ابنِ نموذج طلب بائع لفعالية المجتمع مع موافقات، رسائل ترحيب تلقائية، وسير عمل بسيط يمكن لفريقك إدارته.
Subject: You’re accepted for {EventName} - next step inside
Hi {VendorName},
You’re confirmed for {EventName} on {EventDate}.
Key details:
Next step (today): reply with {OneRequiredItem} by {Deadline}.
Day-of contact: {ContactName}, {ContactPhone}
Thanks, {OrganizerName}
سلاسل البريد تخفي التفاصيل المفقودة وتجعل من الصعب رؤية ما هو معلق مقابل ما تم تأكيده. نموذج مع حالة موافقة بسيطة يجعل كل طلب متناسقًا، يسرّع اتخاذ القرار، ويرسل للبائعين الخطوات التالية تلقائيًا.
ابدأ بأربع حالات: New، Needs info، Accepted، و Declined. أضف Waitlist فقط إذا كنت غالبًا ما تصل لحدود الفئة أو تنفد الأماكن، لأن ذلك يمنعك من رفض بائعين جيدين مبكرًا.
اجمع أساسيات الاتصال وما يبيّن قيود الموقع التي تؤثر على وضعهم. عمليًا يعني هذا اسم النشاط، اسم جهة الاتصال، بريد إلكتروني أو هاتف، الفئة، حجم الجناح، واحتياجات الطاقة، مع طلب التصاريح أو التأمين فقط إذا كان الحدث يتطلبها فعليًا.
عامل الصور والقوائم الكاملة والأوراق الإضافية كخيار في البداية. اطلب الحد الأدنى اللازم لاتخاذ قرار عادل، ثم اطلب التفاصيل الإضافية بعد القبول حتى لا تخيف المتقدّمين الجادين بنموذج طويل.
دوّن معايير الـ “نعم” قبل فتح الطلبات وطبقها بنفس الطريقة في كل مرة. معظم الفعاليات يمكنها إبقاءها بسيطة: تناسب الجمهور، السلامة/الامتثال، التنوع عبر الفئات، وما إذا كانت مساحة البائع واحتياجات الطاقة تناسب موقعك.
أرسلها فورًا بعد أن تعلّم أن البائع Accepted، لا عند تقديمه للنموذج. هذا التوقيت يجنّب الالتباس ويقلّل الأسئلة ويجعل الرسالة تبدو كتأكيد واضح بدلًا من رد تلقائي على التقديم.
تضمّن فقط ما يحتاجه البائع ليأتي مستعدًا: التاريخ والمكان، نافذة التحميل، تعليمات الانتظار/الوقوف، قواعد الجناح الأساسية، ما يجب إحضاره، ووسيلة اتصال يوم الحدث. اختتم بخطوة واحدة واضحة وموعد نهائي حتى لا يبدأ حوار طويل.
استخدم حالة Needs info واطلب مجموعة واحدة من الأسئلة الدقيقة في رد واحد، ثم انتظر حتى يجيبوا. هذا يتجنّب الخيوط البريدية الطويلة ويمنع رفض بائعين جيدين لأنهم نسوا مرفقًا أو تخطّوا حقلًا.
استخدم حالة مثل Waitlist وكن صريحًا بشأن سبب وجودهم هناك، مثل حد الفئة أو منافذ الطاقة المحدودة. أعطهم تاريخ فحص واقعي أو نافذة قرار حتى يعرفوا ماذا يتوقعون ولا يفترضوا أنهم مؤكدون.
ابنِ أصغر نسخة تعمل من البداية إلى النهاية: نموذج التقديم، شاشة الموافقة، ورسائل مبنية على القرار. على Koder.ai يمكنك وصف سير العمل في الدردشة وتوليد تطبيق واحد يخزن التقديمات، يدعم الحالات، ويجعل كل شيء في مكان واحد للمراجعين والمنظّمين.