Mit einem strukturierten Bestellformular für individuelle Torten inklusive Anzahlung erfasst du Datum, Größe, Geschmäcker und ein Foto, bestätigst Details und sammelst Zahlung, ohne viel Hin-und-Her.
Anfragen für individuelle Torten werden schnell unübersichtlich, wenn sie über SMS, DMs und Sprachnachrichten laufen. Eine Person schickt das Datum in einer Nachricht, die Größe später und den Geschmack als Nachgedanken. Bis du den Preis nennst, versuchst du dich daran zu erinnern, welches Foto gemeint war und ob „Samstag“ Abholung oder Lieferung meinte.
Fehlende Angaben verursachen immer wieder dieselben Probleme: Die Torte ist zu klein für die Feier, die Farbe ist „nicht wie auf dem Bild“, die Inschrift ist falsch geschrieben oder die Abholzeit wurde angenommen statt vereinbart. Selbst mit guter Absicht werden Lücken zu Stress und Last-Minute-Änderungen.
Ein strukturiertes Bestellformular fasst alles an einem Ort zusammen und sorgt dafür, dass die wichtigsten Entscheidungen gleich zu Beginn getroffen werden. Es schafft außerdem eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was bestellt, bestätigt und bezahlt wurde. Das reduziert Missverständnisse und schützt beide Seiten.
Eine Anzahlung hilft gegen No-Shows. Wenn jemand eine Anzahlung leistet, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Person verschwindet, und du bleibst nicht auf den Kosten für Zutaten und reservierte Produktionszeit sitzen.
Anzahlungen sind besonders sinnvoll, wenn das Design individuell oder zeitaufwendig ist, die Bestellung ein begehrtes Datum (Wochenenden und Feiertage) blockiert, du spezielle Zutaten kaufen musst oder du andere Aufträge ablehnen musst, um die Bestellung unterzubringen.
Beispiel: Eine Kundin möchte eine zweistöckige Torte „wie auf diesem Foto“ für den nächsten Samstag. Ohne Formular könntest du nie genau die Portionenzahl, die exakten Farbtöne oder die Abholzeit bestätigen. Mit einem Formular und einer Anzahlung fixierst du den Plan, bevor du mit dem Backen beginnst.
Beginne dein Formular mit dem Kalender, nicht mit der Torte. Wenn du nicht weißt, wann und wo die Bestellung gebraucht wird, sind alles andere (Design, Zutaten, Personal) nur Schätzungen.
Bitte um das Veranstaltungsdatum und ein Zeitfenster, nicht um eine einzelne genaue Uhrzeit. „Abholung zwischen 14:00–15:00 Uhr“ ist leichter zu planen als „14:15 Uhr punktgenau“. Wenn du Lieferung anbietest, frage nach einem Lieferfenster, einer vollständigen Adresse und Hinweisen, die die Zeitplanung beeinflussen (Torcode, Parkmöglichkeiten, Treppen, Kontaktperson im Veranstaltungsort).
Mach die Ortswahl einfach: Abholung oder Lieferung. Bei Abholung lass die Leute den Abholort wählen (Hauptgeschäft, Kücheneingang, Pop-up-Stand). Bei Lieferung füge ein Feld „Beste Telefonnummer für den Fahrer“ hinzu.
Trage hier deine Vorlaufzeit-Regeln ein, damit Leute nicht erst ein langes Formular ausfüllen und dann erfahren, dass es zu spät ist. Halte es kurz und verständlich. Zum Beispiel: Mindestfrist für individuelle Designs, wie Eilbestellungen funktionieren (falls du sie annimmst), Zeitplanung an Feiertagswochenenden und dein letzter Liefertermin des Tages.
Füge einen kleinen Hinweis zur Zeitzone hinzu. Leute bestellen manchmal unterwegs oder planen eine Veranstaltung an einem anderen Ort. Eine einfache Zeile wie „Alle Zeiten in der lokalen Zeit der Bäckerei“ verhindert Verwirrung.
Beispiel: Jemand bestellt aus einem anderen Bundesland und wählt „Samstag, Abholung 15:00–17:00 Uhr“ und bestätigt die Zeitzone der Bäckerei, damit du die Torte nicht einen Tag länger aufbewahrst.
Die meisten Tortenprobleme beginnen mit einem Missverständnis: Die Kundin denkt, „klein“ bedeutet 20 Portionen, und der Bäcker denkt an einen 6-Zoll-Kuchen. Dein Formular sollte Größe zuerst in Portionen übersetzen und dann eine physische Größe vorschlagen.
Bitte um eine geschätzte Portionszahl (wie viele Personen werden essen) und zeige darunter einfache Vorschläge. Zum Beispiel kann „12–15 Portionen" einer einzelnen 8"-Runde entsprechen, während „35–45 Portionen" eine zweistöckige Option sein könnte. Bleib praktisch: Partygröße, nicht Geometrie.
Gib ein kurzes Set an Optionen, damit Kund:innen entscheiden können, ohne zu raten:
Füge einen Satz ein, der Erwartungen setzt: Portionsangaben sind Schätzungen und hängen davon ab, wie die Torte geschnitten wird.
Diätwünsche brauchen Klarheit, keine vagen Zusagen. Füge ein Feld „Diät-Notizen“ (glutenfrei, laktosefrei, nussfrei) und ein separates Feld „Allergie-Details“ für genaue Angaben hinzu. Dann ergänze ein Bestätigungs-Kästchen mit einfacher Formulierung, z. B.: „Ich verstehe, dass Diätwünsche in einer Gemeinschaftsküche geäußert werden und nicht als allergenfrei garantiert werden können."
Beispiel: Jemand wählt „25 Portionen“, entscheidet sich für ein Blech und gibt „Nussallergie im Haushalt“ an und setzt das Kontrollkästchen. Du hast jetzt genug Details, um genau zu kalkulieren und sicher zu planen.
Menschen haben oft eine Vorstellung von einer Torte, beschreiben sie aber mit vagen Worten wie „Vanille" oder „rosa“. Dein Formular sollte das in konkrete Optionen übersetzen, die du backen und berechnen kannst.
Trenne den Geschmack in Teile. Das verhindert die meisten Missverständnisse.
Halte die Auswahl vertraut, mit einer „Andere“-Option für Sonderwünsche:
Eine kurze Notiz unter Textur hilft: „Wenn du unsicher bist, sag uns einfach, was dir zuvor geschmeckt hat (Cupcakes, Biskuit, Brownies)." Das gibt dir einen brauchbaren Hinweis, ohne eine Entscheidung zu erzwingen.
Für das Design füge ein kurzes Feld für das Thema und eines für Farben hinzu. Bitte um maximal 2–4 Farben, damit die Farbpalette realistisch bleibt.
Für die Aufschrift setze eine Zeichenbegrenzung und zeige sie an (zum Beispiel „Max. 25 Zeichen, inklusive Leerzeichen"). Ergänze zwei Hinweise: „Exakte Schreibweise" und „Satzzeichen erwünscht?"
Beispiel: Eine Kundin schreibt „Pastell-Regenbogen, Gänseblümchen, Salbeigrün + Creme + Rouge“ und die Inschrift „Happy 30th, Maya!". Das ist meist genug, um Preis und Produktion ohne viel Rückfragen festzulegen.
Ein Foto-Upload spart Zeit, aber nur, wenn du Regeln vorgibst. Bitte um eine kleine Anzahl Bilder und lass Kund:innen erklären, was sie an jedem Bild mögen. Sonst bekommst du einen Screenshot-Haufen ohne Richtung.
Fordere 1–3 Bilder an und beschrifte sie mit einfachen Begriffen: „Inspiration“, „Farbpalette“, „Topper/Blumen“. Stelle dann eine Frage: Was soll genau kopiert werden und was ist nur die Stimmung.
Füge ein klares Haftungsausschluss hinzu. Ein Foto kann Stil, Farben und Layout leiten, aber kein exaktes Ergebnis garantieren. Licht, Filter und unterschiedliche Spritztechniken ändern die Optik. Wenn eine Kundin ein perfektes Replikat will (z. B. ein Markenlogo), weise darauf hin, dass du möglicherweise eine vereinfachte Variante vorschlägst oder einen essbaren Druck empfehlen wirst.
Halte Upload-Anweisungen einfach:
Nach dem Upload füge ein Notizfeld mit konkreten Vorgaben hinzu (statt eines leeren „Kommentare“-Feldes). Zum Beispiel: „Kopieren: Farben, Drip-Stil, Topper-Text. Vermeiden: Fondant, dunkles Marineblau, sehr hohe Etagen." Das macht aus den Referenzfotos eine gemeinsame Vereinbarung statt Raten.
Beispiel: Jemand lädt eine pastellfarbene Ombre-Torte, ein Foto mit goldenen Schmetterlingen und ein Topper-Screenshot hoch. Dein Notiz-Prompt lässt die Person sagen: „Kopiere die Ombre, aber nicht die Rüschen; Schmetterlinge nur vorne; Topper-Text muss ‚Ava is 8‘ lesen."
Eine Anzahlung schützt deine Zeit und reserviert das Datum. Wenn du sie wie ein lockeres „Vielleicht" behandelst, werden Kund:innen das auch tun. Formuliere die Regeln so, wie du sie an der Theke sagen würdest: kurz, konkret und leicht überfliegbar.
Wähle eine Anzahlungsmethode und halte dich daran, damit Leute die Gesamtkosten vorhersagen können:
Erkläre, wofür die Anzahlung praktisch verwendet wird: Zutaten, die im Voraus gekauft werden, Designzeit und Reservierung deines Produktionsslots.
Halte Rückerstattungs-, Umbuchungs- und Stornierungsregeln in einfacher Sprache. Zum Beispiel:
Gib an, wann der Restbetrag fällig ist und wie er eingezogen wird (bei Abholung, 48 Stunden vor Abholung oder bevor die Lieferung losfährt). Wenn Zusatzoptionen den Gesamtpreis ändern können (zusätzliche Topper, Fondant-Arbeit), weise darauf hin.
Beispiel: „Bei einer zweistöckigen Torte, die mit 220 € angeboten wird, beträgt die Anzahlung heute 75 €. Der verbleibende Betrag von 145 € ist 48 Stunden vor Abholung fällig."
Kund:innen brechen Formulare ab, wenn Preise wie eine Falle wirken. Verwende eine klare Herangehensweise: zeige einen genauen Startpreis nach Größe oder zeige eine realistische Preisspanne und sage, dass der endgültige Preis nach Durchsicht bestätigt wird.
Wenn du die meisten Torten aus einer Basiskarte kalkulieren kannst, ist „Basispreis + Extras" leicht verständlich und reduziert Rückfragen. Wenn jede Bestellung wirklich individuell ist, kann eine Spanne funktionieren, aber mach sie realistisch und fordere eine Bestätigung, bevor du den Gesamtpreis finalisierst.
Begrenze die Extras auf Dinge, die Kund:innen wiedererkennen:
Bei aufwändiger Arbeit (handgemalte Motive, Skulpturen, aufwändige Zuckerarbeiten) verstecke das nicht hinter einem Kasten. Füge ein Feld wie „Etwas Besonderes, das wir überprüfen sollen?“ und einen Hinweis: „Wir bestätigen Verfügbarkeit und Preis, bevor wir beginnen."
Füge außerdem eine Zeile hinzu, die Überraschungen verhindert: „Preise können je nach Umsatzsteuerpflicht variieren und Liefergebühren richten sich nach Adresse."
Ein guter Ablauf hält Kund:innen im Fluss und verhindert, dass du fehlende Details nachjagen musst. Ziel: „Zuerst Basics, dann Design, zuletzt Zahlung."
Liste zuerst jede Frage auf, die du wirklich brauchst, um Preis und Produktion festzulegen. Markiere nur echte Deal-Breaker als Pflichtfelder.
Ein einfacher Bestellablauf, der für die meisten Bäckereien funktioniert:
Dieser Zusammenfassungsbildschirm ist der Ort, an dem Leute Fehler bemerken. Vielleicht stellen sie fest, dass sie „Samstag“ gewählt haben, aber „Sonntag“ meinten, oder sie tippten „Happy Birtday“. Das dort zu korrigieren verhindert peinliche Nachfragen.
Kennzeichne den Anzahlungsschritt deutlich. Ein kurzer Hinweis wie „Anzahlung reserviert dein Datum; der Rest ist später fällig" reduziert Überraschungen.
Sobald die Anzahlung bezahlt ist, sollte die Kundin oder der Kunde sofort eine klare Bestätigung erhalten. Hier zahlt sich ein gutes Formular aus: Es hält die gewählten Optionen fest und die Bestätigung macht sie verbindlich.
Die Bestätigung (E-Mail oder SMS) sollte wie eine Mini-Quittung und Checkliste gelesen werden. Nenne vor allem das, was oft vergessen wird:
Erkläre dann in ein bis zwei Sätzen, was als Nächstes passiert. Beispiel: „Wir prüfen deine Anfrage innerhalb von 24 Stunden. Falls etwas unklar ist, melden wir uns mit Fragen. Dein Datum ist gehalten, sobald wir die Verfügbarkeit bestätigen."
Richte auf deiner Seite eine interne Benachrichtigung ein, damit nichts übersehen wird. Die nützlichsten Benachrichtigungen enthalten Bestellsumme, Referenzfotos und besondere Hinweise (Allergien, Veranstaltungsregeln, Topper-Wünsche).
Änderungen sind der Ort, an dem Streitigkeiten beginnen, also mach den Ablauf einfach. Definiere, was als Änderung zählt (Größe, Geschmack, Design, Datum) im Gegensatz zu einer kleinen Korrektur (Rechtschreibfehler bei einem Namen). Sag Kund:innen, wie sie Änderungen anfragen und bis wann Änderungen nicht mehr möglich sind.
Maya bäckt am Wochenende und möchte weniger Hin-und-Her-Nachrichten. Eine Kundin, Jordan, füllt ihr Formular an einem Dienstag für eine Feier am folgenden Freitag aus (10 Tage Vorlauf).
Jordan trägt zuerst die Grundlagen ein: Veranstaltungsdatum, Abholung und ein Abholfenster um 16:00 Uhr. Danach wählt Jordan eine zweistöckige Torte und eine geschätzte Portionsspanne (etwa 40–50 Personen) statt in Zoll zu raten.
Bei den Geschmacksrichtungen wählt Jordan Vanille im oberen Stockwerk und Schokolade im unteren, mit Buttercreme als Frosting. Beim Design listet Jordan Farben, gibt den Inschrifttext an und vermerkt „kein Fondant“. Jordan lädt zwei Inspirationsfotos hoch und schreibt, was kopiert werden soll: „Die glatte Buttercreme-Optik aus Foto 1, aber die Blumenfarben aus Foto 2." Sie bestätigt außerdem, dass die Torte sich an den Fotos orientiert, aber kein exaktes Replikat sein wird.
Am Ende zeigt das Formular eine Anzahlungsübersicht: geschätzter Gesamtpreis 220 €, Anzahlung heute 30% (66 €), Restbetrag bei Abholung. Nachdem Jordan bezahlt hat, erhält sie eine Bestätigung und Quittung.
Wenn du diesen Workflow in eine einfache App umwandeln möchtest (Kundenformular, Foto-Uploads, Anzahlungseinzug, Admin-Ansicht, Bestätigungen), kann eine Plattform wie Koder.ai (koder.ai) dir helfen, das per Chat aufzubauen und dann sicher mit Snapshots und Rollback anzupassen, während sich dein Prozess entwickelt.
Die meisten Tortenstreitigkeiten drehen sich nicht um den Geschmack. Sie entstehen durch unterschiedliche Erwartungen, unklare Regeln oder fehlende Bestätigungen.
Ein häufiger Fehler ist ein Formular mit zu vielen optionalen Fragen. Menschen lassen diese aus, und dann musst du raten. Wenn eine Angabe das Endbild oder den Preis beeinflusst (Farben, Füllung, Diätwünsche), mach das Feld verpflichtend oder nimm es ganz raus.
Ein weiteres Problem ist vage Design-Notizen wie „einfach und elegant" ohne klare Referenz. Foto-Uploads helfen, aber nur, wenn du auch fragst, was an der Referenz gefällt (Farben, Topper-Stil, Textur). Sonst kopierst du womöglich den falschen Teil.
Geld und Zeit erzeugen die größten Konflikte. Wenn du eine Anzahlung nimmst, bevor du die Verfügbarkeit bestätigt hast, riskierst du Rückerstattungsstreitigkeiten. Bestätige Verfügbarkeit zuerst und nimm dann die Zahlung mit den Regeln auf derselben Seite an.
Probleme, die zuverlässig zu späteren Rückfragen führen:
Beispiel: Eine Kundin schreibt „Happy Birthday Isabella" und du setzt das auf eine 6-Zoll-Torte. Später sagt sie, es wirke gequetscht. Eine Zeichenbegrenzung und ein Hinweis wie „Kurze Texte passen am besten" verhindert das.
Mach eine Runde auf Vollständigkeit und Verständlichkeit. Die meisten Probleme kommen von fehlenden Basics, nicht von ausgefallenen Extras.
Stelle sicher, dass du erfasst:
Wenn du ein paar Zusatzfelder einfügst, wähle solche, die Nachfragen verhindern: Allergiehinweise, Farbwünsche, eine kurze Designbeschreibung und ein Referenzfoto-Upload mit klaren Erwartungen.
Bevor du eine Anzahlung verlangst, zeige eine Bestellübersicht auf dem Bildschirm: Datum/Zeit, Portionen, Geschmacksrichtungen, Designhinweise, Extras, geschätzter Gesamtpreis und Anzahlung mit der Angabe, wofür sie steht.
Beende mit einem Test auf dem Handy:
Schreibe vor der Veröffentlichung deine finale Feldliste und die Anzahlungsregeln in einfacher Sprache auf. Falls du später auf „was vereinbart wurde" verweisen musst, ist Konsistenz zwischen Formular, Rechnung und Nachrichten wichtig.
Mache eine vollständige Testbestellung auf dem Handy. Bitte eine Freundin oder einen Freund, wie eine echte Kundin zu bestellen: Datum wählen, Portionen angeben, Geschmacksrichtungen auswählen, ein Referenzfoto hochladen und die Anzahlung zahlen. Beobachte, wo sie zögern. Wenn sie nachfragt, braucht dein Formular wahrscheinlich eine klarere Option oder einen kurzen Hinweis.
Nach dem Start behalte einen einfachen Prüfablauf für individuelle Designs bei. Prüfe neue Bestellungen einmal täglich, antworte mit „freigegeben“ oder einer klärenden Frage und sperre dann die Details, damit die Bestellung nicht unkontrolliert verändert wird.
Beginne mit dem Veranstaltungsdatum, der Wahl zwischen Abholung oder Lieferung und einem Zeitfenster. Diese Angaben bestimmen, ob du die Bestellung annehmen kannst und wie Backen, Dekoration und Personal geplant werden müssen.
Bitte zuerst um eine geschätzte Anzahl an Portionen und leite die Kundin oder den Kunden dann zu einer passenden Größenoption. So vermeidest du die häufige Verwechslung, bei der Kund:innen „klein“ meinen, aber du an Zoll/Maße denkst.
Ja. Eine Anzahlung lohnt sich meist für individuelle Designs, begehrte Termine oder Bestellungen, die besondere Zutaten erfordern. Sie reduziert No-Shows und liefert einen schriftlichen Nachweis, dass die Kundin oder der Kunde sich verpflichtet hat.
Wähle eine Methode und bleibe dabei: fester Betrag, Prozentsatz oder gestaffelt nach Größe. Mach es leicht verständlich und sage klar, wann der Restbetrag fällig ist, damit es keine Überraschungen gibt.
Teile den Geschmack in Kuchen, Füllung und Frosting auf, damit nichts angenommen wird. Füge eine „Andere“-Option und ein kurzes Notizfeld hinzu, falls jemand eine Sonderwunsch hat, der nicht im Standardangebot steht.
Nutze eine Zeichenbegrenzung und bitte um die exakte Schreibweise sowie die Angabe, ob Satzzeichen erwünscht sind. So vermeidest du gedrängte Schriftzüge und peinliche Korrekturen, nachdem das Layout geplant wurde.
Bitte um 1–3 Bilder und verlang eine kurze Notiz dazu, was genau übernommen werden soll und was nur als Inspiration dient. Ergänze einen klaren Hinweis, dass Inspirationsfotos den Stil leiten, aber kein exakt gleiches Ergebnis garantieren.
Sammle Ernährungsangaben und Allergie-Details getrennt und füge ein Kontrollkästchen hinzu, das auf gemeinsame Küchenbedingungen hinweist, falls nötig. Eine klare Formulierung schützt Kund:innen und hilft dir zu entscheiden, was du sicher annehmen kannst.
Zeige entweder einen Startpreis basierend auf der Größe oder eine realistische Preisspanne und bestätige den endgültigen Preis nach Durchsicht des Designs. Kund:innen brechen Formulare oft ab, wenn Preise versteckt wirken—sei also offen, was den Gesamtpreis verändern kann.
Die Bestätigung sollte Datum und Zeitfenster, Abholung oder Lieferung, Portionsangabe, Geschmacksrichtungen, Farben, Aufschrifttext sowie die bezahlte Anzahlung und den verbleibenden Betrag nennen. Ergänze einen kurzen Satz zu den nächsten Schritten, damit die Kundin oder der Kunde weiß, wann sie oder er eine Rückmeldung erhält.
