlossenen Schritt und die letzte gestellte Frage. Wenn viele beim Auswählen der Beilagen abbrechen, reduziert die Optionen oder setzt eine sinnvolle Vorauswahl.
Eine einfache wöchentliche Verbesserungs-Schleife:
Fügt so bald wie möglich eine Team-Ansicht hinzu. Dort bestätigt ihr Verfügbarkeit, passt Mengen an, kalkuliert echte Liefergebühren und ergänzt Notizen, bevor ihr das finale Angebot verschickt.
Wenn ihr den Workflow schnell prototypen wollt, kann Koder.ai (koder.ai) euch helfen, intern aus dem Chat ein Tool zu bauen: Ihr beschreibt euer Menü, eure Preisregeln und die Bildschirme, iteriert am Entwurfs- und Team-Review-Bildschirm, bevor ihr es Kunden zeigt.
Ein Catering-Menü-Auswahltool verwandelt eine offene Anfrage in eine strukturierte Auswahl. Der Kunde wählt ein Menü oder Paket, gibt die Gästeanzahl an und sieht einen Angebotsentwurf, sodass ihr das Gespräch immer mit denselben Eingaben beginnt.
E-Mail-Schätzungen scheitern oft, weil Veranstaltungen vage beschrieben werden und kleine Annahmen den Preis stark verändern. Ein Picker zwingt die wichtigen Entscheidungen nach vorne, sodass die erste Zahl näher an der Erwartung des Kunden liegt.
Erfasse die gewählten Optionen, die Gästeanzahl und die angewendete Preiseinheit (pro Person oder pro Tablett) sowie Abholung vs. Lieferung und Datum/Uhrzeit. Nimm nur die wenigen Zusatzoptionen, die den Preis verlässlich beeinflussen, damit der Entwurf sinnvoll ist.
Vermeide offene Textfelder für Mengen und Fragen, die sich nicht konsistent bepreisen lassen. Lass Zahlungsinformationen und detaillierte Raumaufbauten erst nach Sicht eines Entwurfs abfragen.
Frag früh nach der Gästeanzahl und halte sie beim Browsen sichtbar, denn sie bestimmt vorgeschlagene Mengen und Gesamtkosten. Verwende einen sinnvollen Standardwert und klare Limits, damit Kunden keine Bestellungen bauen, die du nicht erfüllen kannst.
Zeige die Einheit und Portionsgröße eines Tablett-Produkts klar an und verwende eine einheitliche Rundungsregel – normalerweise auf ganze Tabletts aufrunden. So kommt es nicht zu Unterbestellungen und zwei Kunden mit gleichen Auswahl sehen denselben Entwurfspreis.
Stelle Liefergebühren, Servicegebühren und Steuern als separate Posten dar und kennzeichne sie als Schätzungen. Wenn eine Gebühr von Entfernung, Personal oder Veranstaltungsbedingungen abhängt, sage, dass sie nach Bestätigung variieren kann.
Kennzeichne den Betrag deutlich als „Angebotsentwurf“ und liste Annahmen auf, die den Preis ändern könnten, z. B. Mindestmengen, Rundungsregeln und Lieferbedingungen. Der Entwurf ist ein verlässlicher Ausgangspunkt, kein verbindliches Versprechen.
Gib zwei Aktionen: eine zum Speichern des Entwurfs für spätere Änderungen und eine andere, um die Bestätigung anzufordern. Das Speichern hilft unentschlossenen Kunden; die Bestätigungsanfrage sammelt nur die letzten Details zur Finalisierung des Angebots.
Beginne mit einem kleinen, konsistent bepreisten Menü und erweitere die Komplexität erst nach echten Einsendungen. Wenn du schnell prototypen willst, kann Koder.ai (koder.ai) dir helfen, eine Web-App aus dem Chat zu generieren und den Entwurfs- sowie den Team-Review-Workflow zu iterieren, bevor du es Kunden zeigst.