Richte Abhol‑Bereit‑Benachrichtigungen ein, damit Kunden klare Abholanweisungen per SMS, E‑Mail oder App erhalten — mit passendem Timing, Vorlagen und Fallbacks.
Wenn Menschen Abholung wählen, erwarten sie zwei Dinge: einen klaren Moment, in dem die Bestellung tatsächlich fertig ist, und einfache Anweisungen, was als Nächstes zu tun ist. Ohne dieses Signal raten Kunden. Sie kommen zu früh, warten am falschen Ort oder prüfen ständig ihr Handy.
Diese Unsicherheit erzeugt zusätzliche Arbeit für das Personal und ein schlechteres Kundenerlebnis. Abhol‑Bereit‑Benachrichtigungen existieren, um diese Lücke zu schließen.
Wenn „bereit“ nicht klar kommuniziert wird, treten einige vorhersehbare Probleme auf:
Das passiert bei allen gängigen Abholarten. Bei Curbside wissen Kunden nicht, ob sie parken, anrufen oder auf das Personal warten sollen. Bei Abholung im Laden stehen sie eventuell in der falschen Schlange oder gehen zum falschen Schalter. Bei Schließfach‑Abholung kommen sie vielleicht, bevor der Zugangscode freigegeben ist oder während das Schließfach noch befüllt wird.
Ein Kernproblem ist, dass „bereit“ intern oft verschiedene Dinge bedeutet. Für Kunden heißt „bereit“, dass sie jetzt losgehen können und die Abholung in einem Durchgang schaffen. In eurem Prozess sollte „bereit“ bedeuten, dass die Bestellung vollständig vorbereitet, etikettiert und am versprochenen Abholort (Theke, Curbside‑Übergabe oder Schließfach) verfügbar ist und alle erforderlichen Ausweis‑ oder Bestätigungsschritte klar sind.
Eine gute Abholbenachrichtigung beantwortet die Fragen des Kunden in Sekunden: Ist sie wirklich fertig, wohin soll ich gehen und was mache ich dort? Wenn sie eine andere App öffnen oder das Postfach durchsuchen müssen, reicht die Nachricht nicht aus.
Halte Inhalte knapp und praktisch. Nenne nur, was hilft, die Abholung ohne Rätselraten abzuschließen.
Jede Nachricht sollte abdecken:
Formuliere einfach. Vermeide interne Begriffe wie „Fulfillment“ oder „Handoff‑Workflow“. Wenn eine spezielle Anweisung nötig ist, schreibe so, wie du es laut sagen würdest.
Beispielvorlage:
Hi Sam - your order #18427 is ready for pickup.
Pickup: Green Street Store, 12 Green St. Use the Pickup Counter by the front door.
Bring: this message (or your ID).
Hours: today until 6:00 pm.
Need help? Reply HELP.
Der beste Kanal ist der, den dein Kunde unterwegs wirklich sieht. Für die meisten Läden bedeutet das: zuerst SMS. Wenn dein Ziel weniger „Ist meine Bestellung fertig?“-Anrufe zu bekommen ist, zählt Geschwindigkeit mehr als hübsche Formatierung.
SMS ist meist am schnellsten und hat hohe Öffnungsraten, funktioniert aber nur, wenn du zuverlässig eine Mobilnummer sammelst und Nachrichten kurz hältst. Außerdem sind bei SMS Einwilligungsregeln wichtig – sei beim Checkout klar, welche Texte du sendest und wie oft.
E‑Mails sind gut für Belege und detaillierte Bestellinfos, gehen aber im vollen Postfach leichter unter. Nutze sie als Backup und für längere Infos wie Artikelauflistung, Richtlinien und Öffnungszeiten, nicht als einzige „bereit“‑Meldung.
App‑Pushs können exzellent sein, wenn Kunden eingeloggt sind. Push ist sofort und kann einen Button enthalten, der die richtige Ansicht öffnet (z. B. „Ich bin da“ oder „Rufe Personal an"). Nachteil: viele Kunden haben deine App nicht oder Notifications aus.
Wenn Kunden bereits in Chat‑Apps leben, kann WhatsApp (oder ein lokales Pendant) natürlicher wirken als E‑Mail. Stelle nur sicher, dass dein Support Antworten verarbeiten kann, denn Leute werden antworten.
Ein praktisches Setup ist ein Standardkanal plus ein Backup:
Wenn du den Ablauf in einem Tool wie Koder.ai baust, halte die Logik einfach: eine „Mark as ready“‑Aktion löst zuerst den Standardkanal aus und dann das Backup, falls nötig.
Timing macht den Unterschied zwischen gutem Service und Spam. Eine einfache Regel funktioniert gut: sende die erste Nachricht, wenn sie Sicherheit schafft, und stoppe, sobald sie nicht mehr hilft.
Wenn du dem „Bereit“‑Status vertrauen kannst, sende sofort. Menschen verlassen sich oft auf dieses Signal, um loszufahren.
Markiert dein Team Bestellungen dagegen in Stapeln (z. B. Mittagspause), kann eine kurze Verzögerung Fehler reduzieren. Ein gängiger Ansatz ist ein 2–5 Minuten Puffer, um fehlende Artikel vor der Ankunft zu erfassen.
Eine Erinnerung ist in der Regel genug und nur wenn sie innerhalb des Abholfensters nützt. Binde Erinnerungen an reale Abholfenster, nicht an willkürliche Pings.
Praktische Regeln:
Beispiel: Kunde bekommt um 18:05 die „bereit“‑SMS mit Abholanweisungen. Wenn sie um 19:35 noch nicht abgeholt wurde, folgt eine sanfte Erinnerung. Markiert das Personal die Bestellung um 19:42 als abgeholt, stoppt die Nachrichten – auch wenn noch eine Erinnerung geplant war.
Beginne damit, einen einfachen Status‑Flow zu vereinbaren, den alle nutzen. Ein gängiger ist: eingegangen, in Bearbeitung, bereit, abgeholt. Wenn dein System zusätzliche Stati hat, behalte sie für interne Notizen, aber sorge dafür, dass es genau einen Moment gibt, der „der Kunde kann jetzt kommen“ bedeutet.
Gib dem Personal eine klare Aktion: eine einzige „Mark as ready“‑Schaltfläche auf dem Bestellbildschirm. Vermeide Zusatzbuttons wie „Bald fertig" oder „Fast fertig“, außer sie sind wirklich nötig. Eine Aktion reduziert Fehler und erleichtert Schulungen.
Ein Basis‑Ablauf für Abhol‑Bereit‑Benachrichtigungen:
Zwei kleine Ergänzungen vermeiden die meisten Supportprobleme. Erstens: einen „Ready‑Nachricht erneut senden“‑Button für den Support, nachdem Kontaktdaten bestätigt wurden. Zweitens: protokolliere, was gesendet wurde (Inhalt und Zeit), damit das Personal es vorlesen kann, wenn der Kunde anruft.
Wenn die SMS fehlschlägt, sollte die Timeline „Failed to deliver" anzeigen und das Personal auffordern, E‑Mail oder Anruf zu versuchen, statt anzunehmen, der Kunde ignoriere die SMS.
Kunden überfliegen Texte. Deine erste Zeile sollte eine Frage beantworten: Ist meine Bestellung bereit? Halte sie kurz und setze die Abholanweisungen in 1–3 Zeilen.
Schreibe Vorlagen mit denselben Bausteinen: kurze Bestellkennung, wo hin, was mitbringen, und was zu tun ist, falls etwas fehlt.
Verwende Platzhalter wie {FirstName}, {OrderID}, {StoreName}, {PickupWindow}, {Address}, {Phone}.
Passe Ton und Details an deine Kunden an: Meilen vs. km, 12‑ vs. 24‑Stunden‑Zeit und lokale Begriffe („Pickup Counter“ vs. „Ausgabe“). Wenn du mehrere Sprachen bedienst, übersetze die Handlungszeile (was als Nächstes zu tun ist) zuerst, dann den Rest. Behalte dieselbe Struktur, damit das Personal die Nachricht wiedererkennt und unterstützen kann, falls ein Kunde sie vorliest.
Ausnahmen passieren täglich. Ziel ist, den Kunden sicher zu halten, ohne eine Flut von Updates zu senden. Wenn sich etwas ändert, sende eine klare Nachricht, was sich geändert hat, was der Kunde tun soll und ob er antworten muss.
Wenn ein Kunde die Abholmethode nach der Bestellung ändert (z. B. Curbside zu In‑Store), behandele das als Plan‑Update, nicht als neue Bestellung. Bestätige die neue Methode und wiederhole die zentrale Anweisung für die Ankunft.
Teilweise Fertigstellung ist ebenfalls häufig. Statt „Bereit“ zu sagen, wenn nur ein Artikel fertig ist, sei konkret: „Artikel A ist fertig, Artikel B wird voraussichtlich um 15:30 bereit sein." Bietest du Split‑Pickup an, frage nach einer einfachen Wahl (jetzt abholen vs. auf alle Artikel warten).
Bei Ausverkauf oder Ersatz vermeide lange Erklärungen. Nenne, was fehlt, was ersetzt wurde (falls zutreffend) und welche Aktion du vom Kunden brauchst. Wenn keine Aktion nötig ist, sag das deutlich.
Muster, die Verwirrung reduzieren:
Wenn dein Tool Status‑Update‑Automatisierung unterstützt, füge eine Sicherheitsregel hinzu: Wenn das Personal einen versehentlichen „Ready“ zurücksetzt (z. B. via Snapshots/Rollback in Koder.ai), sollte es die Korrektur senden und alle doppelten Erinnerungen stoppen.
Beispiel:
"Update: wir haben deine Bestellung fälschlich als bereit markiert. Sie ist noch nicht fertig. Neuer ETA: 12:40. Wir texten dich erneut, sobald sie zur Abholung bereit ist."
Kunden mögen Updates, wollen aber Kontrolle. Behandle Abhol‑Bereit‑Nachrichten als transaktionale Nachrichten, die zur Abwicklung der Abholung nötig sind. Möchtest du zusätzlich Promotionen senden, halte das getrennt. Marketing erfordert meist eine klarere Einwilligung, und Kunden sollten sie abstellen können, ohne essentielle Abhol‑Updates zu verlieren.
Gib einfache Optionen beim Checkout oder im Konto: SMS, E‑Mail, Push oder keine. Erwäge außerdem „Erinnerungen stummschalten“ für ein Zeitfenster (z. B. „heute keine Erinnerungen mehr"). Diese kleine Kontrolle reduziert Beschwerden und „STOP“‑Antworten, besonders bei Stammkunden.
Halte Nachrichten nützlich, ohne sensible Details offenzulegen. Eine Sperrbildschirm‑Vorschau kann von anderen gesehen werden, vermeide daher vollständige Adressen, vollständige Bestellinhalte oder persönliche Notizen. Bevorzuge kurze, generische Formulierungen und lege Details hinter eine Anmeldung.
Eine sichere Struktur:
Auch Aufbewahrung ist wichtig. Bewahre nur, was zur Klärung von Supportfällen nötig ist: Nachrichtenprotokolle, Zeitstempel und Zustellstatus. Lösche alte Benachrichtigungsdaten nach einem klaren Zeitplan und beschränke, wer Telefonnummern und Nachrichtenhistorien einsehen kann.
Beispiel für Sperrbildschirm‑freundliche Zeile: „Deine Bestellung ist bereit zur Abholung. Bestellnr. #1842. Bring Ausweis mit. Reply HELP für Fragen."
Der schnellste Weg, Vertrauen zu verlieren, ist zu sagen, eine Bestellung sei bereit, obwohl sie es nicht ist. Markiert dein Team „bereit“, bevor die Tüte versiegelt, die Zahlung bestätigt oder der Artikel auf dem Abholregal liegt, kommen Kunden und warten wieder. Definiere ein klares "bereit"‑Moment (verpackt, etikettiert, bereitgestellt) und schule das Personal, es erst dann zu markieren.
Ein weiterer häufiger Fehler ist der Ort. Eine Nachricht, die nur „Bereit zur Abholung" sagt, zwingt Kunden zu raten, welchen Eingang, Tresen oder Parkplatz sie benutzen sollen. Nenne eine einzige Detailinformation, die Zweifel beseitigt: wohin zuerst gehen und was mitbringen (Bestellnummer, Name, Autofarbe bei Curbside).
Doppelte Nachrichten verwirren schnell. Sie entstehen oft, wenn ein Status zweimal wechselt oder zwei Systeme Updates senden. Nutze einen Sender of Record und eine einfache Regel: die Ready‑Nachricht nur einmal pro Bestellung automatisch senden, außer das Personal löst manuell ein erneutes Senden aus.
Teams stecken außerdem fest, wenn es keine Möglichkeit gibt zu bestätigen, dass die Nachricht rausging. Gib dem Personal eine sichtbare Zustellungsspalte im Bestellbildschirm (Sendezeit, Kanal, letzte 4 Ziffern der Telefonnummer oder E‑Mail), damit sie fragen wie „Hast du mir eine SMS geschickt?“ ohne Raten beantworten können.
Lange Texte werden besonders in SMS oft abgeschnitten. Halte es knapp:
Wenn ein Kunde zwei „bereit“‑Nachrichten bekommt und beide keinen Eingang nennen, parkt er, geht zur falschen Tür und ruft dann verärgert an. Eine saubere, kurze Nachricht verhindert das.
Mach einen echten Live‑Test, kein Schreibtisch‑Check. Benachrichtigungen funktionieren nur auf einem echten Telefon, mit echter Timing‑Wahrnehmung und während einer geschäftigen Schicht.
Eine kurze Checkliste, die die meisten Probleme entdeckt:
Beispiel: Du markierst Bestellung #1842 um 12:05 als bereit. Dein Telefon sollte die Abhol‑SMS innerhalb von Sekunden erhalten, mit einer einfachen Zeile wie „Parke auf Platz 3 und antworte HIER." Wenn du um 12:15 abholst, dürfen keine Erinnerungen feuern.
Ein Kunde bestellt online um 11:10 und wählt Curbside‑Abholung. Beim Checkout wählt er ein Abholfenster von 12:00–12:30.
Um 11:55 packt das Personal die Tüte und tippt „Mark as ready" im Bestellbildschirm. Diese eine Aktion löst die Benachrichtigung aus, sodass der Kunde eine kurze Nachricht mit klaren nächsten Schritten erhält.
Der Kunde erhält:
"Your order is ready for curbside pickup at Main Street Store. Park in a curbside spot and reply with your spot # and car color (example: 3 blue). We’ll bring it out."
Um 12:04 antwortet der Kunde: „2 white." Das Personal sieht die Antwort an die Bestellung angehängt, bringt die Bestellung raus, bestätigt den Namen und markiert die Bestellung als "Picked up", wodurch alle Erinnerungen gestoppt werden und der Vorgang geschlossen ist.
Wenn der Ablauf gut funktioniert:
Zwei häufige Probleme:
Kommt der Kunde zu spät, sende eine sanfte Erinnerung nach Beginn des Abholfensters und dann eine „wir halten es für dich“‑Notiz. Beispiel: „Bist du noch unterwegs? Wir halten deine Bestellung bis 13:30. Reply HELP, wenn du eine andere Zeit brauchst."
Funktioniert die Nachricht nicht (falsche Nummer, Carrier‑Verzögerung), sollte der Bestellbildschirm „not delivered" oder "no confirmation" anzeigen. Fallback: ruf den Kunden an oder sende eine E‑Mail und lasse die Bestellung auf „bereit“ stehen, damit sie bei Ankunft leicht zu finden ist.
Behandle den ersten Launch als Pilot. Starte mit einem Laden oder mit einer Abholmethode (Theke vs. Curbside) und bring den Ablauf End‑to‑End zum Laufen, bevor du ihn überall kopierst. So bleiben Korrekturen klein und das Personal verliert nicht das Vertrauen in die Nachrichten.
Mach nach ein paar Tagen eine kurze Formulierungsrunde mit denen, die am meisten mit Kunden sprechen. Frag: „Was fragen Kunden noch, nachdem sie die Nachricht bekommen haben?“ und „Welche Anweisung wird oft übersehen?“ Kleine Änderungen wie die Nennung der Haustür oder wo zu parken, reduzieren Verwirrung schnell.
Verfolge ein paar Kennzahlen, um zu wissen, ob deine Abhol‑Bereit‑Benachrichtigungen helfen:
Nutze die Erkenntnisse zur wöchentlichen Iteration. Kommen Kunden oft zu früh, passe an, wann du „bereit" markierst, oder füge eine Zeile wie „Bitte warte auf diese Nachricht, bevor du kommst." Vergisst das Personal oft, Bestellungen als bereit zu markieren, mache den Button offensichtlicher oder füge eine Personal‑Erinnerung hinzu.
Willst du den Workflow schnell bauen, kannst du ihn in Koder.ai (koder.ai) prototypen, indem du deine Stati, den Nachrichtentext für jeden Status und einen einfachen Personal‑Screen beschreibst. Du kannst dann den Quellcode exportieren und weiter verbessern, während du lernst, was Kunden tatsächlich brauchen.
Sobald die Grundlagen stabil sind, denke über Erweiterungen nach, die Kunden erwarten: Liefer‑ETA‑Updates, einfache Rückerstattungs‑Statusmeldungen und Loyalty‑Belege, die Punkte nach Abholung bestätigen.
"Bereit" sollte bedeuten, dass der Kunde jetzt kommen kann und die Abholung in einem einzigen Schritt abschließen kann. Eine gute interne Definition ist: verpackt, etikettiert und am richtigen Abholort (Theke, Curbside oder Schließfach) bereitgestellt, wobei notwendige Ausweis‑ oder Bestätigungsschritte bekannt sind.
Wenn du "bereit" früher markierst, kommen Kunden, warten erneut und das Vertrauen sinkt schnell.
Beantworte zuerst drei Fragen: Ist es wirklich bereit, wohin soll ich gehen und was soll ich als Nächstes tun. Nenne den Vornamen (oder einen sicheren Identifikator), eine Bestellnummer, den genauen Abholort, was mitzubringen ist (Ausweis, QR‑Code oder diese Nachricht) und Öffnungszeiten oder einen Halt‑bis‑Zeitpunkt.
Formuliere kurz und vermeide interne Begriffe, die Kunden nicht kennen.
SMS ist in der Regel die beste Standardoption, weil Menschen sie unterwegs sehen. E‑Mail ist gut als Backup und für detaillierte Belege, lässt sich aber leichter übersehen.
Push‑Nachrichten sind ideal, wenn Kunden deine App nutzen und Benachrichtigungen aktiviert haben, können aber nicht für alle vorausgesetzt werden.
Sende die erste Nachricht, sobald die Bestellung wirklich bereit ist. Wenn dein Team Bestellungen im Stapel markiert, hilft ein kurzer Puffer von ein paar Minuten, um Fehler zu vermeiden.
Eine Erinnerung ist meist ausreichend und sollte nur gesendet werden, wenn sie während des Abholfensters wirklich hilft.
Eine einfache Regel: Sende eine Erinnerung nach 60–120 Minuten, wenn die Bestellung noch nicht abgeholt wurde, und stoppe dann. Sobald die Bestellung abgeholt, storniert oder erstattet ist, müssen alle geplanten Erinnerungen abgebrochen werden.
Das hält Nachrichten hilfreich und verhindert Pings, nachdem das Problem bereits gelöst ist.
Standardmäßig keine SMS spät in der Nacht senden, z. B. nach 21 Uhr, und morgens, z. B. nach 8 Uhr, wieder beginnen – in der lokalen Zeit des Kunden, wenn bekannt. Kennst du die Zeitzone des Kunden nicht, verwende die Zeitzone des Abholorts, damit die Zeiten mit dem Personal übereinstimmen.
Ruhezeiten verringern Beschwerden und verhindern, dass Menschen nachts mit Transaktionsnachrichten geweckt werden.
Sage den Kunden klar, was sie bei der Ankunft tun sollen, nicht nur „Curbside Pickup“. Eine praktische Nachricht bittet sie, in einem Curbside‑Platz zu parken und mit Platznummer und Autodetails zu antworten, damit das Personal sie schnell findet.
Stelle sicher, dass diese Antworten an die Bestellung angehängt werden, damit das Personal nicht in verschiedenen Postfächern suchen muss.
Sende kein generisches „Bereit“, wenn nur ein Teil der Bestellung fertig ist. Sei konkret, was bereit ist, und nenne eine ehrliche ETA für den Rest. Frage dann nach einer einfachen Entscheidung (jetzt abholen vs. auf alle Artikel warten), falls du Split‑Pickup anbietest.
Halte die Entscheidung einfach, damit der Kunde schnell antworten kann.
Zeige den Zustellstatus in der Bestellhistorie, damit das Personal sehen kann, ob die Nachricht gesendet oder fehlgeschlagen ist. Wenn SMS fehlschlägt, versuche automatisch schnell den Backup‑Kanal (z. B. E‑Mail) und gib Support die Option "Resend ready message" nachdem die Kontaktdaten bestätigt wurden.
Protokolliere, was wann gesendet wurde, damit das Personal es dem Anrufer genau vorlesen kann.
Vermeide Duplikate, indem du einen einzigen Sender of Record hast und eine Regel wie „Ready‑Nachricht nur einmal pro Bestellung senden, außer das Personal sendet manuell erneut“. Vermeide False‑Ready‑Fehler, indem du das Team schulst, "Mark as ready" erst zu tippen, wenn Bestellung verpackt und bereitgestellt ist.
Wenn du das in Koder.ai baust, halte den Ablauf bei einer klaren "Mark as ready"‑Aktion, die die Nachricht auslöst und das Ergebnis protokolliert, damit das Personal vertraut, was passiert ist.