Erstellen Sie eine Restaurant-App für Allergiehinweise, um Kundenallergien zu speichern, Wiederholbestellungen zu markieren und dem Team zu helfen, sichere Gerichte mit einfachen Abläufen zu servieren.
Allergierisiken tauchen oft bei wiederholten Besuchen auf, nicht beim ersten Mal. Beim ersten Mal erklärt der Gast meist alles genau, und das Personal achtet besonders. Beim dritten oder zehnten Besuch entspannen alle, die Bestellung klingt vertraut, und die eigentliche Gefahr ist anzunehmen, die Details von letztem Mal gelten noch.
Wenn Allergiehinweise im Gedächtnis einzelner Mitarbeiter wohnen, reisen sie mit der Person, nicht mit dem Team. Ist die Bedienung heute nicht da, ist die Hostess neu oder die Küche überlastet, verschwindet die Notiz. Noch schlimmer: Sie kommt falsch zurück. „Ich glaube, sie darf keine Nüsse“ wird zu „keine Erdnüsse“ und ein Gericht mit Mandeln rutscht durch.
Eine Restaurant-Allergie-Notiz-App wandelt fragile, mündliche Details in einen gemeinsamen, konsistenten Eintrag. Das ist wichtig, denn Sicherheit bedeutet nicht nur zu wissen, dass ein Gast eine Einschränkung hat. Sondern genau zu wissen, welche, wie ernst sie ist und was zuvor für den Gast funktioniert hat.
Ein paar Begriffe werden oft verwechselt:
Was Sie wollen, ist ein einfaches System, dem das ganze Team folgen kann: Kundenhinweise, die bei der Bestellung leicht zu finden, in der Küche schwer zu übersehen und bei Änderungen schnell zu aktualisieren sind, wenn ein Gast sagt: „Eigentlich ist es jetzt schlimmer“ oder „Ich kann wieder Milch haben.“
Allergiehinweise sind nur nützlich, wenn die richtige Person sie genau im Moment der Entscheidung sieht. Es geht weniger ums Speichern als darum, eine klare Warnung vor die Entscheidungsfinder zu setzen.
Der Servicebereich trifft das Risiko meist zuerst. Hosts, Bedienungen und Kassierer brauchen eine schnelle Möglichkeit, eine Allergie-Notiz zu sehen, bevor sie die Bestellung bestätigen. Sie brauchen auch eine Formulierung, die sie zurückgeben können: welche Allergie, wie ernst und was vermieden werden muss. Das ist besonders wichtig in Stoßzeiten, wenn eine mündliche Notiz leicht überhört wird.
Die Küche braucht dieselben Informationen, aber zu anderen Zeitpunkten. Der beste Moment ist, wenn das Ticket erstellt wird und erneut beim Zubereiten des Gerichts. Eine auffällige, konsistente Markierung hilft, ebenso eine kurze Notiz mit konkreten Maßnahmen, z. B. Handschuhe wechseln, eine saubere Pfanne verwenden oder eine bestimmte Soße weglassen.
Manager nutzen Allergiehinweise, um Konsistenz über Schichten hinweg zu gewährleisten. Sie legen fest, wie Notizen geschrieben werden, wer sie bearbeiten darf und wie neue Mitarbeiter geschult werden, sie bei jeder Bestellung zu prüfen. Wenn sich Personal ändert, werden die Notizen zum Gedächtnis des Restaurants.
Gäste profitieren auf stille Weise: Sie fühlen sich sicherer, ohne jedes Mal dieselbe Rede halten zu müssen. Ein Stammgast bestellt wöchentlich zum Mitnehmen. Beim ersten Mal erwähnt er eine Erdnussallergie. Wochen später nimmt ein neuer Mitarbeiter den Anruf an, sieht die Markierung, bestätigt kurz und die Küche vermeidet Kreuzkontamination ohne lange Nachfragen.
Notizen sind besonders wichtig, wenn es schnell oder ungewohnt zugeht: Erstbestellungen mit unklaren Angaben, schnell platzierte Wiederholbestellungen (besonders Telefon oder Abholung), Schichtwechsel, Menü- oder Sonderänderungen und geteilte Gerichte, bei denen Fehler leicht passieren.
Ein gutes Allergieprofil ist kurz, konkret und während eines Ansturms leicht zu vertrauen. Wird es zur langen Geschichte, hören Mitarbeiter auf zu lesen. Ist es zu vage, verhindert es keine Fehler.
Beginnen Sie mit einem Minimum, das jeder befähigt, die richtige Person zu bestätigen und sofort korrekt zu handeln:
Sobald das funktioniert, fügen Sie nur hinzu, was Wiederholbestellungen weniger rückfragenintensiv macht. Viele Restaurants speichern ein bis zwei bekannte, sichere Gerichte, die der Gast oft bestellt, plus Ersatzpräferenzen wie „Hafermilch verwenden“ oder „kein Sesam, ersetze durch Sonnenblumen“. Behalten Sie diese als Präferenzen, nicht als Garantien, weil Rezepte und Lieferanten sich ändern.
Es hilft außerdem, Kunden-Notizen von Bestell-Notizen zu trennen. Kunden-Notizen gelten immer (z. B. „Schalentiere-Allergie"). Bestell-Notizen erfassen einmalige Details ("heute: kein Knoblauch" oder "Geburtstagstorte, Milchfrei bestätigen"). Beides ist wichtig: Das Profil verhindert wiederholte Fehler, die Bestell-Notiz fängt ein, was sich seit dem letzten Besuch geändert hat.
Schreiben Sie Notizen so, dass sie in zwei Sekunden gescannt werden können. Verwenden Sie klare Wörter, keine Abkürzungen, die nur eine Person versteht. Gut: "Milchallergie (Urtikaria). Keine Butter, Käse, Molke." Riskant: "Milchproblem."
Allergiehinweise sind personenbezogene Gesundheitsinformationen. Wenn Gäste Ihrem Umgang damit nicht vertrauen, teilen sie entweder nichts oder bleiben vage — das macht Ihr Team weniger sicher.
Machen Sie die Zustimmung zu einem einfachen, optionalen Schritt bei der Anmeldung, beim Online-Checkout oder beim ersten Anlegen eines Profils durch einen Mitarbeiter. Verwenden Sie einen Satz, der beantwortet, was gespeichert wird, warum und wer es sehen kann. Zum Beispiel: „Wir können Ihre Allergiehinweise speichern, um zukünftige Bestellungen sicherer zu machen. Sie können uns jederzeit bitten, diese zu aktualisieren oder zu löschen."
Vermeiden Sie medizinisch klingende Formulare oder lange Haftungstexte am Tresen. Ist jemand in Eile, lassen Sie ihn das Speichern überspringen und trotzdem einen einmaligen Hinweis für die aktuelle Bestellung hinzufügen.
Eine Restaurant-Allergie-Notiz-App funktioniert am besten, wenn sie nur das speichert, worauf Ihr Team tatsächlich reagiert.
Mindestens sollten Sie das vom Gast beschriebene Allergen und die Schwere (z. B. „Erdnuss – Reaktion durch Luftkontakt"), was „sicher“ für den Gast bedeutet (Kreuzkontakt vermeiden, separate Fritteuse, keine geteilten Utensilien), und das Datum der Hinzufügung oder letzten Bestätigung speichern. Optional: bevorzugte Kontaktmethode für Rückfragen und die Quelle (Gast, Elternteil, Betreuer).
Beschränken Sie, wer permanente Notizen bearbeiten darf. Die meisten Mitarbeiter sollten anzeigen können, aber nur Manager (oder geschulte Leads) sollten Allergie-Details ändern. Wenn Bearbeitungen möglich sind, führen Sie eine einfache Historie (von X zu Y geändert am Datum), damit nichts stillschweigend überschrieben wird.
Richten Sie schließlich eine einfache Aufbewahrungsroutine ein. Prüfen Sie Profile in regelmäßigen Abständen (z. B. alle 6–12 Monate) und entfernen Sie Notizen, die veraltet, nicht bestätigt oder mit inaktiven Profilen verbunden sind. Eine kurze „noch aktuell?“-Abfrage bei Wiederholbestellungen schafft Vertrauen und hält das Register richtig.
Ein guter Allergie-Workflow ist auf die beste Weise langweilig. Er sollte bei Telefon, Tresen oder Online-Bestellung gleich funktionieren. Erfassen Sie die Info einmal und machen Sie sie bei jeder Wiederholbestellung schwer zu übersehen.
Beginnen Sie mit einem einzigen Ort: dem Kundenprofil. Wenn jemand eine Allergie erwähnt, fügen Mitarbeiter sie sofort hinzu, nicht „später, wenn es ruhig ist". Halten Sie den Eingabebildschirm kurz genug, dass er in unter 20 Sekunden ausgefüllt werden kann.
Ein Workflow, an den sich die meisten Teams halten können:
Das Bestätigungs-Skript verhindert „Ich dachte, Sie hätten gesagt…“-Momente. Halten Sie es einheitlich:
Der Umgang mit Änderungen ist ein häufiger Schwachpunkt. Setzen Sie "zuletzt aktualisiert am" direkt in die Notiz und machen Sie Bearbeitungen schnell. Beispiel: Maria bestellt wöchentlich und hatte früher „keine Milch“ notiert. Heute sagt sie, es sei jetzt eine echte Milchallergie. Der Mitarbeiter aktualisiert das Profil, die Warnung erscheint bei der Suche und das neue Warnschild steht auf dem Ticket, damit die Küche nicht aus dem Gedächtnis handelt.
Starten Sie damit, Klarheit darüber zu bekommen, wo Bestellungen heute in Ihr Geschäft gelangen. Das bestimmt, wie Sie eine Bestellung der richtigen Person zuordnen: Telefon, Laufkundschaft, Ihre eigene Website, Marktplätze oder Tischbestellungen. Notieren Sie, welchen Identifikator Sie in jedem Kanal tatsächlich haben (Telefonnummer, Loyalitäts-ID, E-Mail, Tischnummer oder ein Name auf der Quittung). Wenn Sie wiederkehrende Gäste nicht zuverlässig identifizieren können, erscheinen Allergiehinweise nicht zum richtigen Zeitpunkt.
Entscheiden Sie als Nächstes, welche Ansichten vorhanden sein müssen, damit das Personal in Sekunden handeln kann. Die meisten Teams brauchen drei:
Ein praktischer Einrichtungsweg:
Testen Sie vor dem Rollout mit realistischen Szenarien, nicht nur perfekten. Probieren Sie einen Stammgast, der seine Allergie ändert, eine geteilte Familiennummer mit zwei Profilen und eine Bestellung, die von einer anderen Person abgeholt wird.
Starten Sie mit einer kurzen Schulung, die sich auf Gewohnheiten konzentriert, nicht auf Funktionen: wann das Profil geprüft wird, wie eine Notiz hinzugefügt wird und was zu tun ist, wenn der Gast unsicher ist. In der ersten Woche sollte ein Schichtleiter täglich Probleme sammeln und dann Felder und Warnungen anpassen, damit sie zur tatsächlichen Arbeitsweise passen.
Eine Restaurant-Allergie-Notiz-App hilft nur, wenn die Warnung genau im Moment erscheint, in dem jemand kurz davor ist, die Bestellung zu bestätigen. Die Oberfläche sollte Allergieinfos in Sekunden erkennbar machen, auch in einer hektischen Schicht, ohne jeden Bildschirm in eine Warnwand zu verwandeln.
Nutzen Sie klare, standardisierte Tags für häufige Risiken (z. B. Erdnüsse, Schalentiere, Gluten, Sesam) und halten Sie sie konsistent. Tags werden schnell erkannt. Daneben sollte ein kurzer Freitext für die Details möglich sein, die das Personal braucht, z. B. „geteilte Fritteuse vermeiden" oder „Zutaten jedes Mal bestätigen".
Platzieren Sie die Warnung immer an derselben Stelle und zeigen Sie sie, bevor die Bestellung an die Küche gesendet wird. Ein im Profil verstecktes Badge wird leicht übersehen. Ein Vollbild-Popup bei jedem Tippen ist ebenfalls problematisch. Ein guter Mittelweg ist ein klares Banner auf dem Bestellbildschirm plus eine kurze Zusammenfassung beim Checkout.
Erwägen Sie ein „Bestätigt“-Kontrollkästchen (oder eine Ein-Tap-Bestätigung) für die Person, die die Bestellung aufnimmt. Es schafft eine kleine Pause zum Lesen der Notiz und macht klar, wer sie gesehen hat. Wenn die Notiz geändert wird, setzen Sie die Bestätigung zurück, damit sie nicht blind wiederverwendet werden kann.
Fehler passieren oft, bevor überhaupt jemand die Warnung sieht: Der falsche „Chris“ wird ausgewählt. Unterstützen Sie schnelle Suche per Telefonnummer, handhaben Sie Schreibvarianten und Spitznamen und zeigen Sie einfache Hilfen, wenn zwei Treffer ähnlich aussehen (Datum der letzten Bestellung, übliche Artikel oder ein „Allergieprofil vorhanden“-Hinweis).
Familien und Gruppen brauchen spezielle Behandlung. Lassen Sie ein Konto mehrere Personen enthalten (z. B. „Sam (Erdnuss)" und "Mia (Milch)"), damit das Personal das richtige Allergieprofil an das richtige Gericht hängen kann.
Wenn Sie eine Checkliste wollen: klare Allergen-Tags plus eine kurze Detailnotiz, ein Banner auf dem Bestellbildschirm und beim Checkout, schnelle Suche per Telefon und Unterstützung für mehrere Personen unter einem Konto.
Die meisten Allergiezwischenfälle beginnen mit kleinen, vermeidbaren Fehlern. Die App hilft nur, wenn die Notizen klar, aktuell und im richtigen Moment sichtbar sind.
Ein häufiges Problem ist, Präferenzen mit echten Allergien zu vermischen. „Keine Zwiebeln" kann eine Geschmackspräferenz sein, während eine Allium-Allergie ein Sicherheitsproblem darstellt. Wenn beides unter demselben Label lebt, gewöhnt sich das Personal daran, Warnungen zu ignorieren. Halten Sie Allergien und Intoleranzen getrennt von Präferenzen und machen Sie Sicherheits-Hinweise optisch auffälliger.
Ein weiteres Risiko ist, Updates in der Hand einer einzigen vertrauten Person zu lassen. Ist diese Person nicht im Dienst, driften Notizen, neue Details bleiben im Gedächtnis und die nächste Bestellung wird geraten. Bauen Sie eine Gewohnheit ein, dass jede Mitarbeiterin neue Infos erfassen kann, mit einem einfachen Prüfschritt für permanente Änderungen.
Timing ist genauso wichtig wie Genauigkeit. Erscheint die Warnung erst, nachdem das Ticket an die Küche gesendet wurde, haben Sie Zeit und Vertrauen bereits verloren. Warnungen sollten bei der Bestellaufnahme und erneut beim finalen „Senden" erscheinen.
Auch die Wortwahl verursacht Verwirrung. „Keine Nüsse" kann Erdnüsse, Baumüsse, Nussöle oder bloß "ich mag keine Nüsse" bedeuten. Schreiben Sie, worauf der Gast reagiert und wie das Risiko aussieht.
Fehler, auf die Sie achten sollten:
Beispiel: Ein Stammgast bestellt jede Woche denselben Salat. Letzten Monat sagte er „keine Nüsse“. Diese Woche sagt er, es sei eine Haselnussallergie mit früherer Schwellung. Wenn die Notiz vage ist oder ohne Historie überschrieben wurde, behandelt das Team es wie eine Präferenz und übersieht Nussöl im Dressing.
Bevor Sie eine Restaurant-Allergie-Notiz-App in einer geschäftigen Schicht einsetzen, testen Sie sie wie einen Feueralarm: schnell, unter Druck und mit echten Personen.
Wählen Sie eine Schicht (Mittag oder Abend) und führen Sie eine kurze Übung mit ein paar Mitarbeitern durch. Nutzen Sie ein paar fiktive Kunden und — wenn möglich — einen realen Stammkunden, der mitmacht.
Konzentrieren Sie sich auf fünf Prüfungen:
Nach der Übung fragen Sie: „Was hat Sie ausgebremst?“ und „Was könnten Sie in einer Rush-Phase übersehen?" Passen Sie danach Layout, Wortwahl und Abläufe an.
Ein praktisches Beispiel: Wenn eine Notiz nur „Nüsse" sagt, weiß das Personal nicht, ob das Kokosnuss, Sesam oder Spuren meint. Formulieren Sie klar: „nur Erdnüsse" oder "alle Baumüsse" und fügen Sie eine kurze Anweisung hinzu wie "Handschuhe wechseln, Station reinigen".
Eine Stammkundin, Maya, ruft an einem Freitagabend an: „Wie beim letzten Mal: Chicken Pad Thai, ohne Erdnüsse." Die Hostess erkennt ihre Telefonnummer und öffnet ihr Profil. Dort steht bereits: "Erdnussallergie (schwer). Benutzt Epinephrin. Erdnussöl vermeiden."
Bevor die Bestellung aufgenommen wird, fügt Maya hinzu: "Ich reagiere jetzt auch auf Garnelen, schon auf kleine Mengen." Die Hostess liest zurück zur Bestätigung: "Keine Erdnüsse und keine Garnelen, einschließlich Garnelenpaste und geteilter Fritteuse. Stimmt das?" Maya bestätigt.
Die Hostess ergänzt die neue Angabe sofort, und das System zeigt eine klare Küchenwarnung auf dem Ticket. Sie ist schwer zu übersehen: Die Warnung steht oben, nennt genau die zu meidenden Zutaten und enthält eine kurze Mitarbeiteranweisung wie "Soßenbasis bestätigen".
Die Küche bemerkt ein Problem. Im Pad Thai ist üblicherweise Garnelenpaste. Der Koch markiert es und der Expedient bittet die Hostess, Optionen mit Maya zu klären. Sie wählt eine garnelenfreie Soße und extra Limette.
Um den Datensatz korrekt zu halten, dokumentiert das Personal, was tatsächlich passiert ist, nicht nur, was gewünscht wurde: genehmigte Substitution (garnelenfreie Soße, keine Garnelenpaste), Kreuzkontakt-Schritte (Wok reinigen, frische Utensilien) und eine Präferenz (extra Limette).
Beim nächsten Anruf von Maya verlässt sich das Team nicht auf Erinnerung. Das Profil enthält die aktualisierten Allergiedetails und die letzte erfolgreiche Substitution, sodass Wiederholbestellungen schneller und sicherer laufen.
Fangen Sie klein an. Wählen Sie eine Location, ein Schichtteam und einen klaren Moment, in dem die Notiz geprüft werden muss (z. B. beim Bestellvorgang, nicht erst nach dem Ausdruck des Tickets). Ein einfacher Pilot macht sichtbar, was fehlt, bevor Sie von jedem Server und Koch Verhaltensänderungen fordern.
Die richtige Wahl hängt davon ab, wo Bestellungen eingehen und was Ihr POS realistisch unterstützen kann. Wenn die meisten Bestellungen vor Ort und per Telefon erfolgen, reicht womöglich ein leichtgewichtiges Tool, das Ihr Team tatsächlich öffnet. Wenn Sie viele Liefer- und Online-Bestellungen haben, brauchen Sie einen Plan, wie Allergiehinweise den Kunden über diese Kanäle hinweg begleiten, nicht nur auf einem Gerät.
Stellen Sie ein paar praktische Fragen: Kann das Personal die Notiz sehen, ohne den Bestellbildschirm zu verlassen? Können Sie wiederkehrende Kunden zuverlässig zuordnen (Telefon, Name, Loyalitäts-ID)? Wer darf Notizen bearbeiten und wer nur ansehen? Was ist Ihr Backup-Prozess, falls das System ausfällt?
Wenn Standardlösungen nicht zu Ihrem Workflow passen, kann ein kleines, maßgeschneidertes internes Tool der nächste Schritt sein. Plattformen wie Koder.ai (koder.ai) sind dafür ausgelegt, Web-, Backend- und Mobile-Apps über eine Chat-Oberfläche zu bauen, was das schnelle Prototyping eines fokussierten "Allergy-safe repeat orders"-Flows erleichtern kann, ohne dass das Projekt sich zieht.
Halten Sie die erste Version eng gefasst: eine Suchbox, ein offensichtliches Allergie-Banner, eine Bestätigungsstufe und eine klare Küchenwarnung. Einfache Lösungen, die immer genutzt werden, sind besser als komplizierte, die ignoriert werden.
Starten Sie mit den riskantesten Wegen für wiederkehrende Bestellungen: Telefonbestellungen, Abholtheke und Stammgäste, die immer dieselben Gerichte bestellen. Sorgen Sie dafür, dass das Allergie-Banner während der Bestellaufnahme und erneut auf dem Küchenticket erscheint, sodass der Hinweis nicht übersehen werden kann, wenn Entscheidungen getroffen werden.
Halten Sie im Profil die genaue Angabe des Allergens, die vom Gast beschriebene Schwere und alle zwingenden Handhabungsregeln (z. B. Vermeidung von Kreuzkontamination oder separater Fritteuse). Fügen Sie ein Feld „zuletzt bestätigt“ hinzu, damit das Personal weiß, ob nachgefragt werden muss, statt zu raten.
Behandeln Sie eine Allergie als Sicherheitswarnung, eine Intoleranz als Empfindlichkeit mit klaren Grenzen und eine Präferenz als Servicewunsch. Wenn Sie diese getrennt halten, verhindert das, dass das Personal Warnungen ignoriert, weil zu viele nicht-sicherheitsrelevante Hinweise angezeigt werden.
Zeigen Sie den Hinweis dort, wo die Bestellung aufgenommen wird — nicht vergraben in einem Kundenprofil, das kaum jemand öffnet. Ein konsistentes Banner plus eine verpflichtende Bestätigung beim Checkout sorgt für eine kurze Pause, um den Hinweis zu lesen und wiederzugeben, bevor das Ticket in die Küche geht.
Nutzen Sie pro Kanal einen primären Identifikator, in der Regel die Telefonnummer für Anrufe und die E-Mail für Online-Bestellungen, und machen Sie es einfach, sicherzustellen, dass die richtige Person ausgewählt wurde. Wenn zwei Profile ähnlich sind, sollte das System einen kurzen Tie-Breaker wie das Datum der letzten Bestellung oder ein „Allergie vorhanden“-Flag anzeigen, bevor weitergearbeitet wird.
Ermöglichen Sie mehrere Personen unter einem Konto (z. B. „Sam (Nuss)“ und „Mia (Milch)“) und verknüpfen Sie das Allergieprofil mit der konkreten Mahlzeit, nicht nur mit der Gesamtbestellung. Bei geteilten Telefonnummern sollte das Personal bei jeder Bestellung dazu aufgefordert werden, z. B. „Sam (Nuss)“ vs „Mia (Milch)“ auszuwählen.
Bitten Sie um Zustimmung in einem klaren Satz und speichern Sie nur das Nötigste: was vermieden werden soll, wie schwerwiegend es ist und wie damit umgegangen werden soll. Lassen Sie Gäste wissen, dass sie die Daten auf Anfrage aktualisieren oder löschen können, und sammeln Sie keine medizinischen Details, die Ihr Team nicht nutzt.
Standardmäßig sollten die meisten Mitarbeiter nur Ansichtszugriff haben. Die Bearbeitung dauerhafter Allergiedaten sollte auf Manager oder geschulte Verantwortliche beschränkt sein. Wenn jeder neue Informationen erfassen kann, leiten Sie diese als „muss überprüft werden“ weiter, damit kritische Details nicht versehentlich überschrieben werden.
Geben Sie dem Personal ein kurzes, immer gleiches Skript: nach Allergien fragen, das Profil zurücklesen, Schweregrad und Handhabungsbedürfnisse bestätigen. Konsistenz ist wichtiger als Länge — gerade bei viel Betrieb verlassen sich Mitarbeiter auf Gewohnheiten.
Wenn Ihr POS zuverlässig Warnungen während der Bestellung und auf Küchentickets angezeigt, ist in der Regel der Kauf einer vorhandenen Lösung sinnvoll. Wenn Ihr Ablauf ungewöhnlich ist oder Sie engere Kontrolle brauchen, kann ein kleines internes Tool helfen. Plattformen wie Koder.ai können beim schnellen Prototyping unterstützen — behalten Sie die erste Version jedoch schlank und fokussiert.
